Säännölliset tarkastukset auttavat yritystä selvittämään, onko se merkki laadunhallinnasta. Laadunhallintastandardit, jotka perustuvat hallituksen asetuksiin, kansainvälisiin ohjeisiin ja yhtiön omiin protokolliin, ovat laadullisten tarkastuskertomusten kriittisiä vertailuarvoja. Tilintarkastajat luottavat näihin standardeihin arvioidessaan yrityksen laadunvarmistusohjelman tehokkuutta. Tarkastuskertomukset varoittavat johtajia yrityksen toiminnoista, jotka eivät ole yhdenmukaisia vallitsevien standardien kanssa ja jotka on tarkistettava.
$config[code] not foundSuunnittele kansilehti. Tunnista raportin nimi, tekijä, valmistumispäivä ja tarkastettava yritys.
Kirjoita yhteenveto yli 15 sivua käsittelevistä raporteista. Anna päivämäärät, jolloin tarkastus tehtiin. Anna taustatietoja aiheesta, jotta lukijat ymmärtävät tarkastuksen tarkoituksen. Raportissa voidaan esimerkiksi keskustella uusista säännöistä, jotka koskevat rokotteita valmistavia laitteita. Yhteenvedossa olisi ilmoitettava, milloin alkuperäiset standardit tulivat voimaan, tunnistavat niiden puutteet ja selittävät sitten, miten uudet standardit eroavat toisistaan.
Luo esittely, jossa selitetään tilintarkastajien tavoitteet ja tiivistetään lyhyesti keskeiset havainnot. Esimerkiksi ”A & E-yhtiön sisäisen laadunvalvontatarkastuksen päätavoitteena oli esittää tietoja rokotteiden nykyisistä valmistusprosesseista, jotta voitaisiin määrittää, miten uudet liittovaltion suuntaviivat vaikuttavat rokotteiden tehokkuuteen. Merkittävin havainto oli, että yrityksen on investoitava uusiin sentrifugeihin.
Anna jakso ”Terminologia”. Määrittele raportissa käytetyt keskeiset termit. Tunnista mainitut ohjelmat, virastot tai organisaatiot. Esimerkiksi, jos raportissa mainitaan NAHB, selitä se viittauksena kotirakentajien liittoon, kauppajärjestö aloitti toimintansa vuonna 1942.
Keskustele yrityksen nykyisistä laadunvarmistusmenettelyistä osassa nimeltä ”Nykyinen laadunvarmistusjärjestelmä”, jossa selitetään niiden tavoitteet ja tehokkuus.
Luo osio ”Tarkastussuunnitelma”. Tunnista tilintarkastajat ja heidän pätevyytensä. Luettele tutkitut asiakirjat ja haastatellut henkilöt.
Jatka tarkastussuunnitelman kuvaamista yksityiskohtaisesti sen prosessista. Käytä vuokaavioita tunnistaaksesi vaiheet, joita tilintarkastajat noudattivat. Esimerkiksi vuokaaviossa saattaa olla tilintarkastajia, jotka kokoontuvat ensimmäistä kertaa kokouksen jälkeen ja määrittävät sitten tarkastuskriteerit ja osoittavat sitten vastuut ja aloittavat asiakirjojen tarkastelun.
Selitä, miten tilintarkastajat määrittivät, mitä asiakirjoja tutkitaan ja ihmiset haastattelemaan. Tunnista järjestelmän tarkastukset prosessin aikana. Ilmoita esimerkiksi, onko vertaisryhmä hyväksynyt tarkistettaviksi merkityt asiakirjat.
Valmistele "Taulukko tarkastusprosesseista". Luettele tilintarkastajien toimet, aikataulu, kaikki täytetyt vakiolomakkeet ja suositukset. Mietinnössä voitaisiin esimerkiksi sanoa, että tilintarkastajat tarkastelivat henkilöstöasiakirjoja tammikuusta kesäkuuhun, minkä jälkeen he suorittivat "henkilöstöasiakirjojen tarkastuslomakkeet" ja totesivat, että henkilöstön tulisi tulla tehokkaammiksi asiakirjojen hakemisessa.
Viimeistele kohta "Suositukset". Ehdota, miten toimintaa voitaisiin parantaa standardien mukaiseksi. Kertomuksessa voidaan esimerkiksi päätellä, että toimihenkilöiden on käytettävä enemmän aikaa turvallisuuskoulutukseen liittovaltion ohjeiden noudattamiseksi.
