Pienyrityksen omistajana olet jo seurannut yrityksen resursseja, kuten pääomaa, työntekijöitä ja tiloja. Mutta entä työntekijöiden aika? Aikaa on vaikea mitata ja seurata, ja monet pienyritysten omistajat käsittelevät virheellisesti aikaa kuin rajaton resurssi. Tämä ei kuitenkaan voinut olla kauempana totuudesta.
McKinseyn äskettäin tekemässä tutkimuksessa todettiin, että vain 9 prosenttia johtajista oli ”erittäin tyytyväisiä” siihen, miten työntekijöiden aika on tällä hetkellä myönnetty. Lisäksi lähes puolet johtajista ilmoitti, että niiden nykyinen aikajako ei ole yhdenmukainen yrityksen tavoitteiden kanssa. Ja keskimääräinen toimistotyöntekijä voi kertoa teille, että liikaa yrityksen aikaa käytetään triviaaleihin tehtäviin, kuten sähköpostiviesteihin ja ei-olennaisiin kokouksiin osallistumiseen.
$config[code] not foundTehokas ajanhallinta on kriittinen yrityksesi tuottavuuden ja kannattavuuden kannalta. Joten, miten yritykset voivat parantaa ajanhallintaa? Se ei ole yhtä helppoa kuin vain kertoa työntekijöille käyttää aikaa paremmin. Sen sijaan johtoryhmän on rakennettava yrityskulttuuri, joka tukee aktiivisesti ajanhallintaa koko organisaatiossa.
Kulttuuri, joka tukee tehokkaasti ajankäyttöä
Työntekijöiden yksityisyys
Multitasking on merkittävä merkki yrityksessä. Työntekijöiden odotetaan pystyvän tehokkaasti sovittamaan useita tehtäviä kerralla. Niinpä esimiehet täyttävät työaikansa erilaisilla projekteilla, kokouksilla ja yritystoiminnoilla.
Tutkimukset kuitenkin osoittavat yhä enemmän, että moniajo on tehotonta. Itse asiassa Stanfordin tutkijat osoittivat, että multitaskersilla on heikko organisaatiokyky, ne ovat helposti häiritseviä ja usein puutteellisia.
Jos multitasking ei ole avain tehokkaaseen ajanhallintaan, mikä on?
Vastaus on virtaus. Kuten tekijä ja psykologi Mihaly Csikszentmihalyi määrittelevät, virtaus tapahtuu, kun syötät voimakkaan ja vaivattoman keskittymisen tilaan. Sitä kutsutaan usein "olevaksi vyöhykkeellä", ja työntekijät ovat tässä tilassa paljon tuottavampia kuin missään muussa vaiheessa.
Tuottavuuden parantamiseksi työnantajien tulisi tehdä kaikkensa, jotta työntekijät pysyisivät virtaustilassa. Tämä tarkoittaa hiljaisuuden ja yksityisyyden yritysympäristön edistämistä. Mahdollisuuksien mukaan johtajien tulisi välttää rasittamasta työntekijöitään useilla tehtävillä tai häiritsemällä niitä tarpeettomilla sähköposteilla ja puheluilla.
Monet työntekijät hyötyvät myös omistamasta toimistosta sen sijaan, että työskentelisivät meluisissa tiloissa.
Vähemmän, tehokkaampia kokouksia
Yksi suurimmista tehokkaista ajanhallinnoista on yrityksen kokous. Keskimääräinen kokous vie arvokasta aikaa ja keskeyttää työntekijän virtaustilan, samalla kun syntyy hyvin vähän merkityksellisiä tuloksia.
Microsoftin kyselyn mukaan tehottomat tapaamiset ovat keskimääräisen työviikon huipputekijöitä. Lisäksi työntekijät viettävät kokouksissa lähes kuusi tuntia viikossa ja 69% työntekijöistä tuntuu, että nämä kokoukset ovat tuottamattomia.
Jotta yrityksen aikaa voitaisiin hallita paremmin, avainhenkilöiden tulisi ajaa kokouksia, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä. Kokouksissa tulisi olla erityinen tarkoitus: tehdä päätös tai ratkaista ongelma. Käsiteltävistä kysymyksistä ja järjestyksestä ja kullekin annettavasta ajasta tulisi olla yksityiskohtainen esityslista.
Jos kokous on suunniteltu vain antamaan tietoa, harkitse sähköpostin lähettämistä. Monet kokoukset voidaan myös tehdä valinnaisiksi, joten jos työntekijä on tässä kriittisessä virtaustilassa, hän voi jättää keskeytyksen.
Ajan seuranta
Jokainen johtaja tietää, että jotta yritys voisi edetä, on oltava selkeästi määritelty joukko tulevaisuuden tavoitteita ja tavoitteita. Näiden tavoitteiden asettaminen ei kuitenkaan riitä. Liian usein johtajat ja heidän työntekijänsä siirtyvät päivittäisiin tehtäviin ja eivät koskaan löydä aikaa edetä pitkän aikavälin tavoitteisiin. Tämä on integroidun, sähköisen ajan seurannan yhteydessä.
Tehokkaiden sähköisten ajanseurantajärjestelmien pitäisi kerätä kustannukset sekä kunkin yksittäisen työntekijän ja projektin aika ja yhdistää nämä tiedot kokonaisvaltaiseen näkymään yrityksen aikajaosta. Tällä tavoin voit määrittää, soveltuuko yrityksesi nykyinen aikajakelu yrityksen tavoitteiden mukaisesti. Kuten kaikkien resurssien kohdalla, oikea määräaika vähentää jätettä ja helpottaa yrityksen kasvua.
Legendaarinen johtajakonsultti Peter Druckers sanoi kerran:
Aika on halvin resurssi, ja ellei sitä hallita, mitään muuta ei voida hallita.
Liiketoiminnassa aika on arvokasta. Jokaisen työnantajan edun mukaista on edistää sellaista yrityskulttuuria, joka mittaa, hallinnoi ja arvostaa sitä.
Epäsuotuisa kokous Shutterstockin kautta
11 Kommentit ▼
