Sihteerin tehtäviin kuuluu tyypillisesti matkansa järjestäminen pomonsa ja / tai muiden työntekijöiden osalta. Koska sihteerit ovat yleensä vastuussa kiireisen johtajan aikataulusta, he huolehtivat myös matkustussuunnitelmistaan ja varmistavat, että järjestelyistä huolehditaan, kuten hotellivaraukset ja autonvuokraus.
Suunnittelu tehdä matkajärjestelyjä
Kun sihteeri huomaa, että hänen pomonsa täytyy matkustaa liiketoimintaan, hänen on opittava odotetun matkan tarkat päivämäärät. Jos olet vastuussa matkustajajärjestelyistä jokaiselle osastollesi tai toimistollesi, sinun on määritettävä, matkustavatko myös muut työntekijät samanaikaisesti. Riippuen siitä, mistä yrityksestä työskentelet, saatat joutua määrittämään matkakulujen budjetin tai ottamaan yhteyttä kirjanpitosäätiöön, jos haluat nähdä, onko rahaa budjetissa. Sinun täytyy selvittää, mitkä hotellit ovat alueella, jossa pomosi matkustaa, jos hänellä on mieltymyksiä, ja saat kustannukset ja huoneiden saatavuuden.
$config[code] not foundMatkajärjestelyjen tekeminen
Nyt kun olet vahvistanut matkustuspäivät ja -määrän, sinun on tehtävä todellinen matkajärjestely. Sihteerin tehtäviin voi kuulua verkkokäynti ja varausten tekeminen itse tai ottaminen yhteyttä matkatoimistoon kaikilla yksityiskohdilla. Suuremmilla yrityksillä voi olla matkatoimisto, jossa sihteerin on vain tarjottava ehdotettu reitti, ja matkapalvelun henkilökunnalla on vastuu kaikista järjestelyistä. Sinun vastuullasi on myös tarkastella järjestelyjen vahvistusta ja varmistaa, että ne ovat oikein. Sinun on tiedettävä, onko pomollasi istuimen mieltymykset lentokoneessa, kuinka monta matkatavaraa otetaan, ja jos niitä on tarkistettava. Kokous tai konferenssi, johon pomosi osallistuu, voi vaatia varauksensa varaamista ja olet todennäköisesti vastuussa RSVP: n lähettämisestä hänen puolestaan.
Järjestelyjen loppuun saattaminen
Toinen osa matkajärjestelyistä sisältää myös pomosi matkatarpeiden hoidon, kun hän on poissa. Sinun on tiedettävä, tarvitsetko pomosi kuljetuksen lentokentälle tai jos hänelle maksetaan korvaus auton pysäköimisestä lentokentälle. Sinun pitäisi antaa painettu kopio matkareitistä pomosi käytettäväksi, kun hän saapuu määränpäähänsä, joten hän tietää hänen päivittäisen aikataulunsa ja sisältää hotellin osoitteet ja kokouksen tai konferenssin sijainnin. Voit varata vuokra-auton etukäteen, joka on saatavilla saapumisen yhteydessä tai järjestää hotellin kuljetuspalvelun hotellille. Sihteerin tehtävät matkajärjestelyissä edellyttävät sen varmistamista, että jokainen matkan osa on katettu.
