Kaikissa toimistoissa on tehtäviä, jotka on saatava päätökseen, jotta liiketoiminta voidaan jatkaa. Nämä tehtävät, jotka kuuluvat toimistotyön piiriin, ovat yleensä melko suoraviivaisia ja helppoja hallita, ja ne on yleensä osoitettu lähtötason työntekijöille. Huolimatta siitä, että toimistotehtävät, kuten kirjoittaminen ja arkistointi, ovat suhteellisen perus- teellisia, ne vievät aikaa - ja monissa tapauksissa esimiehet ja keskitason työntekijät keskittyvät muihin painopisteisiin ja eivät kykene pysymään kaikessa, mitä on tehtävä. Tästä syystä monet yritykset palkkaavat toimistotukihenkilöstöä, joiden tehtävänä on hoitaa näitä tehtäviä.
$config[code] not foundYleiset toimistot
Toimistotukityöntekijän nimi viittaa henkilöihin, jotka tukevat tai auttavat työtovereita monenlaisilla tehtävillä. Joitakin yleisimpiä tähän luokkaan kuuluvia työpaikkoja ovat kirjoittaminen, arkistointi, puhelinvastaaja, postitusten hallinta, tietojen syöttäminen, kopiointi, faksaaminen ja saapuvan postin lajittelu ja toimittaminen. Toimistotukialan ammattilaiset voivat myös olla vastuussa tarvikkeiden ylläpidosta ja tilaamisesta sekä muiden tehtävien hoitamisesta, kuten esimerkiksi ruokien tilaamisesta kokouksiin. Ottaen nämä velvollisuudet ja poistamalla ne muilta levyiltä ne auttavat pitämään toimiston sujuvana ja varmistamaan, että kaikki on järjestetty.
Vaikka yleinen toimistotuki keskittyy näihin yleisiin tehtäviin, joissakin yrityksissä tai osastoissa toimistotuki voi keskittyä tiettyihin toimintoihin tai vaatia erityisosaamista. Esimerkiksi toimistotoiminta rahoitusosastossa voi sisältää kirjanpitotehtäviä, velkojen hallintaa ja myyntisaamisia, avustaa palkkahallinnossa tai kuluraporttien lajittelua ja tarkistamista. Jos työskentelet valtion virastossa, saatat olla vastuussa lupien toimittamisesta tai lähettäjien hallinnoinnista. Asetuksesta riippumatta useimmat toimistotukea ovat kuitenkin toistuvia, määriteltyjä tehtäviä, eivätkä strategisia tai operatiivisia töitä.
Osaaminen ja koulutus
Useimmat toimistotukien roolit ovat lähtötaso, joten ne vaativat yleensä lukion tai vastaavan. Jotkut henkilöt suorittavat ylimääräistä koulutusta toimistohallinnossa aikuiskoulutus- tai yhteisötutkimusohjelman kautta, kun taas toiset siirtyvät näihin tehtäviin kandidaatin tutkinnon avulla keinona saada jalkansa ovelle, jolla on suurempi vastuu ja suurempi palkka.
Perustehtävien tuntemus on tärkein kelpoisuus toimistotukien rooleihin. Vaikka yritykset tarjoavat työpaikalla koulutusta tietyissä prosesseissa ja menettelyissä, he odottavat, että toimistotukitoimihenkilöt tulevat työhön yleisen ammattitaidon avulla.Näihin taitoihin kuuluu tietämys siitä, miten toimistokoneita käytetään (faksi, kopiokone jne.); yleiset tietotekniset taidot, mukaan lukien kyky kirjoittaa 60 sanaa minuutissa tai nopeammin, sekä peruskäsittely- ja taulukkolaskentaohjelmistot; arkistointikyky; tietojen syöttötaidot; ja kyky käyttää puhelinta ja oppia yrityksen puhelinjärjestelmää.
Toimistotukipalvelut edellyttävät myös useita pehmeitä taitoja. Ammatillinen käyttäytyminen on välttämätön sekä poikkeuksellinen organisatorinen taito. Asiakaspalvelun taidot ovat tärkeitä, varsinkin jos olet vuorovaikutuksessa kansalaisten kanssa, ja on tärkeää olla yksityiskohtainen. Joillakin toimialoilla, kuten terveydenhuollossa ja rahoituksessa, toimistotukitoiminnan harjoittajien odotetaan myös tuntevan tietoturvaa ja henkilötietoja koskevat alan säädökset ja tekemään työnsä vastaavasti.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingToimistotukipalkat
Koska toimistotukea pidetään lähtötasona, palkat ovat suhteellisen alhaiset. PayScale.comin mukaan toimistotukien keskimääräinen tuntihinta on 12,87 dollaria, ja vuosipalkka on noin 30 000 dollaria. Palkka on yleensä oikeassa suhteessa kokemukseen, mutta myös kokeneimmat tukihenkilöt ansaitsevat harvoin yli 40 000 dollaria vuodessa. Alalla on kuitenkin kasvunvaraa, sillä monet ihmiset siirtyvät korkeampiin maksuihin liittyviin hallinnollisiin tai toimeenpaneviin avustajiin tai siirtyvät organisaation eri tehtäviin. PayScale.comin mukaan myös lääketieteellisen alan toimittajan tukipalvelujen tarjoaja on siirtymässä lääkärin avustajaksi, rekisteröityyn sairaanhoitajaksi tai sairaanhoitajaksi.
Korkeimmat palkka-alan toimistotukea ovat hallitus ja ammatilliset, tieteelliset ja tekniset palvelut. Terveydenhuolto on kuitenkin myös korkealla alalla, ja yksi teollisuus, jossa odotetaan ainakin jonkin verran kasvavan tulevina vuosina.
Toimistotukiteollisuuden trendit
Kuten monilla toimialoilla, tekniikka muuttuu toimistotukeen ja työn käsittelyn tapaan. Monet tehtävät, jotka tehtiin aiemmin manuaalisesti, voidaan nyt tehdä tietokoneella, mikä säästää aikaa ja lisää tarvetta lisäkoulutukseen. Tässä valtakunnassa on kaksi suurta suuntausta, jotka muuttavat toimistotukien kasvot.
Ensinnäkin siirtyminen paperittomiin toimistoihin muuttaa kirjoitusalan tarvetta - ja joissakin tapauksissa - poistamista. Yritykset menevät paperittomiksi tai ainakin käyttävät vähemmän paperia useista syistä, kuten parannettu kestävyys, parempi organisointi ja alentuneet kustannukset. Itse asiassa Gartnerin vuonna 2014 tekemässä tutkimuksessa todettiin, että paperiliitteiden tallentamiseen ja hakemiseen liittyvät USA: n yrityksille aiheutuvat kustannukset ovat noin 25 miljardin dollarin - 35 miljardin dollarin vuosittain. Käyttämällä digitaalisia palveluita asiakirjojen luomiseen, tallentamiseen ja järjestämiseen yritykset voivat säästää rahaa ja tulla tehokkaammiksi.
Toimistotukien osalta tämä tarkoittaa myös sitä, että tarve jonkun fyysisesti dokumentoida asiakirjoja - tai kirjoita ja tulostaa kirjeitä, seurata asiakirjoja jne. - pienenee. Vaikka jotkin yritykset poistavat toimistotyönsä (työtilastotoimisto ei juurikaan kasvaa tällä alalla vuoteen 2026 mennessä, mikä johtuu suurelta osin teknologiasta), toiset muuttavat tällaisten tehtävien pätevyyttä ja vaativat kehittyneitä tietoteknisiä taitoja ja kokemusta sähköisen asiakirjoja.
Toinen toimistotukikenttään vaikuttava suuntaus on virtuaalisen avustajan nousu. Virtuaaliset avustajat, tunnetaan myös nimellä VA, ovat avustajia tai tukihenkilöitä, jotka työskentelevät etänä ja tarjoavat monia samoja palveluja kuin toimiston avustaja. Monet VA: t työskentelevät yrittäjille tai pienyritysten omistajille, jotka tarvitsevat tukea, mutta eivät ole varaa tai eivät ole tilaa tai varusteita palkata jonkun työskentelemään kokopäiväisesti toimistossa. Jälleen tekniikka on avainasemassa tässä teollisuudessa, sillä virtuaaliset avustajat työskentelevät internetin välityksellä käyttäen sähköpostia, asiakirjojen jakamista ja muuta tekniikkaa käsittelemään työnantajien tehtäviä. Jotkut VA: t ovat asiantuntijoita ja hoitavat tehtäviä, kuten sosiaalisen median ja verkkosivustojen hallinnan, jotkut yrittäjät tarvitsevat jonkun, joka hallitsee sähköpostinsa ja vastaa asiakkaiden kyselyihin.
Koska virtuaaliset avustajat ovat tyypillisesti itsenäisiä ammatinharjoittajia tai työskentelevät freelance-pohjalta, he voivat usein hallita korkeampaa palkkakorkoa kuin toimistoissa työskentelevät. Jotkut VA: t toimivat myös useille asiakkaille kerralla, mikä lisää heidän mahdollisuuksiaan ansaita. VA saa keskimäärin 10–25 dollaria tunnissa.
Clerical Support Jobin lasku
Vaikka toimistotukipalvelut eivät ehkä ole niin suuret, kuin ne olivat kerran, ne ovat edelleen käytettävissä. Useimmat aukot syntyvät liikevaihdosta ja avustajista, jotka jättävät muita mahdollisuuksia.
Hyvä toimistotyön tukeminen tuo esiin hallinnolliset ja tekniset taidot. Osoita työnantajille, että olet järjestäytynyt, yksityiskohtainen, hyvä ongelmanratkaisija ja jolla on erinomaiset viestintätaidot. Muista korostaa tekniset taidot määrällisesti. ilmoittakaa kuinka nopeasti voit kirjoittaa sanoja minuutissa ja määrittää ohjelmiston, jota tiedät käyttävän. Kun tarkistat kokemuksiasi, korosta tehtävät ja saavutukset, jotka paljastavat toimistosiitosi, erityisesti ne, jotka voivat asettaa sinut erilleen muista ehdokkaista. Ennen kaikkea, ole huolellinen kielioppi ja oikeinkirjoitus. Kuten mitä tahansa jatkokäyttäytymistä, kirjoitusvirheet ja huono kielioppi heijastavat huonosti taitojasi, mutta niin yksityiskohtaisesti, kuin toimistotuki, sinun on oltava täydellinen. Kukaan ei aio palkata konekirjoittajaa, joka ei voi saada omaa ansioluetteloa.
Toimistotyöpaikat löytyvät yleensä työtaulukoista tai yrityksen verkkosivuilta. Väliaikaiset toimistot ovat myös hyvä paikka löytää tällaista työtä. Työskentely tempina antaa sinulle mahdollisuuden rakentaa taitojasi useissa yrityksissä. Jotkut virastot tekevät pitkän aikavälin sijoitteluja, tai voit vuokrata kokoaikaisesti työssä temp. Harjoittelupaikat ovat toinen tapa rakentaa toimiston tukitaitoja. Vaikka monet yritykset, joilla on virallisia työharjoitteluohjelmia, antavat harjoittelijoille mahdollisuuden työskennellä tiettyjen hankkeiden parissa, myös harjoittelijoiden odotetaan usein maksavan palkkionsa, kun he suorittavat toimistotehtäviä. Odottaa viettävänsä jonkin aikaa harjoittelussa tekemällä arkistointia, tietojen syöttämistä, postin hallinnointia tai puhelinvastaajaa, mutta katsokaa mahdollisuutta kehittää taitoja, jotka voivat osoittautua hyödyllisiksi myöhemmin.
Tee itsellesi välttämätön
Vain siksi, että toimistotyö on yleensä lähtötaso, se ei tarkoita sitä, ettet voi olla tärkeä osa tiimiä. Itse asiassa itsesi välttämättömyys pomollesi ja työtovereillesi voi lisätä mahdollisuuksiasi edistyä ja ottaa omaa toimistotukitiimin. Aloittelijoille, ota työsi vakavasti ja tee parhaansa jokaisen tehtävän - riippumatta siitä, kuinka arka tai tylsä se voi olla. Kuten minkä tahansa työn kohdalla, on myös osa työtäsi, joita rakastat, ja osia, joita vihaat, mutta sinun on kohdeltava sekä tärkeitä että hyvin.
Toiseksi oppia priorisoimaan. Mahdollisuudet ovat, että sinulla on useita projekteja ja tehtäviä levylläsi milloin tahansa, varsinkin silloin, kun annat tukea koko tiimille tai toimistolle. Opi määrittämään, mikä on tärkein prioriteetti ja mitä voi odottaa, ja kehittää järjestelmiä, joilla varmistetaan, että jokainen saa tarvitsemansa, kun he tarvitsevat sitä. Monitoiminta ja ajanhallinta ovat elintärkeitä taitoja työntekijän tukihenkilölle, ja tutustumalla yrityksen ja tiimin jäsenen tavoitteisiin ja painopisteisiin voit tarjota korkeimman tuen.
Kolmanneksi, olet valmis menemään ylimääräiselle mailille. Teidän tehtävänne on tarjota tukea ja se voi tarkoittaa muutaman ylimääräisen tehtävän ottamista täällä ja siellä. Välttämättömät avustajat ovat aina valmiita oppimaan, ja tekevät kaikkensa saadakseen työn tekemättä, mutta myös ratkaisemaan ongelmia ja ehkäisemään kriisejä. Jos esimerkiksi näet, että yhteyshenkilö lähetetään muistiin, joka sisältää merkittävän virheen, älä tulosta ja jaa vain asiakirjaa. Vahvista yhteyshenkilöllä, että tiedot ovat oikein - ja tee tarvittaessa muutoksia.
Lopuksi olla ammattitaitoinen ja kohtelias aina. Saattaa olla aikoja, jolloin muut organisaation henkilöt kohtelevat sinua tai eivät anna teille kunnioitusta, jota ansaitsette, mutta säilytät kuitenkin oman ammattitaidon. Kaikkien ystävällisyyttä ja kunnioitusta kohtelevien henkilöiden hoitaminen kasvattaa yrityksesi osakkeita, varsinkin jos kehität harkintavaltaa ja halukkuutta auttaa. Tehtäväsi tukiasemassa sinulla on todennäköisesti mahdollisuus saada paljon tietoa, mutta vastustaa kiusausta juoruttaa tai jakaa mitä tiedät. Päällikön ja työtovereiden luottamuksen saaminen voi auttaa edistämään urasi, kun taas toimistopalvelin hämmentää mainettasi ja mahdollisesti estää sinut etenemästä.
