Voit saavuttaa uskomattomia asioita liiketoiminnassa, kun sinulla on oikeat työkalut, sekä tekniset että sosiaaliset. Tämä pätee erityisesti yritysprojektien hallintaan.
Joitakin hienoja työkaluja arsenalissasi, kuten seuraavia, sinun pitäisi pystyä käsittelemään kaikki projektinhallintatarpeesi.
Onko sinulla kaikki seitsemän näistä?
Projektinhallintaohjelmisto
Nykyaikaisen teknologian ansiosta projektinhallintaohjelmistoa on tullut helpompi käyttää kuin koskaan. Parhaiden ohjelmien avulla voit pitää kaikki yhteistyökumppanisi samalla sivulla vuorovaikutteisten aikataulujen, tietojen seurannan, aikaleiman, jokaisen työn, sisällön keräämisen ja delegointimahdollisuuksien avulla.
$config[code] not foundWrikein markkinoinnin johtaja Tom Treanorin mukaan projektinhallintaohjelmistoyritys, ”Tarvitset projektinhallintavaihtoehdon, jonka avulla on helppo luoda tehtäviä, osallistua tiimin jäseniin helposti merkitsemällä ja integroituu sähköposti- ja tiedostonjakoalustoihin. Hyvä projektinhallintaohjelmiston käyttäminen on yksi avaintekijöistä yrityksesi tavoitteiden saavuttamisessa. ”
Jaettavat foorumit
Jokaisella projektilla on oltava pääsy tiedostojen yhteiskäyttöominaisuuksiin, jotta tiimin jäsenet voivat pitää tehtävänsä aina ajan tasalla. Tämä mahdollistaa pääsyn projektinhallinnan tiedostoihin tiimin jäsenille ja auttaa minimoimaan projektikysymyksiä ja tehotonta ajanhallintaa.
Parhaimmillaan jakamisohjelmilla on seuraavat ominaisuudet:
- Online-tilassa ja sen voi käyttää missä tahansa Internet-yhteyden kautta
- Yksinkertaiset muokkaustoiminnot
- Kyky liittää projekti tehtävään
- Kykyjen jakaminen yhteistyökumppaneiden välillä
- Suojaustoiminnot, jotka suojaavat ja varmuuskopioivat työtäsi
- Integrointi projektinhallintaohjelmistoon
Yleisimmin käytetyt jakamisalustat ovat Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive ja Communifire.
Projektianalyysi
Jotta työpaikkasi pysyisivät mahdollisimman sujuvasti, tarvitset projektianalyysityökalun, joka kerää tietoja projektinhallintaohjelmistosta. Tällaiset tiedot parantavat tehokkuutta ja käsittelyä.
Paras projektinhallintavaihtoehtoja on ohjelmoitu suoraan ohjelmistoon, mutta voit myös löytää erillisiä vaihtoehtoja, jotka keräävät tietoja. Tuloksena oleva raportti näyttää sinulle kullekin hankkeelle kulutetun ajan ja rahat, mukana olevien ihmisten määrän, tarvittavan viestinnän määrän ja kaikki muut tiedot, joita sinun tarvitsee tietää prosessien virtaviivaistamiseksi ja alemman rivin parantamiseksi.
Viestintäsäännöt
Ennen kuin aloitat projektin yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa, sinun on määriteltävä viestintästandardit. Useimmat yritykset käyttävät sähköpostia viestintään, mutta ne eivät toimi jokaiselle yritykselle ja jokaiselle hankkeelle.
Anna työtoverisi tietää oikeat kanavat läpi, kun he tarvitsevat esittää kysymyksen, osallistua tiimikokouksiin, keskustella luovista ideoista ja olla vuorovaikutuksessa joukkuetoverinsa kanssa.
Saatat esimerkiksi haluta, että kaikki yksinkertaiset kysymykset ja tiimien vuorovaikutukset tapahtuvat projektinhallintaohjelmiston kommenttitoiminnossa; ja kaikki ryhmäkokoukset tapahtuvat ryhmävideokeskustelun, kuten Google Hangoutin, kautta.
Näiden standardien määrittely alussa vähentää tuhlata aikaa ja väärinkäsittelyä ja auttaa sinua tehostamaan työtä.
Mallit
Useimmat projektisi kuuluvat todennäköisesti samoihin luokkiin. Jos esimerkiksi olet erikoistunut SEO-palveluun, työskentelet todennäköisesti PPC-kampanjoiden, sosiaalisten signaalien ja verkkosivustojen sisällön kanssa.
Jotta projektit voisivat sujuvammin, voit kehittää malleja jokaiselle näistä luokista. Se voi kestää hieman ylimääräistä aikaa alussa, mutta se on sen arvoista, kun kunkin projektin eri puolet kulkevat tehokkaammin ja tiimin jäsenten tekemä työ vaatii vähemmän tarkistusta.
Delegoitu vastuu
Yhteinen projektijohtajien kirous on halu tehdä kaikki itse, koska uskot, että pystyt tekemään sen oikein. Yleensä ei yksinkertaisesti ole mahdollista tehdä kaikkea itse, ja liikaa ottaminen johtaa vain huonolaatuiseen työhön, kun kilpailet täydentämään kaiken ajoissa.
Hanke, joka on jaettu jokaisen ryhmän jäsenen kesken, on projekti, joka onnistuu todennäköisemmin. Muista vain, että tehtävän delegointi tarkoittaa sitä, että luotat muihin tiimin jäseniin suorittamaan työn oikein, ja sinun on osoitettava, että luottamus tarkistetaan vain satunnaisesti eikä mikrolähettämättä kaikkia työn osia.
Vastuun siirtäminen ja sitten luottaminen tiimin jäseniin suorittamaan tehtävän ei vain kevennä työmäärääsi, vaan parantaa työntekijöiden suorituskykyä ajan myötä.
Määritetty johtajuus
Useimpien projektien menestys riippuu tietystä johtajasta, jolla on ammattilaisen ominaisuudet. Jos sinulla ei ole selkeää johtajaa, tämä aiheuttaa sekaannusta ja hidastaa prosessia, kun tiimin jäsenet herättävät sen päätöksenteon aikana, koska kukaan ei ole nimetty tekemään lopullisia päätöksiä.
Vankka johtaja voi laittaa parhaita ideoita tiimin jäseniltä käytäntöön ja antaa lopullisen sanan projektin päätöksistä. Tiimin johtajan tulisi myös:
- Edustaa näkemystä,
- Kommunikoi hyvin
- Kommunikoi avoimesti ja rehellisesti kaikkien yhteistyökumppaneiden kanssa,
- Usko innostusta projektista,
- Valtuutettu ilman mikromaailmaa,
- Näyttää luottamusta ja vahvaa päätöksentekoa,
- Tiedä, miten ongelmat voidaan ratkaista niiden pinnan
- Tarjoa palautetta ja kiitosta, kun se on ansaittu,
- Kuuntele muiden panosta ja rohkaise luovuutta ja ideoita.
Osaava johtaja on yksi tärkeimmistä työkaluista projektinhallintavyössä. Kun määritelty johtaja on valmis työskentelemään kaikkien yhteistyökumppaneidemme kanssa, onnistunut projektinhallinta ei ole vain mahdollista… se on todennäköistä.
Projektipäällikkö Kuva Shutterstockin kautta
7 Kommentit ▼
