Pienyrityksen omistajana vapaa-aika ei luultavasti ole sellainen, että sinulla on paljon. Teillä on paljon tehtäviä ja määräaikoja. Joten miten voit paremmin toteuttaa nämä tehtävät lyhyemmässä ajassa?
Alla on 50 säästöaikaa, joiden avulla voit säästää aikaa koko työpäivän ajan.
50 säästöaikaa pienille yrityksille
1. Aseta tavoitteet
$config[code] not foundKirjoita joka aamu yksityiskohtainen tehtäväluettelo asioista, jotka haluat saavuttaa kyseisenä päivänä.
2. Luo suunnitelma
Selvitä, milloin ja miten saavutat jokaisen kohteen päiväluettelossasi - tarvitsetko apua, tarvikkeita jne.?
3. Määritä tärkeysjärjestyksen mukaan
On väistämätöntä, että joskus sinun täytyy leikata kohteita tehtäväluettelostasi, joten päätät aikaisin, mitä tärkeimmät kohteet ovat ja priorisoida.
4. Priorisoi kiireellisyys
Sinun täytyy päästä sellaisiin projekteihin, joissa on kiireelliset määräajat, joten jätä ne, jotka maksetaan ensi viikolla myöhemmin.
5. Katkaise suuret tehtävät
Jos luettelossa on joitakin ylivoimaisia kohteita, hajota ne pienempiin, hallittavampiin tehtäviin.
6. Ole realistinen
Älä odota suorittavan kaikkea tunnissa. Tiedä rajoituksesi ja kykysi.
7. Seuraa aikaa
Jotta voisit ymmärtää paremmin, kuinka todella viettää aikaa, kestää muutaman päivän ja kirjoita kaikki, mitä teet ja kuinka kauan se kestää. Sisällytä taukoja, sähköpostia, sosiaalista mediaa ja kaikkea muuta, jotta saat selville, mitkä ovat suurimmat aikahävittäjät.
8. Aseta määräajat
Tarvitsetko motivaatiota hankkeen toteuttamiseen? Aseta itsellesi määräaika ja kerro siitä muille, jotta he voivat auttaa sinua pitämään sinut vastuullisina.
9. Pidä yksi silmä kellon päällä
Et halua pysäyttää jatkuvasti aikaa, mutta et myöskään halua päästää päivä pois sinusta, koska et ollut kiinnittänyt huomiota. Pysyä radalla.
10. Aseta muistutukset
Jos sinulla on määräaika tai kokous, voit asettaa puhelimeesi muistutuksen, joka katkeaa pian.
11. Aikataulut
Jokaisen täytyy ottaa taukoja koko päivän ajan, joten varmista, että otat ne huomioon, kun suunnittelet tehtäviäsi päivälle.
12. Aikataulu sähköpostin ja sosiaalisen median ajaksi
Sähköposti ja sosiaalinen media voivat olla suuria ajanhävittäjiä. Älä vastaa jokaiseen sähköpostiosoitteeseen, koska se ei ole Facebookissa tai Twitterissä avoinna koko päivän. Suunnittele sen sijaan lyhyt lohko tai kaksi koko päivän ajan näiden tehtävien suorittamiseksi.
13. Käytä Keski-sosiaalisen median hallintajärjestelmää
Jos käytät sosiaalista mediaa markkinointitarkoituksiin, sinulla on todennäköisesti useampi kuin yksi tili. Keskeisen kojelaudan käyttäminen kuten HootSuite auttaa sinua välttämään menemistä edestakaisin sivustojen välillä ja jopa voit suunnitella viestejä koko päivän ajan, joten sinun ei tarvitse jatkuvasti kirjautua takaisin.
14. Vältä häiriöitä
Sosiaalisen median ja sähköpostin lisäksi on useita muita häiriötekijöitä, jotka voivat aiheuttaa ajan tuhlausta koko päivän. Jos työskentelet kotona, katkaise televisiosta virta. Jos työskentelet toimistossa, ota eri reitti vesijäähdyttimeen, jotta vältyt työttömien työtovereiden välttämiseksi.
15. Pidä kiinni yhdestä tehtävästä kerrallaan
Monitehtävä voi kuulostaa aika-säästäjältä, mutta sitä ei ole. Keskity yhteen tehtävään, suorita se ja siirry sitten eteenpäin.
16. Erätehtävät
Vastaavia tehtäviä voi olla hyödyllistä tehdä peräkkäin. Tee esimerkiksi kaikki puhelimesi puhelut päivälle taaksepäin.
17. Kannustaa tehtäviä
Kun sinulla on todella vaikea tehtävä, anna itsellesi palkkio sen täyttämisestä. Se voi olla yhtä helppoa kuin taukoa.
18. Keskity tuloksiin
Sinulla pitäisi olla käsitys siitä, miksi teet jokaisen tehtävän luettelossasi. Kysy itseltäsi, miten kukin tuote vaikuttaa yritykseesi ja keskittyy tuloksiin.
19. Älä rasita tärkeitä tietoja
Jos jotakin ei vaikuta suuresti liiketoimintaan, älä korosta sitä. Perfektionismi voi olla iso aika.
20. Luo hyviä tapoja
Luo tapana lajitella tiedostoja säännöllisesti, vastata sähköpostiviesteihin ajoissa ja suorittaa nopeasti kaikki muut tehtävät, jotka näkyvät tehtävälistassasi, jotta siitä tulee nopeasti rutiini.
21. Poista ei-olennainen
Poista kohteet, jotka eivät enää toimi tehtävänäsi, sekä fyysisesti että sähköisesti.
22. Käytä sähköpostisuodattimia ja arkistoja
Käytä sähköpostisuodattimia ja arkistoja, jotta et viettää tuntikausia etsimällä tiettyä viestiä. Sähköpostiohjelmasi tarjoaa todennäköisesti helppoja työkaluja, joilla kaikki viestisi järjestetään, joten käytä näitä ominaisuuksia viisaasti.
23. Rajoita kokouksia
Kokoukset voivat olla välttämättömiä, mutta ne voivat myös muuttua ajanhävittäjiksi, jos ne menevät liian pitkään tai tapahtuvat liian usein. Hyväksy ja määritä vain tärkeitä kokouksia.
24. Palkkaa virtuaaliassistentti
Virtuaaliset avustajat voivat auttaa sinua arkipäivän tehtävissä, kuten sähköpostissa, kirjanpidossa, aikataulussa ja tutkimuksessa. Harkitse itsellesi apua jos tarvitset sitä.
25. Käytä projektinhallintajärjestelmää
Basecampin kaltaiset palvelut tarjoavat tiimillesi mahdollisuuden kommunikoida ryhmissä, asettaa määräajat ja jakaa ja muokata tiedostoja ilman, että sinun pitää seurata useita eri sähköpostilankoja.
26. Pidä projektit yhdessä paikassa
Molemmissa valmiissa projekteissa ja vielä käynnissä olevissa projekteissa on yksi kansio tai alue, josta tiedät, että löydät ne.
27. Vältä kiirehtiä
Jos muutat tai haluat matkustaa kokouksiin, ota huomioon liikenne ja rakentaminen, jotta et menettäisi aikaa matkalla.
28. Pidä virtuaalikokouksia
Vältä matkustamasta mahdollisuuksien mukaan ja harkitse sen sijaan sellaisten ohjelmien käyttöä, kuten Skype tai GoToMeeting.
29. Automatisoi palkkahallinto
Investoimalla sen sijaan manuaalisesti tuntien ja kustannusten seurantaan, palkkajärjestelmään, joka tekee kaiken työn puolestasi.
30. Ota muistiinpanoja
Pidä muistikirja aina mukanasi muistiinpanojen ja ideoiden muistuttamiseen tai Evernoten kaltaiseen sovellukseen ideoiden, kuvien ja muiden tallentamiseen, jotta et viettää aikaa yrittää ajatella niitä myöhemmin.
31. Hyödynnä teknologiaa
Käytettävissä on niin paljon aikaa säästäviä ja organisatorisia sovelluksia ja palveluja, kuten Dropbox, jonka avulla voit tuoda valokuvia, dokumentteja ja videoita mihin tahansa. Etsi ne, jotka toimivat sinulle.
32. Älä mene pois
Yritetään hallita ja hyödyntää liian monta tuottavuuden sovellusta ja palvelua kerrallaan. Älä käytä niin monta heistä, että vietät enemmän aikaa kuin säästät.
33. Valtuutettu
Pyydä tiimiasi ottamaan tehtäviä, joita sinulla ei ole aikaa tai joiden kanssa tiedät, että he tekevät hyvää työtä.
34. Investoi kirjanpitoon
Loputtomien laskentataulukoiden pitäminen voi johtaa paljon päänsärkyä ja tuhlata aikaa. Säilytä kaikki tilitietosi yhdessä paikassa.
35. Pidä järjestetty työtila
Älä viettää tuntikausia ryöstämällä työpöytäsi etsimällä tiettyä asiakirjaa, kun voisit vain toteuttaa arkistointijärjestelmän ja löytää sen muutamassa sekunnissa.
36. Varmuuskopioi tiedostosi
Luo varmuuskopiot kaikista tärkeistä tiedostoistasi, jos kyseessä on ulkoinen kovalevy, kovalevyt tai online-varmuuskopiointi. Tarkastellaan tätä varten verkkopalvelua, kuten Carbonite tai Mozy.
37. Pidä yleisesti käytettyjen lomakkeiden mallit
Älä viettää aikaa kirjoittamalla samat kappaleet uudestaan ja uudestaan, kun voit tallentaa yleisen mallin. Mene sisään ja tee muutamia päivityksiä aina, kun käytät sitä alusta alkaen.
38. Käytä pikavalintoja
Käytä näppäimistön ja selaimen pikanäppäimiä ja pidä kaikki yleisesti käytetyt ohjelmasi helposti saatavilla olevassa paikassa työpöydällä.
39. Automatisoi kulut
Hyödynnä automaattisia laskunmaksupalveluja aina, kun mahdollista, jotta vältytään maksuviivästyksiltä ja viikoittain maksettavilta maksuilta.
40. Käytä pilvipohjaista kalenteria
Kalenterisovellukset voivat pitää sinut ajan tasalla tärkeistä kokouksista ja määräajoista, eikä päivitystyötä tarvita kauan. Harkitse Google-kalenterin käyttöä tähän tarkoitukseen.
41. Onko sinulla yhteistoimintajärjestelmä
Olitpa sitten käytössäsi Basecampin tai Google-dokumenttien kaltaisella alustalla tai pidä perinteisempiä menetelmiä, sinulla on oltava järjestelmä, jonka avulla yhteistyö ei ole hämmentynyt ja järjestämätön.
42. Sano “Ei”
Älä ota tehtäviä vain siksi, että joku pyytää sinua. Jos sinulla ei ole aikaa ja se ei auta yritystäsi, älä tee sitä.
43. Hyödynnä aika alas
Odotushuoneissa, metrolla tai jopa pitkillä hissinajoilla vietettyä aikaa voitaisiin käyttää kalenterin päivittämiseen, muistiinpanojen kirjoittamiseen tai muihin yksinkertaisiin tehtäviin.
44. Puhdista vanhat tiedostot
Tietokoneen vanhentaminen vanhoista tiedostoista ei voi vain pitää sinut tarpeettomana läpi, kun etsit lisää asiaankuuluvia tiedostoja, mutta se voi myös nopeuttaa tietokonettasi ja pelastaa sinut loputtomien lataussivujen kohtalosta.
45. Käytä mobiilisovelluksia
On olemassa mobiilisovellusohjelmia, mobiilikalenterisovelluksia, mobiililuettelosovelluksia, jotka kaikki auttavat sinua suorittamaan tehtäviä ja säästämään aikaa, kun et ole tietokoneen edessä.
46. Tunne tavasi
Jos olet varhainen lintu, hanki tärkeimmät tehtävänne varhaisessa vaiheessa. Jos olet yökyöpeli, älä pakota itseäsi kääntymään suurissa projekteissa aamulla. Pelaa vahvuuksiasi.
47. Lyhennä työpäivääsi
Lexi Rodrigo kertoo freelance-kansiossa olevasta blogikirjoituksesta, että työpäivän viivästyminen pakottaa sinut suorittamaan enemmän määritetyn ajan kuluessa.
48. Jätä huone odottamattomalle
Asiat, joita et aio suunnitella, tulevat koko päivän. Ota tämä huomioon, kun teet tehtävälistan.
49. On hiljainen tuntia
Jos työskentelet toimistossa, aseta ovesi "Älä häiritse" -merkki, kun työskentelet tärkeässä tehtävässä. Jos työskentelet kotoa, hiljaa puhelimesi siihen aikaan. Jos häiriötekijät tulevat esiin, kun olet vyöhykkeellä, voit menettää keskittymisen ja päätyä viettämään enemmän aikaa kuin on tarpeen.
50. Älä ylitä aikataulua
Saatat olla liian optimistinen aamulla siitä, kuinka paljon voit saada aikaan sinä päivänä. Mutta liian täydellisen luettelon luominen vain hukuttaa sinua myöhemmin päivällä.
Jos käytät vain muutamia edellä mainittuja ajan säästövinkkejä, alat huomata eroa työpäivässänne ja tuottavuutessasi - ja saatat jopa huomata, että sinulla on hieman enemmän vapaa-aikaa.
Lisätietoja: Pienyritysten kasvu 71 Kommentit ▼
