Järjestäytyminen on olennaisen tärkeää, jotta toimisto toimii sujuvasti. Johtajana avustajana pyritään usein pitämään toimisto tehokkaana, ja jos et ole valmis, asiat voivat tulla hektisiksi. Sinua pyydetään suorittamaan tehtäviä päivittäin, viikoittain ja kuukausittain. Ilman organisaatiota on helppo sekoittaa ja unohtaa tärkeät määräajat.
Tee alue
Merkitse osa työpöydällesi "tehtäväsihteeksi" sen sijaan, että teillä olisi tahmeita muistiinpanoja ja paperia kaikkialla. Aseta esineet pöydälle ruutuun tai kansioon ja tarkista se säännöllisesti koko päivän. Kun tehtävät on suoritettu, poista kohteet työpöydältä "valmis kansioon" tai laatikkoon arkistointia varten. Tee jokaisen päivän alussa täydellinen luettelo päivittäisistä tehtävistä ja laita se tehtäväluetteloon. Raaputa tehtävät, kun ne ovat valmiit. Lisää tehtäviä, kun ne tulevat teille, ja varmista, että kaikki on valmis.
$config[code] not foundAseta päivät
Määritä viikoittaisten tehtävien päivät. ”Voit järjestää viikon, joten tiedät jossain määrin, mitä teet,” sanoo Victoria Moran OfficePRO Magazine -lehdestä. Valitse esimerkiksi keskiviikkona pirstoutumispäivänä ja säilytä paperit, jotka on leikattava ruutuun, kunnes se on aika. Tai kerro pikku käteistä perjantaisin. Tämä voi toimia myös päivittäisessä toiminnassa. Moran ehdottaa äänen ja sähköpostin palauttamista tiettyinä aikoina päivässä. (REF1) Näin sinun ei tarvitse lopettaa sitä, mitä teet usein päivän aikana.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingVärikoodaus
Värikoodauksen käyttö voi auttaa sinua järjestämään, mitä on tehtävä ja milloin. "Ajattele aina, mitä tehtäviä suoritat ja kuinka usein teet niitä", sanovat Judith Allen Admin Secrets -palvelusta. (REF2) Koodi viikoittain yhden värin tekemiseen, kuten punainen; anna päivittäisiä tehtäviä sinistä, kuukausitehtäviä keltaisina ja niin edelleen. Aseta tehtävät koodikansioihin ja ota kalenteri ja merkitse, mitä on tehtävä värillisellä neliöllä sen takana. Kirjoita sähköisten kalentereiden kohdalle värit, jos et voi tehdä laatikkoa.
Jaa vastuu
Vastuiden jakaminen on olennainen osa järjestäytynyttä oleskelua. Se voi tuntua vaikealta, koska olet henkilö, jolle useimmat tehtävät on siirretty, mutta se voidaan tehdä. Joskus tehtävänne oikea-aikaisuus riippuu esimiehesi ja työtovereiden toiminnasta. Jos olet vastuussa tasapainotuskirjasta, anna työtovereillesi määräaika kääntyä heidän tynkäään. Pyydä heitä myös kirjaamaan ulos jokaisesta tarkastuksesta, jonka he ottavat kirjasta. Jos pomo on menossa matkalle, pyydä häntä kirjoittamaan tai antamaan tarkistuslista siitä, mitä on tehtävä. Anna sitten hänelle kopio luettelosta varmistaaksesi, että olet molemmat samassa sivulla. Anna myös työtovereille erityiset kansiot kääntämään kaikki pienet käteistulokset yhteen kansioon. Näin sinun ei tarvitse mennä metsästykseen kenellekään, kun on aika sovittaa yhteen laatikko.
