Toimivan arkistointijärjestelmän käyttäminen missä tahansa toimistossa on tärkeää. Paras tapa ylläpitää toimistopaketteja on, että ymmärrät helposti arkistointijärjestelmän. Kun seuraavan kerran tarvitset tiedoston, sinun ei tarvitse käydä läpi papereita, toivoen löytävänsä oikean. Tiedät tarkalleen, missä se on.
Luo aikaa rekisteröintijärjestelmän uudelleenjärjestelyyn tai uuden järjestelmän käynnistämiseen. se on helpompi lopettaa kaikki kerralla.
$config[code] not foundPyydä tietoja käyttäjiä käyttäviltä henkilöiltä.
Kirjaa tiedostosi aakkosjärjestykseen tai lajittele ne luokittain luokkien, asiakkaiden nimien tai päivämäärien mukaan.
Väritä koodit tiedostosi.
Merkitse jokainen tiedosto sellaisella nimellä, jolla on järkevää ja helppo löytää. Järjestelmässä ei saa olla "sekalaisia" tiedostoja.
Selaa tiedostoja ja asiakirjoja ennen kuin asetat ne uuteen järjestelmään ja hävitä tarpeettomat asiakirjat.
Kärki
Jos et ole varma asiakirjan luokasta, aseta se ensimmäiseen luokkaan, jota ajattelet, kun tarkastelet asiakirjaa tai saat neuvoja toiselta henkilöltä.
Jos toimistossa on useita arkistointijärjestelmiä, onko jokaisella sama tyyppinen arkistointijärjestelmä.
Kun sinulla on uusi kohde, luo tiedosto heti.
Onko kansioita ja kirjoituslaitteita saatavilla arkistoinnin lähellä.
Nidotaan sivut yhteen paperiliittimien sijaan.
Varoitus
Älä tee kaksoiskappaleita.
