Muistettavia tapahtumia ei vain tapahdu. Tapahtuman järjestäminen ja pitäminen on suunnitteilla. Olipa kyseessä konferenssi, seminaari tai asiakasarviointipäivä, ja onko sinulla kolme viikkoa aikaa suunnitella tai koko vuoden, tapahtuman menestys on yksityiskohtia. Olemme keränneet asiantuntijoilta 42 pienten yritysten tapahtumien suunnitteluvinkkejä, joista osa on vuosittaisten Small Business Influencer -palkintojen järjestäjistä.
$config[code] not foundSmall Business Event Planning: Mitä tehdä ensin
1. Päätä kohdeyleisösi ennen muuta. Ensimmäinen askel - ennen kuin teet mitään muuta - on määritellä selkeästi, kuka kohderyhmäsi on. Tästä kaikki muut päätökset kootaan muotoon, sisältöön, hintoihin, sijaintiin jne. Tämä jäsennelty lähestymistapa auttaa myös pysymään keskittyneenä tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseen eikä mahdollistamaan laajuuden liiallisen tai heikentymisen.
2. Tee luettelo yksityiskohdista - kaikki mukaan lukien valaistus ja julkinen liikenne, sisältö ja virvokkeet. Kun päätät pitää tapahtuman, kaikki on tärkeää. Ohjelman sisällöstä ja valaistuksesta kuljetus- ja pysäköintimahdollisuuksiin - kaikki laskee. Ja yleisösi määrittelee kaiken sinulle ja… brändillesi. Luettelon tekeminen varmistaa, että et unohda asioita.
3. Sinulla on selkeä liiketoiminnallinen tarkoitus tapahtuman pitämiseksi. Ennen kuin voit aloittaa onnistuneen tapahtuman suunnittelun, on selvää, miksi teet sen ensinnäkin, koska jokaisen päätöksen jälkeen kannattaa tukea päätavoitettasi. Onko se sukupolvi? Onko sen tarkoitus lisätä yrityksen tai tietyn tuotteen tietoisuutta? Onko tarkoituksena kehittää asiakasuskollisuutta? Vai haluatko vain tehdä rahaa (mikä on myös kunnossa)? Varmista, että tiimi on tietoinen tarkoituksesta, jotta sinulla ei ole "laajuuden hiipiä".
4. Varo muita toimialan tapahtumia ajoitettaessa. Tarkista kalenteri. Varmista, että et aio suunnitella tapahtumiasi tai olla liian lähellä lomia tai suosittuja loma-aikoja. Yhtä tärkeää on tarkistaa, onko muita tapahtumia, joihin kohdejäsenet menevät.
5. Ole joustava, kun muutat kokoa, sijaintia ja muita yksityiskohtia. Kun pääset tapahtuman suunnitteluprosessiin, saatat huomata, että tapahtuma muuttuu koon, sijainnin ja monien muiden tapojen mukaan kuin alunperin kuvititte. Tämä on luonnollista ja täysin hienoa, kunhan et unohda sitä syytä, miksi teette kaiken tämän työn ensiksi. Tarvitaan jonkin verran joustavuutta.
6. Tiedä rajoituksesi. Me kaikki tiedämme, että tavoitteena on heittää suuri live-tapahtuma. Tätä varten meidän on myös oltava tietoisia siitä, mitä voimme tai ei voi realistisesti tehdä - olipa se budjetti… tai aika. Jos päätät heittää live-tapahtuman viikon kuluttua, suunnittele intiimimpiä asioita. Jos se on suuri tapahtuma, valmistaudu useita kuukausia eteenpäin. Jos budjetti on pieni, saatat joutua tasapainottamaan luovuutta ja paljon työtä itse.
7. Luo SMART-tavoitteita. Aloita aina strategiasta. Aivan kuten minkä tahansa yrityksen rakentaminen, suuret tapahtumat alkavat vahvasta, harkittavasta ja mitattavasta strategiasta. Live-tapahtumat ovat hämmästyttävä tapa jakaa brändiäsi, muodostaa yhteys kohdemarkkinoihin, saada palautetta tuotteestasi (ja enemmän!), Mutta sinun on tiedettävä, mitä yrität saavuttaa. Pidä kiinni SMART-tavoitteista ja hahmottele, mitä haluat. Varmista sitten, että jatkat näiden tavoitteiden saavuttamista.
$config[code] not found
Talousarvio: Kuinka maksaa tapahtumastasi
8. Kehitä tapahtumallesi ”rahoitussuunnitelma” ja arvioi numerot. Tiedä, miten aiot maksaa tapahtumasta. Useimmat tapahtumat rahoitetaan sponsoroinneilla, lipunmyynnillä, sisäisillä markkinointibudjeteilla tai kaikkien kolmen yhdistelmällä. Kun luot budjetti tapahtumalle, sinun on arvioitava, kuinka paljon rahaa voit realistisesti nostaa kustakin alueesta. Ennen kuin varaat paikan tai allekirjoitatte sopimuksia, kannattaa aloittaa sponsorien allekirjoittaminen tai myydä ennakkolippuja varmistaaksesi, että ideasi rahoittaa sitä.
9. Luo kustannusbudjetti - ja säästää rahaa "luontoissuorituksilla" sponsoreiden lahjoitusten avulla. Tapahtumat maksavat yleensä enemmän kuin keskimääräinen pienyrittäjä ajattelee - pääasiassa paikan ja ruuan ja juomien osalta. Muista myös hinnoittaa kaikki tarvitsemasi luvat ja lisenssit. (Tapahtumasuunnittelija voi auttaa sinua välttämään päänsärkyä.) Tee kattava luettelo kaikista kustannuksista ja korosta sitten alueet, joilla uskot, että sponsorit voivat osallistua tarjoamaan jotain ”luontoissuoritusta”. kumppanit voivat järjestää tapahtumia, sitä enemmän voit säästää.
10. Harkitse yhteisrahoitusta uutena vaihtoehtona kerätä rahaa tapahtumaan. Jos tämä on ensimmäistä kertaa käynnissä olevat tapahtumat, käytä crowdfunding-alustoja riskin helpottamiseksi. Julkaisemalla tapahtumasi näillä alustoilla osallistujien on pantava lippu tapahtumaan. Jos vaadittujen osallistujien vähimmäismäärä ei täyty, tapahtuma ei tapahdu.
Markkinointi: ihmisten ottaminen mukaan
11. Tarvitset yksityiskohtaisen markkinointisuunnitelman. Luo tapahtuman markkinointisuunnitelma. Mitä enemmän järjestäytyneitä olet, sitä ammattimaisempi tapahtuma on.
12. Ole väsymätön ponnisteluissasi tai tapahtuma epäonnistuu. Jos et halua olla tapahtumassasi yksin… sitten markkinat, markkinat, markkinat, markkinat ja markkinat lisää.
13. Määrittele hyvä syy (t) ihmisille. Mikä on vetoa osallistujille? Sinun on määriteltävä, mitä teet tapahtumassa, joka tuo kyseiset kohderyhmät oveen. Kuluttajatuotteelle se voi olla puolue, jossa on viihde- ja tuoteselostuksia ja ilmaistarjouksia. Liiketoimintaryhmälle se voi olla opetussisältö tai jännittävä, tunnettu asiantuntijapuhuja. Mitä se onkin, älä menetä yhteyttä siihen, miksi haluat, että tämä kohdeyleisö haluaa päästä sisään.
14. Syötä kirjallisesti, miksi kohdemarkkinasi tulisi osallistua - älä oleta, että edut ovat ilmeisiä. Kun mainostat tapahtumaa, kerro kohdemarkkinoillesi, mitä he oppivat, kuka he kokoontuvat ja miksi heidän pitäisi olla siellä. Älä oleta, että ystäväsi kertovat ystävilleen. Jos käytät kaiuttimia, anna heille mainosteksti, jotta he voivat edistää tapahtumaa yleisölle.
15. Opi keskustelemaan median kanssa. Toimittajat ovat erittäin kiireisiä ja aina määräaikoja … heillä ei ole aikaa kuulla myyntikenttää. Kerro heille, että tiedot ovat olemassa ja - tulevaisuuden tarinoita varten - että olet alan asiantuntija. Lisää nämä tiedot, kun saavut.
16. Käytä Twitter-hashtageja. Twitter on loistava tapahtumien edistämiseen ja online-yhteisöllisyyden tunteen luomiseen tapahtuman ympärille. Aseta ainutlaatuinen hashtag varhain. Etsi ensin Twitteristä varmistaaksesi, että se ei ole jo käytössä. Laita hashtag suoraan tapahtuman verkkosivustolle, ja jos käytät Tweet-painiketta jakamista varten sivustossa, työskentele hashtagilla suoraan ennakkoon. Kun ihmiset soittavat, se edistää tapahtumaa automaattisesti Twitterissä.
$config[code] not found17. Käytä online-sosiaalisia ennakkotapahtumia mainostapahtuman edistämiseksi. Voit rakentaa kiinnostusta tapahtumaan, kun yrität pitää Google Hangoutia tai Twitter-keskustelua muutaman viikon ajan ennen tapahtumaa. Kutsu muutama puhuja osallistumaan online-sosiaaliseen tapahtumaan. Anna esikatselu siitä, mitä pääesityksessä tulee, keskustelemalla siitä, mitä puhujat käsittelevät, tai korosta toimintaa. Se luo ennakointia.
18. Osta mainoksia sosiaalisen median verkoissa. Pienet tapahtumat jättävät usein huomiotta mainosten ostamisen sosiaalisissa verkostoissa. Sosiaalisen mainonnan järjestelmät (ennen kaikkea Facebook, LinkedIn ja Twitter) tarjoavat syvällisiä kohdistusvaihtoehtoja, jotka voivat merkittävästi auttaa saavuttamaan kohderyhmämme maantieteellisessä sijainnissamme. Hyvä uutinen on, että suuria budjetteja ei tarvita, ja lippujen myynti voidaan helposti mitata.
19. Mainosta tapahtumaa YouTuben avulla. YouTube on toinen hakukone maailmanlaajuisesti Googlen jälkeen. Videoiden lataaminen aiemmista tapahtumista tai haastatteluista puhujien / esiintyjien kanssa on erinomainen tapa vakuuttaa mahdollisille osallistujille klikata ostosta. Video tarjoaa merkittäviä visuaalisia vihjeitä, mikä vaikuttaa voimakkaasti päätöksentekoprosessiin. Tapahtumien kanssa tunnemme aina riskin siitä, ettei tiedä, mitä tapahtuu, video helpottaa tätä jännitystä.
20. Luo mahtava matalan budjetin mainosvideo. Hieman luovuutta joidenkin julistekorttien, maksuttoman musiikkileikkeen ja hyvän älypuhelimen videokameran avulla luodaan hauska video, joka auttaa julkaisemaan, mitä on tulossa. Tässä on hyvä videoesimerkki, joka teki juuri sen, että voitti pienen yrityksen tapahtuman shoestring-budjetissa.
21. Hanki paikallisia bloggaajia. Ole älykäs bloggaajien kanssa. Paikallisten bloggaajien osallistuminen tapahtumaan on yleensä hyvä strategia yleisön saamiseksi ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Bloggaajat laskevat yleensä laajalle ulottuville eivätkä tavallisesti noudata perinteisiä mediasääntöjä.
22. Laajenna tapahtumien rekisteröintialustoja, kuten Meetup. Käytä olemassa olevia alustoja. Jos tämä on ensimmäinen yritys ajaa tapahtumaa ja sinulla ei ole taitoja sen edistämiseen, tutustu Meetup.comiin. Lukuun ottamatta sviittiä tapahtumien hallitsemiseksi verkossa, Meetup on suuri viittaus alueellesi kuuluvalle yleisölle. Siinä on myös rekisteröinti- ja RSVP-hallintaominaisuudet, jotka ovat erityisen käteviä, jos olet kokematon.
23. Käytä online-rekisteröintiä. Helpompi tapa pelotella ihmisiä on ottaa analoginen rekisteröinti (faksit, pankin luonnos tai vain ovi). Tarjoa online-rekisteröinti suojataaksesi mahdollisimman monta osallistujaa, mikä auttaa ennustamaan numeroita ja julkaisemaan budjetin pian.
24. Hanki listalle sivustosi, jotka palvelevat ryhmääsi. Kun tiedät, kenelle haluat osallistua, seuraava askel on asettaa itsesi niiden eteen. On olemassa verkkosivustoja, jotka ovat erikoistuneet tapahtumien listaamiseen kansallisella tasolla (esim. Meetup, Lanyrd) ja paikallisesti niin aloittaa siellä ja tutkimukset, jotka ovat sopivimpia listalle.
25. Tarjoa paikallisille kumppaneille kannustimia edistää sinua. Tiedotusvälineille lähetettävät lehdistötiedotteet auttavat tuottamaan uutisia ja näyttämään median (verkossa ja offline-tilassa) saamisen kumppanina. He saavat altistumisen tapahtumassasi vastineeksi sen julkistamisesta. Jos he eivät halua osallistua kyseiseen tasoon, ota heidät käsiksi kilpailuun heidän lukijoilleen lippujen voittamiseksi.
26. Tee kaiuttimista helppoa julkistaa seuraajilleen. Jos sinulla on asiantuntijoita / puhujia, rohkaise heitä julkistamaan osallistumisensa sosiaalisen median seuraajiinsa / sähköpostin tilaajiinsa.
27. Anna varhaisia lintukannustimia. Aikaisemmat lintuliput halvemmalla hinnalla ovat loistava tapa saada aikaisin kirjautumisia antamalla ihmisille kannustin toimia nyt eikä odottaa ja unohtaa.
Joukkue: Kuka auttaa?
28. Vastuun siirtäminen. Yrityksen koosta riippumatta yritä aina siirtää vastuut. Yksi henkilö, joka vastaa kaikista yksityiskohdista, ei yleensä toimi hyvin. Kun mahdollista, anna ihmisten hallita alueita, joista he eniten nauttivat. Esimerkiksi anna yrityksesi ruokailu ruokailutietoihin. Mitä enemmän joku nauttii velvollisuuksistaan, sitä todennäköisemmin he suorittavat ne menestyksekkäästi.
29. Seuranta - ja jatkotoimet. Tarkista aikaisin ja usein. Vaikka kukaan ei halua olla mikrorakenteinen, varmista, että työntekijät ja myyjät ovat mukana tapahtumatehtävissään. Niin kauan kuin ihmiset tietävät, että odotat päivityksiä aika ajoin, ne ovat vähemmän todennäköisesti turhautuneita, kun soitat tai lähetät sähköpostia.
30. Sponsorit ovat rojalteja - varmista, että he tuntevat sen. Jos sinulla on sponsoreita - kohtele heitä kuin kuninkaita. Ne rahoittavat tapahtuman ja mahdollistavat sen (jos se on liiketoimintamallisi). Ole hyvin selvä ennen tapahtumaa, mitä he saavat sponsoreina.
31. Aina aliarvioi sponsorien äänestysprosenttia. Jos luulet, että saat 100 osallistujaa, perustaa sponsorointikorkeesi pienemmälle arviolle - varsinkin jos tämä on ensimmäinen tapahtuma. On parempi antaa sponsoreille miellyttävä yllätys kuin pettymys.
32. Kysy ihmisiltä, mitä he ajattelevat, ja olkaa valmiita palautteen hyväksi tai huonoksi. Kysy kritiikkiä. Jos olet tehnyt puolet ihmisarvoisesta työstä, saat paljon vaurioita. Sano kiitos, mutta kysy sitten CRITIQUE ja ole valmis siihen.
33. Onko ammattitaitoinen sosiaalisen median tiimi kattanut tapahtuman. Älä unohda sosiaalisen median tiimiä. Vaikka se ei ole välttämätön jokaiselle tapahtumalle tai teollisuudelle, yhä useammat tapahtumat keskittyvät yleisönsä viruksen voiman hyödyntämiseen. Jos yleisösi on tweeting, Facebook ja otat kuvia Instagramista - sinun pitäisi tehdä sama ja tarvitset koulutetun tiimin suorittamaan.
34. Etsi myyjiä, jotka palvelevat markkinarakoasi ja ovat valmiita osallistumaan. Paras myyjä, johon voit työskennellä, on ne, jotka tuntevat pienyrityskulttuurin. Etsi toimittajia, jotka työskentelevät usein pienten yritysten kanssa tai jotka osallistuvat suurempaan rooliin.
Tapahtumapäivä: Vedä se pois
35. Aseta odotukset huolellisesti - sitten toimita. Varmista, että yleisöllä on suuri (ei hyvä) kokemus; ja että annat heille, mitä he odottivat osallistuvan.
36. Asenne on tarttuva. Asiakkaasi suurelta osin pelaavat asenne ja dynamiikka tapahtuman aikana. Johto esimerkin avulla ja hyvä aika.
37. Anna väkijoukon reaktio olla barometri. Lue yleisö tapahtuman aikana. Kysy ihmisiltä, miten he tekevät. Jos asiat menevät hyvin, ja jos he eivät ole, tiedät.
38. Kysy aina itseltäsi: Miten tämä merkitsee osallistujille? Varmista, että tarjoat sisältöä, joka on relevantti yli 80% yleisölle. Yleisön on kuljettava pois konkreettisella taktiikalla, jotta he voivat parantaa liiketoimintaa ja uraa… ja heidän täytyy tuntea puhujan energia. Puhuminen liiketoiminnastasi ja siitä, mitä teet - tarjoamatta yleisölle sitä, mitä he tarvitsevat - on tuhlata aikaa ja rahaa kaikille.
39. Seremonioiden päällikönä tai puhujana käytännössä. Tiedät yrityksesi, mutta älä oleta, että tiedät, miten laitat esityksen. Harjoittele antamalla esityksesi, vastaamalla kysymyksiin ja käsittelemällä vaikeaa ja vastakkaista yleisöä. Mitä enemmän valmiita olet, sitä parempi.
$config[code] not found40. Katso paras. Katsokaa osaa… olkaa mukavia mutta muodikkaita. Vaikka olet kirjanpitäjä tai asianajaja, valitse itsellesi parhaiten sopiva puku tai solmio. Ihmiset muistavat, kuinka mukava olet omassa ihossasi.
Varautumissuunnitelma: Mitä tehdä, kun asiat menevät väärin
41. Kuvittele tapahtuma, askel askeleelta, ja tee 2-sarakkeiden luettelo: mikä voisi mennä vikaan yhdessä sarakkeessa ja varautumissuunnitelmasi toisessa. Ole valmis odottamattomaan. Ehkä äänijärjestelmä epäonnistuu. Ehkä pääpuhujasi juontaa. Voitko selviytyä ja siirtyä eteenpäin?
42. Ole valmis antamaan käden täyttääksesi aukot. Vaikka tulevaisuuden suunnittelu on loistava menestystekijä, se ei koskaan riitä. Jokin odottamaton odottaa aina. Siten kannattaa laittaa hieman ylimääräistä kyynärpää rasvaa helpottaviin olosuhteisiin. Tämä koskee catering-järjestelyjä, tulostusvaatimuksia, vierasmajoituksia, sääennusteita, viihdettä ja paljon muuta.
Suuret kiitokset asiantuntijoille, jotka osallistuvat edellä mainittuihin pienyritysten tapahtumien suunnitteluvihjeisiin:
- Matt Telfer, markkinointipäällikkö, sydän Internet ja bloggaaja markkinoinnissa Nerd Vinkkejä 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, toimitusjohtaja, Doubet Consulting Vinkkejä 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, tapahtumasuunnittelija ja omistaja, L2 Event Production Vinkkejä 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, Internet-markkinointi ja kumppaniohjelmien johtaja, päivän 2 päiväpainanta Vinkkejä 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, toimitusjohtaja, Liz Kingin tapahtumapäällikkö Vinkkejä 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, tapahtumateollisuuden puhuja ja tapahtumienhallinnan blogin toimittaja Vinkkejä 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, teknologia-evankelista ja pienten Biz-teknologian toimittaja Vinkkejä 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, Small Business Trendsin perustaja ja toimitusjohtaja Vinkkejä 16, 17, 20
Shutterstock: Suunnitelma, budjetti, tyhjä, bankettitila, tiimi, hämmentynyt
109 Kommentit ▼
