Kuvittele, että pakotetaan kivääriä arkistokaappien kautta etsimään vanhaa kansiota, jossa on tärkeä asiakirja, joka sinun täytyy ratkaista asiakkaan kyselyyn.
Tällaisen tiedon löytäminen arkistoidussa paperiasiakirjassa voi verottaa, turhauttaa ja epäilemättä hidastaa sinua. Kun skannaat vanhoja asiakirjojasi ja tallennat ne sähköiseen tietokantaan, se voi tehdä asiakirjojen hallinnan paljon yksinkertaisemmaksi ja tehokkaammaksi yrityksellesi.
$config[code] not foundMikä on asiakirjojen skannaus?
Asiakirjojen skannaus, joka tunnetaan myös nimellä asiakirjan kuvantaminen, määritellään yksinkertaisesti paperidokumentin (tai mikrofilmin) digitaalisen kuvan sieppausprosessiksi.
”Näin paperiasiakirjat muunnetaan sähköisiksi etsittäviksi kuviksi, jotka voivat merkittävästi auttaa liiketoimintaprosessiasi”, dokumenttihenkilöstö Neil McKeever, joka on Yhdistyneen kuningaskunnan asiakirjahallinta- ja skannauspalvelu Kefron, kertoi Small Business Trendsille sähköpostiviestiin.
Koko fyysisten asiakirjojen muuntaminen digitaaliseen muotoon sisältää myös kuvan skannaamisen ja tallentamisen optisen merkin tunnistusohjelmiston (OCR) avulla. OCR tunnistaa älykkäästi digitaaliset kuvat ja muuntaa ne tekstiasiakirjoiksi, jotta avainsanahaku voidaan tehdä asiakirjassa.
”Kun dokumentti on tehty oikein, asiakirjan skannaus voi muuttaa tapaa, jolla yrityksesi toimii paremmin, ja säästää aikaa ja rahaa”, McKeever lisäsi.
Skannausasiakirjojen liiketoiminnalliset edut
McKeeverin mukaan, jonka tehtävänä on auttaa pieniä ja yritysasiakkaita toteuttamaan ja ylläpitämään tietojenkäsittelyjärjestelmäänsä mahdollisimman tehokkaasti ja oikea-aikaisesti, asiakirjojen skannaus (tai kuvantaminen) voi olla arvokasta yrityksellesi.
Hän selittää kuusi keskeistä hyötyä asiakirjojen skannauksesta yrityksille:
1. Asiakirjan skannaus säästää aikaa ja rahaa
Voit helposti käyttää kaikkia tiedostoja ja asiakirjoja painikkeen painalluksella, joten sinun tai henkilökunnan ei tarvitse tuhlata aikaa etsimällä laatikoita ja tiedostoja yrittäessään löytää tarvitsemasi asiakirja. Et maksa henkilöstöä sellaisesta tehtävästä, joka voi kestää tunteja, kun se pitäisi suorittaa muutamassa sekunnissa.
2. Asiakirjan skannaus Parantaa asiakaspalveluasi
Asiakirjan kuvantamisen avulla voit digitalisoida jokaisen tiedoston osan ja indeksoida sen useilla metatiedoilla. Tämä tarkoittaa sitä, että jos tarvitset tietyn tiedon - kuten laskun numeron - löydät sen heti. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos haluat vastata asiakkaiden tarpeisiin mahdollisimman nopeasti.
3. Asiakirjan skannaus Vähentää tallennustilaa
Muuntamalla kaikki fyysiset asiakirjat digitaalisiksi tiedostoiksi, sinun ei tarvitse enää tallentaa niitä, jos ne ovat lähellä kättä. Ne voidaan pakata ja lähettää turvallisiin, omistettuihin sivustoihin, vapauttaa tilaa toimistossasi tärkeämpiin asioihin ja vähentää paperitiedostojen säilytykseen liittyviä kustannuksia.
4. Asiakirjan skannaus Parantaa tietoturvaa
Koska et tarvitse näitä paperitiedostoja paikan päällä, voit säilyttää ne erillisissä tallennuspaikoissa, joissa on erinomaiset tietoturvaprotokollat. Sinun ei tarvitse huolehtia toimiston turvallisuudesta, sillä kaikki digitaaliset tiedostot ja varmuuskopiot voidaan tallentaa etäyhteydellä erittäin turvallisiin palvelimiin.
5. Asiakirjan skannaus Voit jakaa ja tehdä yhteistyötä
Toinen suuri digitaalisten tiedostojen etu paperilla on asiakirjojen jakaminen. Useat kollegat voivat käyttää samaa asiakirjaa tarvittaessa, mikä vähentää hukkaan kuluvaa aikaa, jos paperitiedostot on siirrettävä osastolta toiseen.
6. Asiakirjan skannaus auttaa noudattamaan sääntöjä
Lopuksi saatat huomata, että toimialan vaatimustenmukaisuusmenettelyt edellyttävät, että pidät joitakin asiakirjoja digitaalisesti sekä fyysisesti. Turvallisen ja tehokkaan asiakirjojen kuvantamisratkaisun käyttöönotto voi nyt säästää aikaa ja vaivaa.
Skannataan valokuva Shutterstockin kautta
3 Kommentit ▼
