Aiemmin sihteeriä pidettiin usein pienimpänä yrityksen totemipylväässä. Ajat ovat kuitenkin muuttuneet, ja sihteerin roolista on tullut hallinnollinen avustaja, henkilö, joka on usein koko organisaation toiminnassa. Olipa he työskentelevät yhden johtajan, useita johtajia tai koko organisaatiota varten, apulaisen hallinnollisten tehtävien hoitaminen antaa kaikille muille mahdollisuuden viettää enemmän aikaa strategisiin painopisteisiin ja liiketoiminnan kasvattamiseen, varmistaen, että yksityiskohdat ovat hallinnassa.
$config[code] not foundHallinnollisten tehtävien yleiskatsaus
Yleisimmässä mielessä hallinnolliset tehtävät ovat tehtäviä ja toimia, jotka ovat osa yrityksen päivittäistä toimintaa. Niihin kuuluvat puheluihin vastaaminen, viestien ottaminen, kirjeenvaihdon hallinta, tarvikkeiden tilaaminen ja yhteisten toimistojen ylläpitäminen ja toimiminen. Tehtäviin voi sisältyä myös raporttien luominen, tietojen syöttäminen ja hallinta, tiedostojen hallinta, kirjanpito ja muut taloudelliset tehtävät. Monia näistä tehtävistä hoitaa hallinnollisia avustajia, joiden tehtävänä on auttaa yksittäistä henkilöä tai tiimiä ottamalla käyttöön joitakin tai kaikkia toimistotehtäviä, mutta monet maahantulo- ja keskitason asemat sisältävät myös kohtuullisen määrän hallinnollista työtä. Esimerkiksi hallinnolliset avustajat saattavat olla vastuussa oman työnsä päivittämisestä projektinhallintajärjestelmässä tai sähköpostiviestien vastaamiseen. Suurin osa useimmista hallinnollisista tehtävistä on kirjalli- sia, ja usein se hallitsee ja jakaa tietoa.
tekniikka
Tietämys teknologiasta on yksi hallinnollisten tehtävien tärkeimmistä näkökohdista. Tähän sisältyy esimerkiksi tietokoneiden, faksilaitteiden, kopiokoneiden, skannerien, puhelinten ja muiden toimistolaitteiden käyttö. Useimmissa hallinnollisissa töissä tarvitaan yleensä yleisiä tietokoneohjelmistoja, kuten tekstinkäsittelyä, laskentataulukkoa, tietokantoja ja työpöydän julkaisujärjestelmiä. Kyky harjoittaa jaettujen laitteiden ongelmia on myös osa monia hallinnollisia tehtävänkuvauksia. Ei esimerkiksi ole epätavallista, että esimerkiksi hallinnolliset ammattilaiset pyydetään poistamaan paperitukoksia tai muuttamaan väriainetta tulostimissa ja kopiokoneissa.
Joissakin yrityksissä hallinnollisten avustajien odotetaan myös tietävän, miten käyttää ajoitus- ja projektinhallintaohjelmistoja. Ne, jotka työskentelevät suoraan johtajia varten, kutsuvat yleensä hallitsemaan pomonsa kalenteria, ja osastojen hallinnollisia avustajia pyydetään aikataulemaan kokouksia, seuraamaan loma- ja sairauspäiviä, ja yleensä tietää, missä ihmiset ovat ja mitä he tekevät.
Päivän video
Syöttää sinulle Saplingviestintä
Toinen tärkeä hallinnollinen tehtävä liittyy viestintään. Hallinnollisia avustajia kutsutaan usein kommunikoimaan sekä kirjallisesti että suullisesti. Heitä voidaan pyytää kirjoittamaan muistiinpanoja, vastaamaan kollegoiden tai asiakkaiden kanssa sähköpostitse, päivittämään yrityksen käsikirjoja tai verkkosivustoja tai muokkaamaan ja korjaamaan muiden työtä. Avustajat ovat yleensä myös vastuussa puhelimesta vastaamisesta, puhelun tekemisestä pomonsa puolesta ja vuorovaikutuksessa kävijöiden kanssa. Siksi onnistuneella hallinnollisella avustajalla on oltava erinomaiset viestintätaidot ja pystyttävä kirjoittamaan ja puhumaan selkeästi ja ammattimaisesti.Vankka käsitys oikeinkirjoituksesta, kieliopista ja ammatillisen kirjallisen viestinnän standardeista on tärkeää, koska avustaja edustaa hänen pomoaan.
Kirjanpito ja ostot
Kustannusten seuranta on tärkeää kaikessa liiketoiminnassa, ja tämä tehtävä on usein hallinnollisen avustajan tehtävä, joka saattaa joutua syöttämään kustannukset laskentataulukkoon tai kirjanpito-ohjelmaan, keräämään ja tarkistamaan työntekijöiden kustannusraportteja ja hallitsemaan korvauksia. Pienyrityksessä hallinnollinen avustaja voi myös käsitellä myyntisaamisia, lähettää laskuja ja käsitellä maksuja sekä käsitellä talletuksia yritykselle. Hallinnolliset ammattilaiset ovat myös joskus vastuussa rahavaroista, kulujen seurannasta ja tarvittaessa varojen lisäämisestä. Muita tehtäviä tässä alalla voivat olla kustannusten analysointi, budjetoinnin avustaminen ja myyjäriitojen käsittely.
Ostotapauksissa hallinnolliset avustajat vastaavat tyypillisesti toimituksista, mikä tarkoittaa, että ne järjestävät ja valvovat toimistotarvikkeita ja tilaavat täydennyksiä tarpeen mukaan. He tekevät tutkimuksia myyjistä ja pyytävät tai antavat ostotilauksia tarpeen mukaan. Joissakin tapauksissa hallinnolliset avustajat voivat myös olla vastuussa ohjelmistojen tai liittymien lisenssien seurannasta ja hallinnasta, jotta ne maksetaan viipymättä ja asianmukaisesti.
Tutkimus ja suunnittelu
Monia hallinnollisia ammattilaisia pyydetään hallitsemaan tutkimushankkeita ja koottamaan tietoja. Se voi olla yhtä helppoa kuin puhelinnumeron tai osoitteen etsiminen, tai monimutkaisempi projekti saattaa sisältää asiakkaiden tietojen etsimisen, ristiviittaustietojen ja monimutkaisten laskentataulukoiden tai raporttien luomisen. Nämä hankkeet edellyttävät tyypillisesti tiukkoja määräaikoja ja tietoja.
Monissa tapauksissa hallinnollisiin tehtäviin kuuluu myös suunnittelu. Viikoittaisista henkilöstökokouksista suuriin tapahtumiin kutsutaan hallinnollisia avustajia huolehtimaan yksityiskohdista. Saatat olla vastuussa kokoustilojen varaamisesta kokoustilalle tai huonevarausten varaamiseen koko rakennukseen tai lattiaan, tilata virvokkeita ja varmista, että kaikki tekniset laitteet ovat valmiita ja toimivat kokouksen alkaessa. Matkailu on toinen suuri vastuu. Jos yrityksellä ei ole matkaosastoa, hallintoavustaja voi olla henkilö, joka tutkii ja varaa lentoja ja hotelleja, tekee ruokailumahdollisuuksia ja huolehtii muista yksityiskohdista, kuten konferenssin rekisteröinnistä.
Erikoistuneet tehtävät
Tietyillä aloilla hallinnollisia ammattilaisia kehotetaan käsittelemään tehtäviä, jotka edellyttävät erityisosaamista tai -taitoja. Esimerkiksi oikeudellisten ja lääketieteellisten hallintoavustajien on usein suoritettava tehtäviä, jotka edellyttävät alan terminologian ja menettelyjen ymmärtämistä. Oikeudellisia sihteereitä voidaan pyytää täydentämään ja toimittamaan asiakirjoja oikeudellisiin asiakirjoihin, kuten pyyntöihin, valituksiin tai vaatimuksiin, jotka edellyttävät perustason oikeudellista tietoa ja ymmärrystä. Näiden hallinnollisten avustajien kannalta on tärkeää ymmärtää myös oikeusjärjestelmä ja -menettelyt, kuten myös oikeudellisen tutkimuksen suorittaminen.
Henkilöstöosaston tehtävät keskittyvät työllisyyskysymyksiin, ja niihin voi sisältyä haastatteluaikatauluja, taustan tarkistusten käsittelyä ja hakemusten ensimmäisen tarkastelun suorittamista sen varmistamiseksi, että ne ovat täydellisiä. Joku, jolla on tämä kapasiteetti, joutuu todennäköisesti ymmärtämään ja kokemaan henkilöstö- ja työlainsäädäntöä. Pohjimmiltaan erityinen ala ja osasto, jota hallinnollinen avustaja työskentelee, ovat ratkaiseva tekijä erityistehtävissä, ja joillakin aloilla tarvitaan enemmän kokemusta ja tietoa kuin toiset.
Hallinnollisten avustajien pätevyys
Vaikka useimmat työpaikat sisältävät ainakin joitakin hallinnollisia tehtäviä, useimmat niistä ovat hallinnollisia avustajia. Lähes kaikilla toimialoilla on mahdollisuuksia, ja useimmat lähtötason tehtävät ovat avoinna henkilöille, joilla on lukion tutkinto tai vastaava. Jotkut työnantajat haluavat palkata hallinnollisia avustajia tai sihteereitä, joilla on kandidaatin tutkinto tai kokemus alalta. Tietyt alat, kuten laki ja lääketiede, edellyttävät tyypillisesti, että avustajilla on lisäkoulutusta kentän kannalta.
Koulutustasosta riippumatta useimmat työnantajat etsivät hallinnollisia avustajia, joilla on kokemusta ja taitoja toimistotyössä, mukaan lukien tekstinkäsittely, laskentataulukot ja tietokannan hallinta. Tyypillisesti työnantajat vaativat avustajia käyttämään Microsoft Office -tuotteita. Jotkut yhteisön korkeakoulut, väliaikaiset toimistot ja aikuiskoulutusohjelmat tarjoavat toimistohallinnossa todistusohjelmia, jotka voivat antaa sinulle etua, kun etsit työtä. Useimmat työnantajat tarjoavat myös työpaikalla tapahtuvaa koulutusta auttamaan avustajia nopeutumaan ja tuntemaan heidän erityiset tehtävänsä.
Työntekijöiden taitojen lisäksi työnantajat haluavat palkata henkilöitä, joilla on erinomaiset viestintätaidot (sekä kirjalliset että suulliset), organisatoriset taidot, päätöksenteko- ja ongelmanratkaisukyky ja ihmissuhdetaidot. Ammattimaisuus on myös välttämätöntä, samoin kuin kyky monitöitä ja priorisoida. Koska niin monet työnantajat käsittelevät arkaluonteisia tietoja ja ne ovat usein sidottuja liittovaltion määräyksiin, harkintavalta ja kyky säilyttää luottamuksellisuus ovat myös tärkeitä ominaisuuksia.
Palkka- ja työllisyysnäkymät
Hallinnollisen avustajan keskimääräinen palkka vaihtelee huomattavasti, sillä alemman tason avustajat ansaitsevat palkat alhaista puoliväliin 20-luvulla ja korkeimmat maksetut johtajat avustavat lähes kuusi lukua. PayScale.com raportoi, että hallinnolliset avustajat ansaitsevat keskimäärin 38,736 dollarin palkkaa, joka näkyy tiiviisti Bureau of Labor Statisticsin lukujen mukaan, jolloin mediaanipalkka on 37 870 dollaria.. BLS raportoi, että korkeimmat maksetut avustajat ansaitsevat yli 62 000 dollaria vuodessa, ja määrä ylittää 85 000 dollaria toimeenpaneville sihteereille. Palkka kasvaa vuosien kokemuksella, ja niillä, joilla on eniten kokemusta ansaita eniten.
Valitettavasti BLS suunnittelee myös, että hallinnollisten avustajien kysyntä laskee todennäköisesti 5 prosenttia vuoteen 2026 mennessä, koska useimmat kannat eivät ole uusia vaan pikemminkin korvaavia työntekijöitä. Teknologian kehitys ja monien hallinnollisten tehtävien siirtäminen muille työntekijöille muodostavat suuren osan laskusta. Myös monet organisaatiot tehostavat toimintoja, ja avustajia osoitetaan useammalle kuin yhdelle esimiehelle tai osastolle ja ne ottavat enemmän vastuuta.
Miten onnistua hallinnollisissa tehtävissä?
Usein hämmästyttävät hallintoavustajat ovat listan yläreunassa, erityisesti silloin, kun heillä on korkeakoulututkinto ja syvällinen ymmärrys teollisuudesta ja liiketoiminnasta. Työn ottaminen vakavasti voi johtaa suurempiin ja parempiin asioihin, joten on parhaan edun mukaista löytää keinoja tulla välttämättömiksi pomollesi ja työtovereillesi.
Yksi parhaista tavoista tehdä tämä on oppia pomosi tavoitteista ja painopisteistä ja ennakoida hänen tarpeitaan. Katsokaa eteenpäin ja pidä ennakoivasti valmistautumaan pyyntöihin tai tarpeisiin, ennen kuin pomo ymmärtää niitä. Esimerkiksi jos pomosi osallistuu tiettyyn kokoukseen joka viikko tai kuukausi, lue kokouspöytäkirja etukäteen ja valmistele asiakirjat tai raportit, jotka pomosi odotetaan esittävän kokouksessa hyvissä ajoin. Jos huomaat, että esimiehesi tulee kokouksiin koko päivän ilman suurta taukoa, tilaa lounas toimitettavaksi ja säilytä kahvikannu tuoreena. Muista, että sinun tehtäväsi on, että pomo näyttää hyvältä, joten tee mitä sinun tarvitsee tehdä esittelemään ammattitaitoisin ja pätevin kuva.
Toimialan kanssa pysyminen voi myös auttaa sinua olemaan rock-star-avustaja. Opi terminologia ja pysy trendien mukaisesti. Näin voit osallistua keskusteluihin ja olla tarkempia töissäsi. Yksityiskohtaiset asiat, joten ymmärtäminen, mitä kaikki puhuvat, auttaa sinua välttämään kalliita virheitä. Suuret avustajat ovat myös kekseliäitä ja tietävät, milloin toimia ja mitä tehdä. Et voi ajaa pomoosi jokaisen kysymyksen tai ongelman kanssa; pomosi odottaa, että hoidat asioita, jotka palaavat oppimiseen. Jos tunnet organisaatiosi sisälle ja ulos, missä löydät tietoa ja yrityksen toimintaperiaatteita ja menettelytapoja, voit olla herkempi ja ratkaista ongelmia.
Lopuksi, hyvä avustaja vaatii poikkeuksellisia organisatorisia taitoja. Sinua saatetaan kutsua vastaamaan kysymyksiin, tarjoamaan tilapäivityksiä tai ratkaisemaan muita ongelmia milloin tahansa, ja jos et ole järjestetty, et voi tehdä tätä. Tärkein hallintotehtävä on pitää kaikki levyt kehruu ja järjestäminen on tämän taidon perusta.
