Järjestäytynyt mieli luo organisoitua tuotosta mihin tahansa pyrkimykseen, johon he osallistuvat. Hyvin järjestetty liiketoiminta tarkoittaa, että järjestäytynyt mieli on käynnissä, ja se on sellaista liiketoimintaa, joka saavuttaa tavoitteet.
Fyysistä tilaa on helppo pitää järjestäytyneenä, mutta taloudellisen menestyksen kannalta on se, mitä sisäpuolella on. Erityisesti tietokoneesi tiedostot ja kansiot. Ilman järjestettyä tietokonetta tahraton toimisto ei kannata papuja.
$config[code] not foundMitkä tiedostot ja kansiot järjestäytyneessä tietokoneessa näyttävät
Järjestetty tietokone sisältää tiedostoja ja kansioita, jotka on nimetty ja järjestetty niin, että käyttäjät voivat helposti löytää etsimänsä. Useimmat ihmiset pitävät tätä tarkoitusta tallennettaessa tiedostoja ja luodessaan kansioita, mutta se ei kestä kauan.
Pöytäkoneet tulevat liian nopeasti, lataavat kansioiden ylivuodon, ja poistamattomat asennustiedostot kuluttavat suuren osan kiintolevyistä. Uusia kansioita luodaan, kun olemassa olevia ei löydy, ja tiedostot on nimetty mitä tahansa, mikä näyttää silloin sopivalta. Tämä ei toimi, kun sinun täytyy tuoda tiettyjä tiedostoja kokoukseen tai kun sinulla on tiimi työntekijöitä, jotka tarvitsevat palvelimen tiedostoja. Kun nimeät tiedostosi ensimmäisenä, joka tulee mieleesi, luodaan epäjärjestystä.
Tietokonetiedostojen järjestäminen alkaa tilauksesta
Tiedoston organisointi alkaa nimityssopimuksella. Nimityssopimus on ennalta määritetty malli tai rakenne tiedostojen nimeämiselle. Jos esimerkiksi luot Microsoft Word -asiakirjoja säännöllisesti, voit tallentaa ne tiedostonimellä, joka alkaa luomispäivästä. Jos asiakirjoissa on tietoja, jotka on koottu eri tapahtumista, voit tallentaa tiedostosi nimellä päivämäärä + tapahtuman nimi + asiakirjan kuvaus. ”Näin tiedostot voidaan ryhmitellä päivämäärän mukaan ensimmäisen ja tapahtuman toisen jakson mukaan.
Kun käytössä on nimityssopimus, kun tarkastelet tiedostonimien luetteloa, tunnistat ne välittömästi ja voit löytää tarvitsemasi tiedot. Nimeämiskonferenssin käyttäminen tekee kaikki eron maailmassa, kuten näette RevEngine Marketingin julkaisemissa esimerkeissä.
Kaikkien käyttämiesi nimityskäytäntöjen tulee perustua siihen, miten olet todennäköisesti etsimässä tiedostoja ja kansioita myöhemmin. Useiden hyödyllisten organisaatiotyökalujen kuvausten joukossa Setapp tekee tärkeän asian: hyvä tiedostonimi antaa sinulle mahdollisuuden tietää, mitä tiedosto sisältää avaamatta sitä. Jos on liian myöhäistä ja sinulla on joukko tiedostoja, jotka on kerätty erilaisten nimien kanssa, sinun tarvitsee vain muutama minuutti, jotta saataisiin aikaan nimityssopimus ja irtotarkistus, jonka avulla voit tehdä työn.
Ennen kuin aloitat tiedostojen ja kansioiden uudelleennimeämisen, tule esiin selkeä nimityssopimus. Nimityssopimukseen olisi sisällyttävä tärkeitä tietoja tiedostonimessä, kuten:
- Tiedoston luontipäivämäärä. Markkinointitiedostoille tämä toimii hyvin. Sano esimerkiksi, että luot sähköpostiviestit Word-asiakirjoissa ennen kuin ne lähetetään, ja luot useita versioita. Haluat tallentaa jokaisen uuden luonnoksen siihen päivään, jolloin se on luotu. Tällä tavoin, jos päätät, että haluat palata takaisin luonnokseen, jonka olet luonut eilen, voit.
- Tiedoston sisällön päivämäärä. Jos esimerkiksi keräät tietoja historiallisista tapahtumista, jotka syötetään aikajanaan, haluat ehkä käyttää historiallisen tapahtuman päivämäärää tiedostonimessä. Kun tarkastelet näitä tiedostoja kansiossa, ne järjestetään aakkosnumeerisesti päivämäärän mukaan, mikä helpottaa sisällön poimimista aikajärjestyksessä.
- Sijainti, josta sisältö on peräisin. Jos keräät tietoja, kun osallistut verkko-tapahtumiin, sijainnin lisääminen tiedostonimessä auttaa sinua käyttämään oikeaa tietoa myöhemmin. Sinulla saattaa olla äkillinen toteutus ja tarve käyttää tiedostoa, joka sisältää viime vuoden digitaalisen Hollywoodin tietoja, mutta jos et lisää "Digital Hollywood" - tai "DH" -toimintoa tiedostonimessä, sinun on avattava asiakirjat sen löytämiseksi.
- Erityiset päivämäärävaihtoehdot. Sen sijaan, että käytät täyttä päivämäärää, kuten ”08-12-2015”, saatat haluta viitata tiedostonimiin kuuluviin neljänneksiin. Esimerkiksi "2015-Q3" edustaa vuoden 2015 kolmannen vuosineljänneksen. Jos haluat viitata vuoden kolmannen neljänneksen tietoihin, tiedostosi tulisi järjestää neljännesvuosittain. Muussa tapauksessa sinun on tehtävä matematiikka, jotta voit kääntää tiettyjä päivämääriä neljänneksiin ennen kuin tiedät, että olet saanut oikean tiedoston.
Tarvitset intuitiivisia nimityssopimuksia
Tiedostoja, jotka on tallennettu ilman nimeämiskäytäntöjä, on vaikea löytää. Jos sinä tai joku yrityksesi kamppailee tiedostojen etsimisen kanssa, ei ole liian myöhäistä luoda ja toteuttaa nimityssopimusta.
Kuva Shutterstockin kautta
1
