Sihteeritoiminnot voivat sisältää erilaisia toimistotehtäviä, kuten puhelinvastaajaa, kirjoittamista, arkistointia, postin avaamista ja kahvin hankkimista. Sihteerillä, joka toimii johtajan avustajana, on samanlaisia tehtäviä. Tällainen sihteeri raportoi kuitenkin suoraan esimiehelle (toisin kuin kaikki muut yhtiössä) ja auttaa johtajaa monin tavoin helpottamaan työnsä järjestämistä ja toimiston järjestämistä.
$config[code] not foundViestinnän toiminnot
Johtajan sihteerinä olet usein ensimmäinen henkilö, joka tavoittelee pomoasi niin yrityksen sisällä kuin sen ulkopuolella. Toisin kuin vastaanottovirkailija tai pääsihteeri, joka vastaa puhelimeen koko henkilökunnalle, saatat olla vastuussa vastaavista puheluista vain johtajaltasi. Sinun on näytettävä puhelut selvittääksesi, voitko auttaa soittajaa tai jos pomosi on käytettävissä puhelun ottamiseen. Johtajan avustaminen sisältää tervehdys kävijöitä, jotka tulevat johtajan toimistoon ja ohjaavat heitä johtajan ohjeiden mukaisesti. Johtajanne sihteeritoiminnot voivat myös sisältää yhteyksiä muihin ammattilaisiin hänen puolestaan kirjallisen kirjeenvaihdon kautta, puheluiden soittamisesta ja sähköpostiviestien lähettämisestä.
Organisaation toiminnot
Johtajat odottavat sihteereidensä järjestämistä. Olet vastuussa siitä, että toimistotiedostot säilytetään asianmukaisesti ja luottamukselliset asiakirjat sijoitetaan turvalliseen alueeseen. Saatat joutua lajittelemaan saapuvan postin avulla, mitä johtajalle annetaan, jätetään tai hylätään. Johtajan avustaminen sisältää usein hänen aikataulunsa pitämisen. Hän odottaa, että seuratte hänen tapaamisiaan, ajoitetaan kokouksia ja järjestetään tarvittaessa matkajärjestelyjään. Muita toimintoja voivat olla neuvottelupuhelujen ja kokousten osallistuminen sekä esityslistan ja pöytäkirjojen antaminen.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingJohtotehtävät
Vaikka olet johtajan sihteeri, osa tehtävistäsi voi sisältää johtamista. Johtajan avustaminen voi joskus tarkoittaa sitä, että hän toimii itse johtajana. Pomosi voi antaa sinulle tehtävän valvoa tiettyjä projekteja, kuten tietokannan hallintaa tai raporttien luomista ja päivittämistä. Jos toimistossa on muitakin toimihenkilöitä, voit olla vastuussa niiden hallinnoinnista ja päivittäisten tehtävien antamisesta. He voivat raportoida suoraan sinulle johtajan sijasta, ja voit toimia heidän välittömänä ohjaajana. Voit myös pyytää sinua kouluttamaan muita työntekijöitä ja jopa ohjaamaan esimiehellesi sellaisia asioita, kuten opettamaan heille, miten toimistokoneita käytetään tai käyttää ohjelmistopaketteja.
