Arkistointijärjestelmät luovat toimistomenettelyjä, jotka järjestävät tietoja johdonmukaisilla säännöillä, jotka helpottavat tiedon löytämistä. Arkistointijärjestelmät järjestävät asiakirjoja, joita muut henkilöt ja organisaatiot lähettävät yritykselle, yhtiön sisäistä toimintaa koskevat tiedot ja tiedot muista yrityksistä ja yksityishenkilöille lähetettävistä tiedoista.
Saapuneet ja Lähtevät
Lähtevät-kansiossa on lähtevät asiakirjat ennen niiden jakelua. Lähtevät asiakirjat sisältävät lähtevän postin, faksit tai asiakirjat skannaukseen ja sähköpostin lähettämiseen organisaation ulkopuolisille tahoille. Saapuneet-kansiossa on saapuvat asiakirjat, ennen kuin ne on tallennettu tai jaettu sisäisesti. Nämä asiakirjat sisältävät muistioita; asiakirjat, joissa esitetään yksityiskohtaisesti uusi hanke, aloite tai asiakas; ja asiakirjat, jotka tulevat postitse. Joissakin postilaatikoissa on kaksi osaa. Yksi osa sisältää asiakirjoja, joissa on olemassa olevia tiedostoja, ja toisessa osassa on asiakirjoja, jotka tarvitsevat uuden tiedoston.
$config[code] not foundTiedostot ja luokat
Tiedostot ovat kansioita, joissa on tietoja, jotka kuuluvat yhteen nimen, päivämäärän, aiheen, sijainnin, projektin tai muiden tietojen mukaan. Useita tiedostoja on ryhmitelty luokkien mukaan. Usein näille luokille on annettu väri- ja värikoodattuja kansioita tai tarroja, joiden avulla voidaan helposti viitata näihin luokkiin. Arkistointijärjestelmät muodostavat yksittäisten tiedostojen loogisen sijoittelun luokkaan. Esimerkiksi lääkärin toimistossa voi olla värikoodattuja luokkia, jotka vastaavat potilaan sukunimien kirjaimia. Muut arkistointijärjestelmät järjestävät tiedostoja aiheen, numeeristen, maantieteellisten ja kronologisten luokkien ja kantojen mukaan.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingKirjeenvaihto
Saapuva posti tallennetaan tiedostoihin, jotka koskevat asiakirjojen tietoja. Yritykset asettavat kopiot vastauksista saapuvalle postille samaan tiedostoon kuin alkuperäiset saapuvat asiakirjat. Jotkut yritykset leimaavat valokopioita valmiista vastauksista erottaakseen ne vastauksista, joita ei ole vielä toimitettu. Samoin tallennettujen asiakirjojen valokopiot tallennetaan tiedostoihin, jotka koskevat asiakirjojen tietoja, ja tallennetaan samaan tiedostoon kuin mikä tahansa vastaus, jonka yritys vastaanottaa näihin asiakirjoihin.
Sisäinen jakelu
Saapuneet-kansiossa on asiakirjoja, jotka jaetaan organisaation sisällä, mukaan lukien postitukset yksittäisille työntekijöille, muistiinpanot ja muut fyysiset asiakirjat, jotka yksittäiset työntekijät saavat. Sisäiset postilaatikkoasiakirjat jaetaan työntekijöille asettamalla asiakirjat työntekijöiden pudotuslaatikoihin ja joskus skannaamalla tai faksimalla asiakirja etätyöntekijöille.
Arkistointiavain
Jos ei ole olemassa olevaa tiedostoa, joka loogisesti vastaa uutta asiakirjaa, uusi tiedosto luodaan sen tallentamiseksi. Samoin uusi asiakirja luodaan uudelle asiakirjalle, jos ei ole olemassa asiakirjaan sopivaa luokkaa. Tiedostonäppäimet tarjoavat hakemistojärjestelmän indeksin. Tiedostonäppäimet luettelevat ja kodifioivat kaikki arkistointijärjestelmän luokat ja ilmoittavat, miten tiedot on järjestetty kussakin luokassa. Aina kun luodaan uusi luokka, tiedostonäppäin päivitetään ja jaetaan muulle henkilöstölle tai näytetään keskitetyssä vertailupisteessä.
