16 tapaa, jolla virtuaalinen puhelinpalvelu voi auttaa yritystäsi

Kun käynnistät pienyrityksiäsi, on epätodennäköistä, että ajattelitte kovasti puhelimen järjestelmän perustamista, jos ajattelitte sitä.

Et ole yksin tässä: 25-plus-käynnistyksen tarkistuslistoista katsottiin verkossa, kun tutkimme tätä artikkelia, vain yksi listattu puhelinjärjestelmä, ja se oli melko pitkälle etusijalla.

Tämä ei ole hämmästyttävää. Yli kolme neljäsosaa pienyrityksistä aloitti vuonna 2013 neljä tai vähemmän henkilöä. Tällaisen pienen ryhmän avulla yksittäisten matkapuhelinten käyttäminen on järkevää.

$config[code] not found

Koska nämä yritykset kasvavat sekä työntekijöiden että asiakkaiden osalta, tarvitaan entistä kehittyneempää, mutta kohtuuhintaista puhelinjärjestelmää. Loppujen lopuksi sinun ei halua menettää jopa yhtä puhelua, eikö?

Ja silloin virtuaalinen puhelinjärjestelmä siirtyy kuvaan.

Mikä on Virtual Phone Service?

Yrityspuhelinjärjestelmät ovat vuosikymmeniä tarjonneet enemmän kuin puhelinta jokaiselle pöydälle. Puheviestinnästä puhelun reititykseen, soitonsiirtoon ja neuvottelupuheluihin nykyaikaiset puhelinjärjestelmät ovat muuttaneet tapaa, jolla yritykset kommunikoivat asiakkaidensa, kumppaneidensa ja omien seiniensä kanssa.

Monille pienille yrityksille sisäisen puhelinjärjestelmän hinta oli kuitenkin kohtuuton. Laitteiden itsensä (mukaan lukien puhelimet) ohella järjestelmän hallinnan, vianmäärityksen ja ylläpidon kustannukset olivat korkeat.

1990-luvun lopulla kuitenkin uusi ratkaisu esiteltiin: virtuaaliset puhelinpalvelut. Paljon samoin kuin pilvessä käytettävät online-sovellukset, nämä palvelut mahdollistivat pienyrityksille mahdollisuuden saada lisää ominaisuuksia vähemmän rahaa säästämällä kaikki laitteisto-, hallinta- ja ylläpitokustannukset ja levittämällä niitä useille yrityksille. Lisäksi virtuaalipuhelupalveluja käyttävät yritykset voivat käyttää nykyisiä puhelinlaitteitaan, olipa ne kytkettyinä seinään tai mobiiliin.

Lopputulos? Pienyrityksillä on nyt mahdollisuus saada vahvoja yrityspuhelupalveluja paljon halvemmalla.

16 tapaa, jolla virtuaalinen puhelinpalvelu voi auttaa yritystäsi

Virtuaalipuhelupalvelut ovat niiden käyttöönoton jälkeen jatkuvasti kasvattaneet palveluvalikoimaansa. Voit auttaa sinua ymmärtämään, mitä on saatavilla, ja katso alla olevista yleisimmistä ja harvinaisista ominaisuuksista.

Virtuaalisen puhelinpalvelun yhteiset ominaisuudet

Seuraavassa on esimerkki yleisimmistä virtuaalipuhelinpalvelujen tarjoamista ominaisuuksista:

Puhelinnumerot - Mainosta yhtä päänumeroa tai luo niin monta paikallista suoravalinta- ja turhuutta 800 numeroa kuin tarvitset (varoitus: useampi numero voi tarkoittaa korkeampia kustannuksia). Voit yleensä määrittää soittajan tunnuksen, jota haluat käyttää, joten henkilö, jolle soitat, näkee yrityksesi nimen.
Virtuaaliset vastaanottovirkailijat ja itsepalveluvalikot - Tervetuloa soittajat ammattitaitoisella tervehdyksellä ja lähetä ne sitten matkalla tai tarjoamalla valikko, jossa on vaihtoehtoja, kuten laajennushakemisto sekä sijainti ja työajat.
Pidä musiikkia - Voit jopa valita oman!
Puhelun reititys - Auta soittajaa saavuttamaan oikean henkilön automaatiosäännöillä, joita voit muuttaa lennossa. Selvitä, kuka saa puhelun käyttämällä sellaisia ominaisuuksia, kuten ryhmäjonot ja samanaikainen soittoääni, ja saat puhelut tiellä ”seuranta” -ominaisuuksilla, jotka välittävät kaikki puhelut mobiililaitteeseesi. Voit jopa määrittää seulontasääntöjä, joten sinulle lähetetään tärkeitä puheluja, kun taas vähemmän tärkeitä puheluja lähetetään vastaajaan.
Muut puhelimen toiminnot - Useimmat virtuaalipuhelupalvelut tarjoavat puhelunsiirron, puhelun pysäköinnin, soittajan tunnuksen, odottelun ja eivät häiritse. Jotkut jopa ilmoittavat soittajan (ts. Ne pyytävät soittajaa sanomaan nimensä, tallentamaan sen ja toistamaan sen ennen kuin hyväksyt puhelun) ja puhelun esto.
Klikkaa soittaaksesi - Anna asiakkaillesi soittaa napsauttamalla verkkosivuston painiketta.
Neuvottelupuhelut - Se on kuin online-puolue, jossa saat työtä.
faksit - Vastaanota fakseja ja toimita ne sähköpostitse.
Voicemail - Ajattele isompi kuin yksinkertainen kyky vastaanottaa vastaajaviesti. Monet virtuaalipuhelinpalvelut välittävät ääniviestien tallennuksen sähköpostiosoitteeseesi, jossa voit toistaa niitä välittömästi.
Tilin hallinta - Muuta, hallita ja seurata puhelinjärjestelmääsi helppokäyttöisellä online-kojelaudalla. Ei monimutkaisia järjestelmiä hallita eikä laitteita käsitellä.

Virtuaalisen puhelinpalvelun harvinaiset ominaisuudet

Live-hoitaja - Mikään ei ole parempi kuin elävän henkilön vastaaminen yrityksesi puhelimeen. Jotkin virtuaalipuhelupalvelut mahdollistavat sen, että voit tarjota kokemusta ilman, että tarvitset palkkausta vastaanottajasta.
Vastaajaviestit - Kuitenkin jokaiselle sähköpostitse lähetettävälle vastaajalle tallennus on mukavaa, mutta et voi kuunnella yhtä kokouksen aikana. Siitä, kun tekstiviestissä oleva transkriboitu puheposti on todella kätevä.
Puhelun kääntö - Sinun täytyy lähteä toimistosta, kun olet keskellä puhelua? Puhelun kääntö mahdollistaa puhelun siirtämisen mobiililaitteellesi, jotta voit jatkaa puhumista.
Web- ja videoneuvottelut - Jotkut virtuaalipuhelinpalvelut tarjoavat mahdollisuuden isännöidä web- ja videokonferensseja tarpeen mukaan.
integraatio - Virtuaalipuhelinpalvelun integrointi usein käytettyjen sovellusten avulla mahdollistaa tehokkaiden prosessien määrittämisen. Esimerkiksi RingCentralin avulla voit lähettää saapuvia fakseja tiettyihin Box-kansioihin ja ottaa käyttöön "click-to-call" -toiminnon Zendesk-asiakaspalveluratkaisusta.
Puhelun tallennus - Jos haluat tallentaa puhelun joko oikeudellisiin tai koulutustarkoituksiin, jotkut virtuaalipuhelinpalvelut tarjoavat tämän ominaisuuden.

Voice-Over-IP (VOIP) -päätös

Virtuaalipuhelupalveluja voidaan tarjota kahdella tavalla:

Perinteinen puhelupalvelu, jossa käytetään PBX-järjestelmää (yksityinen sivuliike), joka käyttää samoja linjoja kuin koti- ja matkapuhelimet; tai
VOIP, menetelmä, joka ohjaa puhelut Internetin kautta.

Vaikka VOIP on usein halvempaa, on kaksi tärkeää tosiseikkaa, jotka on otettava huomioon ennen kuin valitset virtuaalisen puhelinpalvelun, joka käyttää tätä lähestymistapaa:

Luotettavuus - VOIP vaatii vakaan ja vahvan Internet-yhteyden. Jos tämä ei ole käytettävissä, katsot vääristyneitä ja hylättyjä puheluita.
Hätäpalvelut - Hätäpalvelut on integroitu täysin perinteisiin puhelinpalveluihin, joissa käytetään PBX-järjestelmää, mutta ei VOIP-palveluita. Tämä tarkoittaa, että 911: n kaltaiset palvelut eivät pysty jäljittämään VOIP-puheluja, mikä on vakava rajoitus, jos olet koskaan vaikeuksissa. Vaikka tätä ongelmaa käsitellään, se on edelleen todellinen huolenaihe.

Luettelo virtuaalisista puhelinpalveluista

Jotta voisit löytää virtuaalisen puhelinpalvelun, joka sopii tarpeisiisi ja budjettiin, olemme laatineet alla olevan luettelon, jotta voit aloittaa toimintasi.

Huomautus: ominaisuudet ja hinnat vaihtelevat suuresti eri palvelujen välillä, joten varmista, että teet tutkimuksen.