Tietojenkäsittely on olennainen osa monta yritystyyppiä tänään. Työskenteletkö lääketieteellisessä toimistossa, yliopistossa, lakiasiaintoimistossa tai muussa toimielimessä, että lomakkeiden hallitseminen, jotka pitävät näitä yrityksiä käynnissä, on usein täysipäiväinen työ. Toisinaan organisaation tuottama paperityö voi näkyä ylivoimaisena. Levynhallinnan yhteisiä ongelmia voidaan lieventää ottamalla käyttöön järjestelmiä niiden käsittelemiseksi.
$config[code] not foundLost Records
Kadonneet tietueet voivat vaihdella pienistä haitoista yrityksille valtavaan vaivaan, joka kestää kuukausia tai jopa vuosia. Jos esimerkiksi asiakkaat pyytävät yhtiöltä asiakirjoja säännöllisesti ja et pysty toimittamaan niitä ajoissa (tai lainkaan), riskit menettävät liiketoimintaansa tulevaisuudessa. Jos tärkeitä asiakirjoja tarvitaan oikeudellisessa asiassa, kuten yrityksen puolustaminen oikeusjuttua vastaan, asianmukaisten asiakirjojen toimittamatta jättäminen voi maksaa valtavia rahamääriä tai jopa purkaa liiketoimintaa kokonaan. Yksi tapa välttää asiakirjojen menettäminen on yksityiskohtaisen organisaation ja varastoinnin prosessi.
Record Organisation
Oikea tiedostojärjestely on yksi hyvän tietojenkäsittelyn kulmakivistä. Yleensä yritykset järjestävät tiedostoja kronologisesti vuoden ja sitten aakkosjärjestyksessä asiakkaan nimen mukaan. Yrityksen tietueiden kovien kopioiden lisäksi sähköinen tallennus on toimiva vaihtoehto, joka säästää sekä tilaa että aikaa, jota yrityksesi voi käyttää muihin käyttötarkoituksiin. Vaikka valitsetkin tallentaa suurimman osan arvokkaista tiedostoista organisaatiosi tietokoneissa, kovalevyt ovat paikkansa tallennustiloissa ja organisaatiossa. Alkuperäiset asiakirjat, kuten ne, joilla on notaarin vahvistama allekirjoitus, on usein säilytettävä tietty määrä vuosia tai joskus loputtomiin.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingTallenna tallennus
Riippuen siitä, minkä tyyppistä liiketoimintaa pidätte, sekä siitä, kuinka kauan yritys on toiminut, saatat löytää itsesi tyhjästä tilaa kaikille arkistokaapeleille, joiden arvo on säilytettävä. Mahdollinen ratkaisu tähän ongelmaan ei ole pidättää ulkopuolisia tietueita. Harkitse, kuinka kauan yrityksesi tarvitsee nämä lomakkeet. Liittovaltion verotusta varten suurin osa asiakirjoista voidaan luovuttaa tietyn ajan kuluttua sisäisen tulopalvelun (IRS) ohjeiden mukaan, riippuen palautuksen tyypistä (ks. Resurssit-osio). Eri yritysten, kuten oikeudellisten ja lääketieteellisten toimistojen, on pidettävä asiakastietoja vain tietyn vuoden ajan riippuen siitä, missä valtiossa ne toimivat. Toinen ratkaisu on tallentaa tietueita erilliseen laitokseen, kuten vuokra-tallennusyksikköön. Näin ne eivät ota arvokasta tilaa yrityksesi tiloissa, joita voit käyttää organisaation suorittamiseen. Muista kuitenkin, että tällaiset yksiköt voivat olla kalliita tallennettavien tietueiden määrän mukaan.
