Lisääntynyt maahanmuuton valvonta on nyt Washingtonin hallinnon tunnusmerkki. Ensimmäisten 100 päivän kuluessa Trumpin avajaistilaisuudesta Yhdysvaltojen maahanmuutto- ja tullivalvontaviranomaiset (ICE) kasvattivat maahanmuuttoa lähes 40 prosenttia vuoteen 2016 verrattuna. Lisäksi hallinto lisää ICE: lle 10 000 uutta edustajaa.
Näin tehostetulla täytäntöönpanolla työnantajien olisi valmistauduttava ICE-tarkastusten ja maahanmuuttotutkimusten nousuun.
$config[code] not foundNyt on hyvä aika tarkistaa käytäntöjä varmistaaksesi, että yritys noudattaa I-9-kirjanpitovaatimuksia. Myös entistä tärkeämpää on pysyä ajan tasalla maahanmuuttotyölainsäädännön muutoksista.
Jos et ole, vaikutus voi olla suuri. Myös näennäisesti vähäisillä tallennusvirheillä voi olla kalliita seurauksia, kuten sakkoja, liiketoiminnan häiriöitä tai huonompia.
Tässä on kolme asiaa, joita sinun pitäisi tehdä yrityksesi suojaamiseksi:
1. Käytä uutta I-9-lomaketta 18. syyskuuta alkaen
Tiedättekö, että kaikkien työnantajien on täytettävä työntekijät ja allekirjoitettava I-9-lomakkeet palkkauksen yhteydessä? Se on ollut laki vuosikymmeniä. Vaatimus siitä, ovatko työntekijät syntyneet Yhdysvalloissa.
Tässä on muutettu. 17. heinäkuuta 2017 julkaistiin uusi I-9-lomake. Kaikki työnantajat ovat pakollisia käytä uutta lomaketta I-9, joka alkaa 18. syyskuuta 2017tai kohdata mahdolliset sakot vanhentuneen lomakkeen käytöstä.
Syyskuun 18. päivänä sinun on aloitettava I-9-lomakkeen käyttö, ja tarkistuksen päivämäärä on 17.7.2017.
Miten siis pysyt ajan tasalla varmistaaksesi, että käytät oikeaa I-9-lomaketta onboarding-prosessissa? Helppo tapa on käyttää HRdirect I-9 ja W-4 Smart App -sovellusta.
2. Tee vaatimustenmukaisuustarkastus
Hyvimmistä aikomuksista huolimatta yrityksille on liian helppoa päästä I-9-kirjanpitoon nykyisten ja aiempien työntekijöiden hyväksi - kalliilla seurauksilla.
Sakot kaksinkertaistuivat kuluneen vuoden aikana. Sakkoja, jotka koskevat kirjanpitoon liittyviä rikkomuksia, on nyt 2,156 dollaria rikkomisesta. Sakot siirtyvät 4,313 dollariin niille, jotka tietoisesti palkkaavat dokumentoimattomia työntekijöitä. Jos rikoksia toistetaan, seuraamukset voivat ylittää 20 000 dollaria ja jopa vankeusrangaistuksen.
Suorittamalla I-9-tarkastuksen voit toimia riittävän ajoissa vakavien seurausten minimoimiseksi tai välttämiseksi. I-9-omavalvonta auttaa yritystäsi:
- tunnistaa ja korjata virheet,
- poistaa tiedot, joita yrityksesi ei enää tarvitse pitää, ja
- Varmista, että et työllistää tahattomasti dokumentoimatonta työntekijää.
Aika tehdä I-9-omavalvonta on ennen kuin ICE on etuovellasi pyytäen tietueita.
ComplyRightillä on hyödyllinen opas itsearvioinnin suorittamisesta. Hanki ilmainen I-9-tarkastusopas täältä.
3. Valmistele etukäteen, miten ICE-auditointi voidaan vastata
Liittovaltion ICE: n tutkijoilla on oikeus ilmoittaa yrityksessä ilman ennakkoilmoitusta tarkastusilmoituksella tarkastaa I-9-lomakkeet nykyisille työntekijöille. Pyhäkkökaupunkien työnantajat ja maisemointi-, vieraanvaraisuus- ja ravintoloiden kaltaiset teollisuudenalat voivat joutua valvonnan kohteeksi. Sillä ei ole väliä, kuinka pieni yritys - sinun voisi valita satunnaisesti.
Vaikka ICE: llä on oikeus suorittaa tilintarkastusta, työnantajat voivat tehdä niin, että rajoitetaan tällaisen toiminnan laajuutta:
- Säilytä I-9-dokumentaatio yhdessä paikassa, erillään muista työntekijöiden tietueista.
- Rajoita antamasi tiedot vain siihen, mitä tarvitaan.
- Älkää antako suostumusta etsiä muita kuin julkisia alueita ilman oikeushakua.
- Älä pakota luopumaan sallitusta ilmoitusajastasi. Yleensä yrityksillä on oikeus kolme päivää etukäteen.
Määritä myös yksi työntekijä, joka koordinoi yrityksen vastausta ICE-tarkastuksiin. Tämä työntekijä olisi koulutettava etukäteen, myös silloin, kun hän pyytää oikeudellista neuvontaa.
Noudattaen tällaisia parhaita käytäntöjä ICE-tarkastus voidaan pitää vähäisenä liiketoimintaa häiritsevänä eikä suurena häiriönä jyrkillä sakoilla ja muilla seuraamuksilla.
Nykypäivän ympäristössä on tärkeämpää kuin koskaan ryhtyä oikeisiin toimiin, kuten edellä mainittuihin kolmeen toimintaan. ComplyRight on erikoistunut auttamaan kaikenkokoisia yrityksiä siirtymään työllisyysvaatimusten monimutkaisuuteen, ja sillä on paljon resursseja sivustollaan.
Kuva: Maahanmuutto ja tullien täytäntöönpano
Lisää: Sponsoroitu
