Ei ole mitään pahempaa kuin tylsää työkokousta. Pelkästään Yhdysvalloissa pidetään joka päivä noin 25 miljoonaa kokousta. Näiden tapaamisten helpottamiseksi keskijohtajat luopuvat arviolta 35 prosentista ajastaan toimistossaan - kun taas ylimmän johdon joku menettää kokouksissaan lähemmäksi puolta kokouksista.
Nämä ylpeät sitoumukset olisivat täysin sen arvoista, jos kaikki nämä kokoukset tuottavat suuria ideoita, mutta arviolta 67 prosenttia kokouksista luokitellaan yleensä arvonalennuksiksi - tuhlaa enemmän kuin 37 miljardia dollaria vuodessa menetetyssä tuottavuudessa.
$config[code] not foundTätä silmällä pitäen on järkevää yrittää leikata turhia kokouksia. Ja jos olet pienyrittäjä, jolla ei ole uudenvuoden päätöslauselmaa, parantaa tapaa, jolla asiat ovat yrityksessäsi, tylsien kokousten poistaminen työviikosta voisi olla täydellinen tapa vahvistaa moraalia ja aloittaa 2017 pois bangilla.
Kuinka lyhentää kokouksissa käytettyä aikaa
Voit auttaa sinua aloittamaan täällä 15 tapaa poistaa tai nopeuttaa kaikkia 2017-kokouksiasi:
Tuo esityslista
Yksi suurimmista kokouksista on tarkoituksen puute. Jotta asiat pysyisivät oikeassa tahdissa, varmista, että olet saanut yksityiskohtaisen esityslistan, joka ohjaa kokoustasi mahdollisimman nopeasti inhimillisesti.
Ota se ulos
Jos kirjaudut sisään pieneen tiimiin, yksi parhaista tavoista saada henkilöitä ja saada ihmiset puhumaan on ottamalla kokous ulkopuolelle. Ei vain vähän raitista ilmaa ja auringonpaistetta herää kollegoja ja saa veren virrata, mutta se myös edistää luovaa ajattelua. Ympäristön muutos synnyttää lähes aina muutoksen työntekijöiden ajattelussa ja yhteistyössä.
Nouse ylös ja siirrä
Yksi tapa vähentää kokoontumisaikoja on saada kaikki jaloilleen ja siirtyä. Poistamalla tuolit kokouksistasi työntekijät ovat yleensä taipuvaisia puhumaan mitään tärkeitä asioita ja jättämään aikaa vieviä aiheita toiseen aikaan. Jos haluat todella tuoda esiin kiireellisyyttä, ja sinulla on tilaa, vakuuttele henkilökunta puhumaan liikkeellä.
Tuo herkkuja
Lounastapaamisilla on huono maine tylsänä, päivittäisenä asiana. Mutta henkilökunnan jäsenten saaminen pöydän ympärille voi olla yksi parhaista tavoista kannustaa heitä puhumaan avoimesti keskenään. Ruoka pyrkii tuomaan ihmiset yhteen ja saa ihmiset aina puhumaan - ja jos kokouksesi ovat yleensä täynnä hankalia hiljaisuuksia, yritä houkutella työntekijöitä hieman pizzaa (tai jotain hieman terveellisempää).
Pidä aika
Tavallisesti vain yksi pitkäkestoinen keskijohtaja ja kolme typerää kysymystä muuttavat nopean sisäänkirjautumisen kauheaan kahden tunnin kokoukseen. Yksi parhaista tavoista pitää tiimin jäsenet ja johtajat tehtävässä kokouksen aikana on tarttua pysäytyskelloon, asettaa se 15 minuutiksi ja antaa kaikille tietää, että kun kello loppuu, kokous on ohi. Se ei vain auta sinua oppimaan selittämään asioita lyhyesti, mutta työntekijät arvostavat voivansa tietää, milloin he voivat palata siihen.
Lopettakaa
Jos et pysty välttämään neljän tunnin kokousta, se helpottaa ja helpottaa elämää, jos pystyt jakamaan sen erillisiin lukuihin. Kokouksen alussa kerro kollegoillesi, että aiotte käsitellä sitä muutamassa puremassa. Käytä kutakin runkoa yhden ongelmaryhmän käsittelemiseksi ja tauko sen jälkeen, kun jokainen asia on osoitettu, jotta voisit kirjautua sisään muiden joukkueiden kanssa, saada raitista ilmaa ja ryhmittyä uudelleen.
Lopeta PowerPointin käyttö
Myös vuonna 2017 PowerPoint on edelleen melko synonyymi yritykselle. Käytämme PowerPointia kaikkeen - kustannusraportteista ja myyntipaikoista markkinoinnin päivityksiin. Ja vaikka se voi olla uskomattoman hyödyllinen, et voi kieltää, että se on hieman väsynyt. Ei ole mitään pahempaa kuin sekoittaminen konferenssitilaan ja katsomassa, että linjajohtajasi lataa 30-diaesityksen - joten jos haluat pitää kollegasi hereillä, pidä valot päällä ja suullisesti. Se pitää kaikki hereillä ja ideoiden virrassa.
Suunnittele ennakkoon
Yksi kokousten suurimmista ajastajista odottaa, että ihmiset tarjoavat ehdotuksia ja kysymyksiä. Jotta menettää hankalat hiljaisuus ja saat kaikki ulos huoneesta nopeammin, rohkaise kaikkia osallistujia tulemaan pöydälle vähintään yhden ajatuksen tai keskustelupisteen kanssa ennen kokouksen alkamista.
Paina Record
Jos yrität päästä kokoukseen nopeasti, muutaman toimintapisteen on helppo eksyä. Tämä johtaa usein runsaisiin seurantakysymyksiin, kun yrität saada kaikki ulos huoneesta, ja ne voivat olla merkittävä viive ajoissa. Jos olet kiinnostunut vastaamaan kysymyksiin, kannattaa tallentaa kokous puhelimeesi ja lähettää sitten äänitiedosto kaikille osallistujille tauon jälkeen. Näin kaikki tietävät, mitä heidän on tehtävä ja milloin se tarvitsee.
Popcorn-lauseet
Haluatko varmistaa, että kaikki osallistuvat? Ota se takaisin peruskouluun ja hanki tiimi osallistumaan pieneen popcorn-ajatteluun. Aloita lause, ota se ympäri ympyrää ja jokaisen henkilökunnan jäsenen lopettaa lause, jotta heidän ajatuksensa tunnetaan. Ei vain se, joka pitää ihmiset mukana, vaan se pakottaa työntekijät ajattelemaan laatikon ulkopuolella osallistumiseen.
Valitse puolesi
Jos usein löydät työryhmän hukkaan tunteja yrittäen tehdä näennäisesti yksinkertaisia ryhmäpäätöksiä, yritä saada ne pois jaloistaan ja kirjaimellisesti ottamalla kantaa päätökseen. Piirrä viiva huoneen keskelle ja pyydä jokaista työntekijää seisomaan puolella, joka vastaa heidän mielipiteensä. Sitten käytä sitä nopean ponnahduslautana, jotta kaikki pakotetaan järkeistämään valintansa ja etenemään eteenpäin.
Anna kaikille työpaikka
Toinen tapa varmistaa asioiden nopea tekeminen kussakin kokouksessa on, että jokaiselle osallistujille on tarjolla tehtävää kyseisessä kokouksessa. Pyydä esimerkiksi yhtä henkilöä ottamaan muistiinpanoja, yksi pitämään aikaa ja yksi tuomaan välipaloja. Antamalla jokaiselle henkilölle oma velvollisuutensa suorittaa kokouksen sujuvammin ja yksilöt keskittyvät paremmin.
Mene Virtual
Oletko viettämässä paljon aikaa matkustaen toimistojen ja paikkojen välillä tapaamaan joukkueita? Lopeta juokseminen paikasta toiseen ja käytä työkaluja, kuten Skype, Google Hangouts tai FaceTime. Näin työntekijät voivat saada selville, mitä olet jälkeenpäin ja mitä he joutuvat tekemään ilman työasemien jättämistä.
Lopeta puhuminen
Jos sinusta tuntuu, että liian monet kokoukset ovat käyttämättömiä monologeja, se on luultavasti siksi, että kokouksesi ovat hyödyttömiä monologeja. Sano mitä sinun tarvitsee sanoa, sitten leikkaa itsesi pois ja kysy muilta, mitä he ajattelevat. Tämä leikkaus ei vain kestä aikaa, kun vietät kokouksia, mutta se antaa myös muille mahdollisuuden puhua omia ajatuksiaan ja tuoda uusia ideoita pöydälle.
Yritys ja erehdys
Päivän lopussa kaksi yritystä ei ole samankaltaisia. Kokouksiasi koskevat toimet eivät ehkä toimi muille yrityksille, joten sinun on tehtävä vähän kokeiluja ja virheitä selvittämään, millaisia kokouksia parhaiten sopii sinulle ja tiimillesi. Muista vain olla kärsivällinen ja keskittyä etsimään täydellisiä tapoja tehdä kokouksiasi nopeammin ja vähemmän tuskallisiksi.
Kokouskuva Shutterstockin kautta
1 Kommentti ▼
