Kustannusten korvaus petos voi olla hyvin kallista pienille yrityksille. Chrome River Technologiesin äskettäin tekemä tutkimus kertoo, että se voi maksaa amerikkalaisyrityksille yhteensä 1,9 miljardia dollaria vuosittain.
Tämä on noin 35 000 dollaria yritystä kohden. Small Business Trends käytti puheenvuoron Anne River Becknellille, Chrome River Technologiesin asiakkaiden menestyksen johtajalle, mitä pienyritysten on tiedettävä.
$config[code] not foundKuten nimestä voi päätellä, kustannusten korvaaminen on petos, joka ilmenee, kun työntekijä esittää vaatimuksensa saada maksua vääristä liiketoimintakuluista.
Miten välttää kustannusten korvaamisen petoksia
Käytä päivitettyä teknologiaa
Kustannusraportoinnin hallinta ja auditointi edellyttävät nykyaikaisen teknologian tehokkuutta. Manuaalisten kustannusraporttien käyttäminen oli tutkimuksen ensimmäinen numero.
”On hämmästyttävää, että monet pienet ja keskisuuret yritykset käyttävät edelleen kynttilänvaloa ja värikynätapaa”, Becknell sanoo. "He tekevät sitä edelleen paperilla tai Excel-laskentataulukoilla ja lähettävät sen sähköpostitse yrityksen ympärille."
Näiden vanhentuneiden järjestelmien ongelma on kyvyttömyys seurata ja nähdä suuntauksia, joiden pitäisi hälyttää. Teknologia, joka sisältää työkaluja, kuten automatisoitua analytiikkaa, auttaa sinua havainnollistamaan kuormittajat samalla tavoin kuin useita kertoja.
Becknell sanoo, että automaatio leikkaa kulujen korvauskustannuksia puoleen.
Ymmärrä Miehet Cheat More
Kustannusten korvaaminen ei ole yksi alue, jossa sukupuolten välinen tasa-arvo on. Itse asiassa mietinnössä todetaan, että miehet olivat useammin kuin kaksi kertaa todennäköisemmin syyllistyneet rikokseen kuin naispuoliset kollegansa. Ei vain se, että ne olivat yli neljä kertaa todennäköisemmin lisätä vähintään 1000 dollaria heidän kustannuksiinsa.
Tiedä nuorempia työntekijöitä sitoutumaan enemmän näistä rikoksista
Itse asiassa lähes 83 prosenttia kustannusten korvaus petoksista oli tehty 25–44 työntekijän välillä.
Toteuta virallinen kirjallinen politiikka
Kirjallinen politiikka on tärkeää, pienyrityksillä on oltava menettely, jonka avulla johdon työntekijät ovat käsitelleet sitä, mitä heidän on tiedettävä. Becknell ehdottaa, että työntekijät allekirjoittaisivat asiakirjan, joka auttaa heitä ottamaan vastuun politiikasta.
”Kun allekirjoitat jotain emotionaalista kiinnitystä,” hän sanoo.
Sisällytä korkean tason säännöt
Politiikan ei tarvitse olla liian yksityiskohtainen, mutta sen on määritettävä kustannukset. Esimerkiksi vaikka sen ei tarvitse täsmentää tarkkaa summaa, jonka voit viettää ohjaamomatkan ajaksi, sinun pitäisi kertoa työntekijöillesi, onko yritys tai valmentajaluokka hyväksyttävä.
Yksinkertaisuuden pitäisi olla yksi vertailuarvoista, joita käytät täällä.
Älä monimutkaise prosessia
Tilintarkastajat näkevät usein mahdollisuuden syventää yrityksen kustannuksia automatisoimalla prosessi. Tuloksena on kustannusraportti, joka on monimutkainen ja pyrkii saamaan kumimerkin ilman, että sitä tarkastellaan asianmukaisesti.
Siksi on tärkeää tarkastella, kuinka monta kertaa ja miksi kustannusraportit kulkevat henkilöstä toiseen. Pienyritysten olisi pyrittävä virtaviivaistamaan tätä prosessin osaa.
Kiinnitä huomiota henkilökohtaisiin kuluihin
Yksi suurimmista kustannussyrjinnän korvausvaatimuksista on korvata henkilökohtaiset kulut yrityksille. Yksi tarjouksista on viikonlopun aterioita, kun työntekijää ei ole tarkoitus matkustaa.
Varo Extravagantteja
Yli kolmasosa niistä, jotka hyväksyivät Chrome-tekniikan huijaamisen, kertoivat lisäävänsä 100–499 dollaria. Muutokset ovat punaisia lippuja, joita sinun pitäisi etsiä. Esimerkiksi kaksi eri tyyppistä mustetta käyttävä kuitti on tavallisesti kuollut lahja.
Hyväksy hyväksyjät
”Haluatko hyväksyä nämä tulot mielekkäästi ja kouluttaa hyväksyjiä”, Becknell sanoo. Hän lisää, että on tärkeää, että he ymmärtävät, mitä etsivät ja että he ovat vastuussa vilpillisten vaatimusten saamisesta.
Käytä yrityksen luottokortteja ennakoivana vaiheena
Aina kun se on mahdollista, yrityksen luottokorttien käyttäminen estää petollisia vaateita. Nämä ovat erinomainen tapa lukita tärkeitä tietoja, kuten tapahtuman päivämäärä ja määrä.
Kuva Shutterstockin kautta
