Pöytäkirja on termi, jota käytetään kuvaamaan toimielinten välisiä suhteita rasittavia muodollisuuksia ja kohteliaisuuksia. Erityisesti kansainvälisissä suhteissa käytettyjä organisaatioita noudatetaan usein pöytäkirjoja aina, kun VIP tekee virallisen vierailun. Yhdysvaltain ulkoministeriössä on protokollaosasto, jonka tehtävänä on helpottaa valtiovierailuja ja varmistaa arvovaltaisten sujuva vastaanotto koko Yhdysvaltain suurlähetystöjärjestelmässä. Valtion ja kaupungin hallituksilla on usein myös protokollakonttorit, kuten myös sotilaskomennot.
$config[code] not foundHenkilöstön neuvonta
Protokollan virkailijoiden olennainen velvollisuus on neuvotella organisaation henkilökunnalle virallisten vierailujen aikana odotettavissa olevista etiketeistä ja kohteliaisuuksista. He voivat esimerkiksi julkaista tulliopastusta, käsiä kädessä, vuorovaikutuksessa sukupuolen kanssa ja vaihtaa lahjoja toimistoille, jotka odottavat ulkomaisten arvovieraiden vierailuja.
Kohteliaisuuden laajentaminen
Pöytäkirjatyöntekijöiden tehtäviin voivat kuulua tervehdyskirjojen luominen, pienten lahjojen järjestäminen ja arvostusmerkkejä tai puhelujen tekeminen arvovaltaisten matkustussuunnitelmien helpottamiseksi. Toisinaan protokollan upseerit voivat suunnitella laadukkaita seremonioita, jotka merkitsevät ulkomaisten toimihenkilöiden saapumista. Valtion illalliset ovat esimerkiksi Valkoisessa talossa merkittävä ja usein käytettävä protokolla.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingSuunnittelutapahtumat
Tapahtumalogistiikan ymmärtäminen auttaa protokollien virkailijoita hoitamaan roolinsa tapahtumien suunnittelijoina. Virkailijoiden tulee myös harjoittaa tuomiota, taitoa ja henkilökohtaisia taitoja, kun he ovat vuorovaikutuksessa kaikkien mukana olevien kanssa.
Suorita seuranta
Henkilöstön käyntien jälkeen protokollapäälliköt varmistavat usein asianmukaisen seurannan kiitos- ja arvostusmerkinnöillä, kuten muistokuvilla, plakkeilla ja palkinnoilla. Tämän seurannan tavoitteena on jättää arvovaltaiset hyvään tahtoon.
