Diplomaattityön sähköpostiviestit ovat suoraviivaisia ja kohteliaita ja pyrkivät varmistamaan, että vastaanottajat eivät ymmärrä tai tulkitse väärin tietoja. Kun kirjoitat diplomaattista sähköpostia, käytä virallista, tarkkaa kieltä ja välttäkää emotionaalisia sanoja. Tavoitteena on käyttää taktisia kieliä - sanoja, jotka selkeästi välittävät tärkeitä viestejä - aiheuttamatta huonoja tunteita.
Asettaa tunnelma
Aseta ääni keskittymällä siihen, miten ajatuksesi, viestit tai ohjeet auttavat työntekijöitäsi. Tunnista työhön liittyvät taistelut, joita he kohtaavat, kuten tekniset ongelmat tai takaiskut, ja kysy - pikemminkin kuin kysyntä - kun haluat jotain tai tarvitset. Jos esimerkiksi lisäät nykyiseen projektiin enemmän henkilökuntaa, kirjoita: "Tiedän, että tämä projekti on lisännyt stressiä tiimellesi, joten pyysin Jane Doea avustamaan kopiointitoiminnassa. Voisitteko tarjota hänelle karkea luonnos ennen viikonloppua? " Diplomaattikielellä on kohtelias sävy, joka yrittää laittaa vastaanottajat helposti.
$config[code] not foundPidä ammattilainen
Vältä henkilökohtaisia, luottamuksellisia tai arkaluonteisia aiheita, kuten palkkatietoja, henkilöstöongelmia tai sisäisiä ristiriitoja, diplomaattisella sähköpostilla. Keskustele vain julkisista asioista, ehdottaa Inc.-lehtiä. Ota aina yhteyttä henkilökohtaisiin tai luottamuksellisiin kysymyksiin kasvokkain tai puhelimitse, jos henkilökohtainen kokous ei ole mahdollista. Et koskaan tiedä, milloin sähköpostiviesti saatetaan lähteä toimiston ympärille. Käytä ammatillisia terveisiä ja sulkemisia, joten vastaanottajat tietävät, että kirjeenvaihto on työhön liittyvä, ei henkilökohtainen.Käynnistä esimerkiksi sähköposti "Hei", "Tervehdys" tai "Hyvää huomenta" - ei "Hei", "Yo" tai "Minun peeps".
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingValitse sanat viisaasti
Keskity "I" -ilmoituksiin pikemminkin kuin "te" -ilmoituksiin, varsinkin kun käsittelet virheitä, virheitä tai korjauksia sähköpostissa. Selitä lausunnot, joten vastaanottajat saavat selkeän käsityksen tavoitteistasi ja aikomuksistasi. Jos haluat esimerkiksi lähettää yrityksenlaajuisen sähköpostiviestin määräaikojen noudattamisen tärkeydestä, kirjoita: "Tavoitteenani on aina noudattaa määräaikoja vahvan asiakastuen ylläpitämiseksi. Ajantasaisuus ja tehokkuus ovat kaksi tärkeintä prioriteettiani, joten ota yhteyttä minuun, jos syntyy tilanteita, jotka voisivat johtaa määräaikojen vaikeuksiin. "
Ole suora ja erityinen
Ole rehellinen ja suora kirjeenvaihtosi kanssa, joten työtoverisi eivät tarvitse lukea rivien tai toista arvausta, mitä yrität sanoa. Diplomaattikieli on taktinen, tiivis ja täsmällinen. Poista ylimääräiset sanat, ajatukset tai ajatukset, jotka voivat sekoittaa työntekijääsi tai ryöstää sähköpostia. Jos esimerkiksi haluat käsitellä työntekijöiden pukeutumiskoodin rikkomuksia sähköpostitse opettajille, kirjoita: "Lue työntekijöiden käsikirjan pukukoodivaatimukset. Ei shortseja, säiliön yläosia tai läppäjä koulun aikana." Osoita sähköpostiosoite "kaikille työntekijöille", joten kukaan ei ole erotettu.
