Projektipäällikkö, PM, vastaa resurssien hallinnasta ja asioiden saamisesta aikataulun ja budjetin rajoissa. PM vastaa myös muutoksenhallinnasta, koska luonnostaan johtuvat hankkeet aiheuttavat suuria tai pieniä muutoksia. Hankkeet vaihtelevat monimutkaisuuden, koon ja laajuuden mukaan, mutta puitteiden tai standardimenetelmien avulla hankkeet voidaan toteuttaa onnistuneisiin ja hyvin suunniteltuihin tuloksiin. Esimerkki projektinhallintakehyksestä löytyy Project Management Institute -tietokannasta, jota usein kutsutaan nimellä PMBOK.
$config[code] not foundviestintä
Yli 90 prosenttia PM: n ajasta voidaan käyttää viestintään. Projektin aloittamis- ja suunnitteluvaiheessa viestinnät selventävät ja vahvistavat hankkeen peruskirjan, laajuuden ja tavoitteet. Toteutuksen, viestinnän seurannan tilan ja suorituskyvyn aikana sekä tunnistetaan riskit. Projektin päättyessä viestintä tiedottaa sidosryhmille ja sponsoreille onnistuneesta loppuunsaattamisesta. Jotta kaikki nämä viestinnät olisivat tehokkaampia ja tehokkaampia, PM kehittää ja jakaa viestintäsuunnitelmia alussa. Näiden suunnitelmien tarkoituksena on käsitellä tilapäivityksiä, tiedottaa tiimin jäsenille, sponsoreille ja muille sidosryhmille sekä saada tarvittaessa hankkeen hyväksynnät.
Odotusten hallinta
Viestintä on myös kriittinen näkökohta odotusten hallinnassa. PM asettaa sponsorien, tiimin jäsenten, myyjien ja asiakkaiden odotukset. Odotuksia määritettäessä PM: n on luotava puolueeton ympäristö hankkeen tavoitteiden helpottamiseksi. Vastuu odotusjohtamisesta sisältää selkeän ja rehellisen tiedon antamisen kaikille sidosryhmille. Viestintä on suunniteltava siten, että se antaa tietoa selkeästi, tarkasti ja avoimesti. Jatkuva vastuu PM: stä edellyttää korkean eettisyyden ja eheyden ylläpitämistä hankkeen alusta loppuun.
Ajoitus ja suunnittelu
PM kehittää työjakauman rakenteen, WBS: n ja aikataulun, jossa esitetään projektitehtäviä ja virstanpylväitä. WBS rikkoo suuren projektin alas hallittaviin tuloksiin, jotka voidaan seurata loppuun. Projektinhallintaohjelmisto tai Gantt-peruskartat, bar-grafiikka, jota käytetään projektin pääaikataulun ja resurssien allokointiin. PM: n on tunnistettava riskitekijät ja työskenneltävä tiimin jäsenten kanssa näiden riskien lieventämiseksi tarvittavien strategioiden määrittämiseksi. Hankkeen toteutusvaiheessa PM hallinnoi resursseja aikatauluun.
Tulosohjaus
PM: n tavoitteena on toimittaa hankkeita ajallaan ja talousarviossa. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi PM hallinnoi ja seuraa tiimin ja projektin suorituskykyä. Nykyisten tehtävien seuranta tulevaisuutta silmällä pitäen on tärkeää varmistaa, että kaikki resurssit, kuten tiimin jäsenet, laitteet ja materiaalit ovat käytettävissä, kun ne ovat tarpeen pääohjelman tukemiseksi. Koska hankkeet liikkuvat toteutusvaiheessa, PM seuraa resurssien allokointia ja hankekustannuksia, jotta voidaan selvittää, ovatko kaikki toimitukset aikataulun mukaisia ja kokoushavaintoja. Jos ongelmia havaitaan, PM ryhtyy toimiin saadakseen hankkeen takaisin raiteilleen.
