Useimmat pienyritysten omistajat haudataan sähköpostitse. Tämä on lannistavaa, koska he eivät aina saa vastausta tärkeisiin. Business etiketti ehdottaa, että jokainen sähköposti olisi vastattava 24 tunnin kuluessa.
Viestien jättäminen vastaamatta pitemmälle kuin tällä, voi vaikuttaa syvästi kielteisesti heidän liiketoimintansa suhteisiin. Lähettäjä on huolissaan siitä, että sähköpostiviestiä ei vastaanotettu tai "ei vastausta" tarkoittaa kielteistä vastausta. Monissa tapauksissa se ei tarkoita kumpaakaan näistä asioista.
$config[code] not foundOikea sähköpostin etiketti on kriittinen, koska liiketoiminta onneksi nousee ja laskee taloudellisen ajan myötä. Tapaat samat ihmiset ylöspäin, kun tapaat matkalla alas. Toisin sanoen tänään tarvitset jotain minulta ja huomenna tarvitsen jotain teiltä. Jos en koskaan lähettänyt sähköpostia, kun tarvitsit minua, mitä luulet tapahtuvan, kun roolit peruutetaan?
10 tapaa vastata sähköpostien tulviin yhdessä päivässä
Näin voit vastata kaikkiin sähköpostiviesteihin 24 tunnin kuluessa, varsinkin kiireisessä päivässä.
1. Käytä automaattista vastaajaa
Määritä sähköpostijärjestelmäsi automaattinen vastaus, jossa ilmoitetaan lähettäjille, kuinka kauan kestää, kun vastaat sähköpostiviesteihin. Asettamalla tämän odotuksen lähettäjä tietää, että heidän sähköpostinsa on vastaanotettu ja noin, kun he kuulevat sinulta. Tärkeintä on tällöin tarttua luvattuun aikatauluun vastattaessa.
2. Ole lyhyt
Älä vastaa romaanilla tai jotain, jota pitäisi sanoa henkilökohtaisessa puhelinsoitossa tai henkilökohtaisessa keskustelussa. Pitämällä vastauksia muutamaan sanaan tai yhteen lauseeseen, se vie vähemmän aikaa. Muista, että myös älypuhelimissa olevien sähköpostiviestien lukeminen on vaikeampaa.
3. Kysy numeroituja kysymyksiä
Näin on paljon helpompi vastata, jos voit kopioida sähköpostiviestien kysymykset ja vastata niihin lyhyesti.
4. Määräajat
Etsi aikataulu, johon vastausta odotetaan. Määritä sitten tämän päivämäärän seuranta harkita vastausta tuolloin. Sijoita sähköposti tiettyihin kansioihin eri luokkiin tai asiakkaisiin.
5. Sain sen, myöhemmin
Jos sinulla ei ole aikaa vastata tähän. Kirjoita “Sai, vastaa”. Itse asiassa tämä voidaan asettaa lyhyeksi leikkaukseksi, jossa on muutama lyönti työpöydällä tai kämmenlaitteessa. Nämä tekstin laajennukset voivat säästää paljon aikaa. Aseta sitten seuranta, jotta voit vastata myöhemmin.
6. Älä lisää Messiin
Unohda vastaus kaikille. Tämä lisää vain toisen sähköpostiviestin jollekin toiselle, jota haluat lukea.
7. Pidä vihainen ulos
Älä koskaan vastaa, kun olet vihainen. Se polttaa paljon energiaa ja voi aiheuttaa tahattomia huonoja seurauksia. Jos sinun on ilmaistava itse, kirjoita vastaus itsellesi ja lue se 24 tuntia myöhemmin ennen kuin harkitset sen lähettämistä aiotulle vastaanottajalle. Puhelin tai henkilökohtaiset keskustelut ovat aina tuottavampia kuin vihaiset sähköpostit.
8. Sammuta ilmoitukset
Aseta tietty aika päivällä, jolloin voit itse keskittyä vastaamaan sähköposteihin ilman monitoimitusta. Teet paljon enemmän ja olla tehokkaita.
9. Käytä sääntöjä ja kansioita
Määritä sähköpostisysteemin säännöt niin, että tiettyjä tiettyjä nimikkeitä sisältäviin sähköpostiviesteihin tulee erityisiä kansioita, joten voit tarkastella niitä ensin tai tietyn ajan kuluessa. Tämä estää sinua katsomasta monoliittista postilaatikkoa, joka voi olla ylivoimainen.
10. Tulevaisuuden aikataulu
Monet sähköpostiohjelmat antavat sinulle aikataulun tulevaisuuteen. Vastaa siihen nyt ja pyydä järjestelmää lähettämään se myöhemmin.
Viestintä tehokkaasti ajoissa on aina paras tapa rakentaa liikesuhteita, joita tarvitset yrityksesi menestykseen, ja auttaa vastaamaan sähköpostien tulviin yhdessä päivässä.
Uudelleenlähetetty luvalla. Alkuperäinen täällä.
Käsintehty saippuakuva Shutterstockin kautta
11 Kommentit ▼
