Mitä mieltä olet: me kaikki aliarvioimme sähköpostin merkityksen? Ehkä siksi, että se häviää roskapostissa tai vaihtoehtoisten kanavien takia Twitterissä, LinkedInissä ja Facebookissa? Älykäs henkilö muistutti äskettäin, että sähköposti on sosiaalisen median selkäranka.
Ja äskettäin julkaistussa American Express OPEN Forumin etikettikirjassa pienyrittäjä Steve Strauss kirjoitti:
”Sähköposti on nyt hallitseva yritysviestinnän muoto, ja sitä tulisi pitää sellaisena. Jotkut yhtenäiset käytännöt auttavat kaikkia pysymään radalla. "
$config[code] not found
Sanon, että vaikka sen edessä on e, se on edelleen postia. Se on yrityksesi viestintä. Se ei ole vain myynti. Ja meidän upottaminen nopeaan ja huolimattomaan tekstiviestintään ei tarkoita, ettemme pitäisi kiinnittää huomiota omiin sähköposteihimme. Ja jos aiot tehdä sen - ja kohtaat sen, olet - tee se oikein. Luulen, että listallani tässä ei ole mitään, mitä emme kaikki tiedä, mutta saatamme tarvita muistutuksia. Toivon tämän auttavan:
1. Pidä se lyhyt. Olemme kaikki kiireisiä. Suurin osa meistä raivaa sähköpostisi, etsivät avainkohtia ja yrittää päästä sisään ja ulos niistä nopeasti. En ole koskaan kirjoittanut mitään, mikä ei ollut hyödyllisempi, kun se leikattiin puoleen sen pituudesta.
2. Tee aihepiiristä yhteenveto. Tämä tuntuu ilmeiseltä, mutta skannaa omat sähköpostisi ja löydät useimmat aihepiirit parhaimmillaan. Meillä on säikeitä, jotka kasvavat kuin ensimmäisen sanoman aiheeseen liittyvät lumipallot, aihe, jota on jo kauan muutettu. Meillä on tulevat aiheet, kuten otsikot, yrittäen huijata meitä lukemaan edelleen. Älä kuulosta roskapostista. Kuvaile viestisi aihepiirissä.
3. Aloita ja lopeta ”sinä”. Tämä on yksi liikekirjeiden kirjoittamisen perusteista: käsittele lukijan omaa kiinnostusta. Aloita ensimmäinen kappale sanalla "Sinä" ja sisällyttää jotain "kysyt minulta …" tai "halusit …" tai "mainitsit" tai "tarvitset." Käynnistä viimeinen kappale uudelleen "sinä" ja korosta, mitä lukija tulee ulos tekemästä mitä tahansa, mitä pyydät.
4. Vain yksi aihe viestiä kohti. Löydät todelliset sähköpostiviestisi tulokset ylöspäin, kun katkaiset sähköpostisi yhdeksi viestiksi jokaiselle aiheelle. Ne lisätiedot, joita haluat sisällyttää, ovat paljon todennäköisempiä kadota. Katkaise viestit.
5. Käytä sopivaa ääntä. Ole varovainen ja toimi oikein. Sarkaasia, parodiaa ja ironiaa on vaikea laittaa kylmään kovaan mustaan ja valkoiseen tekstiin. Äänet ymmärretään helposti. Älä koskaan kirjoita sähköpostiviestiä, jota voitaisiin tulkita väärin ja lähettää jollekin ulkopuolelle. Älä koskaan kirjoita sähköpostiviestiä, joka olisi kiusallista, jos se mainitaan.
6. Älä lähetä lisäkopioita. Se on viesti, ei arkisto tai varasto. Me kaikki vihaamme niitä ylimääräisiä ylimääräisiä kopioita, jotka menevät koko sähköpostitse kenellekään, joka saattaa epämääräisesti jonain päivänä syyttää sinua siitä, että et ole lähettänyt jotain tai käsitellyt jotakin tai seurannut. Lähetä sähköpostiviesti ihmisille, joita se on tarkoitettu, eikä kukaan muu.
7. Noudata oikeinkirjoitusta ja kielioppia. Käytä vähintään oikeinkirjoittajaa, mutta tunnista, että oikeinkirjoittajat eivät saisi paljon huonoista virheistä. Käyttämällä "siellä" esimerkiksi "heidän", tai hyvin yleistä sekaannusta apostrofeista ja monikosta, ikään kuin jokainen monikko sana tarvitsee apostrofin. Kokeile tätä Google-hakua tai omaa suosikkini, 10 yleistä kirjoitusvirhettä osoitteessa oatmeal.com. Nämä virheet aiheuttavat viestintääsi, mitä suuri hammastasi tarttunut pinaatti tekee hymyillesi.
8. Muista, että se ei ole yksityinen. Yrityksen sähköpostiosoite kuuluu yritykselle, ja henkilökohtainen sähköpostiosoitteesi voi hakea tuomioistuimessa. Ihmiset, jotka haluavat ja tietävät, miten voi tarttua sähköpostitse. Älä koskaan kirjoita sähköpostiin mitään, mikä on sinulle tai vastaanottajalle kiusallista, sopimaton, pelottava, laiton tai tyhmä.
9. Sähköposti ei ole perusteltu. Vihaiset sanat eivät ole biohajoavia. Älä koskaan väitä sähköpostitse. Kävele salissa tai pääse puhelimeen. Olen oppinut tämän itselleni kovalla tavalla, ajattelemalla, että englannin kielen loistava käyttö voisi jotenkin tehdä pisteen paremmaksi kuin voisin vanhanaikaisella puheella. Se ei koskaan tee. Sähköposti ei ole koskaan voittanut pistettä tai pysäyttää argumentin. Se melkein aina pahentaa asioita, ei paremmin.
10. Muista nämä langat. Useimmat sähköpostiohjelmistomme rakentavat pitkiä sähköpostiviestejä, kuten lapset rakentavat lumipalloja, jotka liikkuvat alamäkeen. Jokainen uusi sähköposti on kerätty alla langan alla. Onko siellä ketään, joka ei ole ainakin kerran tiennyt, että olet myöhässä, että olet vahingossa lähettänyt pitkän säikeen, joka sisälsi liian paljon tietoa tai kiusallista kommenttia joku matkan varrella. Etkö vihaa sitä, kun se tapahtuu? Ja sitten, tämän ongelman ohella, on vain pelkkä hyödytöntä tietoa, koska jokainen uusi viestiketju sisältää kaikki edelliset sähköpostit. Ajattele, kuinka paljon lietteitä lähetämme putkilinjan kautta. Onko jokaiselle muistutettava jokaisessa sähköpostissa kaikesta, mitä kaikilla siihen liittyvillä sähköpostiviesteillä on sanottu?
