Kaikilla käytettävissä olevilla viestintämenetelmillä saatat ajatella, että työntekijät eivät tarvitsisi koulutusta interoffice-viestejä varten. Totuus on, että monenlaisia vaihtoehtoja on usein vaikea valita oikea polku. Muutamien sääntöjen ja parhaiden käytäntöjen luominen varmistaa, että työntekijät tekevät oikeat valinnat, kun useita toimistoja on mukana dialogissa. Kun sinulla on selkeät protokollat, syntyy vähemmän ristiriitoja ja väärinkäsityksiä.
$config[code] not foundPolitiikkojen ja menettelyjen luominen
Toimintaperiaatteiden ja menettelyjen laatiminen, kirjoittaminen, tarkistaminen ja julkaiseminen muodostaa yrityksellesi tapahtuvan perustavanlaatuisen vuorovaikutuksen. Jos et ota aikaa harkita näitä tilanteita, tietoturvaloukkaukset ja tietosuojaongelmat saattavat purkaa toimintojasi. Sinun on asetettava standardit siitä, miten voit kerätä, käsitellä, siirtää ja käyttää tietoja toimistojen välillä sähköpostitse, postilähetyksillä ja muilla nopeutetuilla menetelmillä. Huolehdi siitä, että suojelet henkilöstöä ja asiakastietoja ja varmista, että noudatat lakisääteisiä vaatimuksia. Voit esimerkiksi kouluttaa työntekijöitä havaitsemaan epäilyttävät sähköpostit, jotka edustavat tietojenkalastelua tai muuta vilpillistä Internet-toimintaa.
Mallien kehittäminen
Työntekijöiden kouluttaminen interoffice-viestinnässä edellyttää, että käytät sähköpostiviestien, uutiskirjeiden, esitysten ja muiden toimistotietojen malleja. Luodessasi vakiomuodon, käytät yrityksen logon, fonttien ja värien käyttöä. Niiden julkaiseminen yrityksen intranet-sivustolla tekee niistä helposti kaikkien työntekijöiden saatavilla. Koulutukseen kuuluu mallin tarkoituksen kuvaaminen, sen mukauttaminen ja käyttäminen.
Roolipeliharjoitusten tekeminen
Epäonnistunut välityskommunikaatio tapahtuu, kun ihmiset eivät ilmaise itseään selvästi, kuuntelevat huolellisesti ja kunnioittavat toisiaan täysin. Kun teet tiiminrakennusharjoituksia, annat henkilökunnalle mahdollisuuden harjoittaa kommunikointia ei-uhkaavassa käytännön ympäristössä. Jaa esimerkiksi työntekijöiden ryhmä eri paikoista pareittain. Pyydä osallistujia miettimään vaikeaa keskustelua, kuten työntekijän lopettamista. Yksi henkilö on johtajan rooli ja toinen henkilö toimii työntekijän roolina. Viiden minuutin kuluttua viestin toimittamisesta pyydä osallistujia keskustelemaan keskustelusta ja siitä, mikä toimi tai ei auttanut prosessia. Emme voi välttää erimielisyyksiä tai neuvotteluja työpaikalla. Kuitenkin opettelemalla, miten kuvastoja ei voi auttaa ratkaisuun, voimme keskustella ilman puolustusta, kuunnella todellista merkitystä sanomassa, pysyä rauhallisena syytöksistä ja vihasta huolimatta ja keskittyä tuottavaan ongelmanratkaisuun.
Hyvä kommunikaattoreiden palkitseminen ja tunnustaminen
Kun olet luonut tehokkaan viestinnän malleja, jatka trendiä palkitsemalla ja tunnistamalla ne ihmiset, jotka levittävät konflikteja ja tekevät yhteistyötä. Voit esimerkiksi palkita tiimin pelaajia, jotka käyttävät sosiaalista mediaa vastuullisesti mainostamaan yrityksen tuotteita jakamalla pieniä merkkejä arvostuksestasi, kuten lahjakortit, elokuvaliput tai kupongit. Voit myös kiittää työntekijöitä julkisesti heidän kykynsä tiedottaa ihmisille yrityksen kokouksissa, tapahtumissa ja seremonioissa. Tarjoa esimerkiksi yrityksellesi levitetyn paras uutiskirje saavutustodistus.
