Tehokkaat kokoukset tuovat yrityksille todellista arvoa. He tuottavat ideoita, antavat suunnan, vahvistavat joukkovelkakirjoja ja uudistavat voimaa. Samalla yritykset eivät voi käyttää loputtomia resursseja. Tärkeintä on varmistaa, että olennaiset ihmiset kutsutaan - sopivaan aikaan ja sopivaan tilaan. Suorat vuorovaikutukset kohti yhteistä tarkoitusta ja päättyvät selkeään toimintasuunnitelmaan.
Tyhjennä tarkoitus
Kaikilla tehokkailla kokouksilla on selkeä tarkoitus. Tämä muuttuu esityslistaksi. Jos yrität kattaa liian monta kohdetta kerrallaan, kokous on liian suuri. Jos pöydällä on liian vähän aiheita, sähköpostit, henkilökohtaiset keskustelut tai muut viestintämuodot ovat käytännöllisempiä. Esityslistan tulisi kuvata erityisiä aiheita, joista keskustellaan asianmukaisessa järjestyksessä. Asioiden kirjoittaminen etukäteen auttaa selventämään kokouksen painopistettä. Se varmistaa myös, että osallistujilla on ”sisäänosto”, saapuvat arvokkailla ideoilla ja pysyvät radalla keskustelun aikana.
$config[code] not foundHyvin järjestetty
Logistiikka on välttämätöntä tehokkaan kokouksen kannalta. Eräs näkökohta on kutsua oikea ryhmä ihmisiä, jotka suorittavat tehtäviä keskustellakseen, tekemään päätöksiä tästä työstä tai muuten ohjaamaan vaikutusta. Valitse aika, joka ei ole vapaata kaikille osallistujille, mutta ei kilpaile muiden työn prioriteettien tai energiamäärien kanssa. Myös kokouspituus on tärkeä.Useimmissa tapauksissa kaksi tuntia on terveellinen. Se auttaa myös arvioimaan jokaisen asialistan kohtia - ja kunnioittamaan rajoja. Sijaintisi pitäisi saada ihmiset tuntemaan olonsa mukavaksi ja käytännöllisiksi. Joissakin tapauksissa tämä tarkoittaa yksityistä sijaintia, neuvottelupuhelua tai kokouspaikkaa.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingDynaamiset vaihto
Tehokkaat kokoukset edellyttävät tehokasta viestintää. Se auttaa luomaan sellaisia perussääntöjä, kuten ”Osa tavoitteestamme on kehittää seuraavan varainhoitovuoden talousarvio, joka kasvattaa nettotulojamme 15 prosenttia. Jos ehdotat uusia kustannusluokkia, että osastosi on valmis tekemään alennuksia muilla aloilla - tai antakaa vankka argumentti siitä, miten lisäkustannukset lisäävät tuloja. ”Synergian luomisen tapoja ovat esimerkiksi” ongelmakysely ”, jossa osallistujat voivat soittaa huolenaiheita tai aivoriihi, joka tuottaa yhteisiä ideoita. Moderaattori on salainen ase, joka kannustaa ryhmäkeskusteluja ja rakentaa kunkin henkilön etuja, samalla kun pidät kokouksen koko ajan.
Merkitykselliset tulokset
Kokouksen loppuun mennessä pitäisi olla selkeitä ja kannattavia tuloksia. Yksi tapa kannustaa tätä on luetella ”seuraavat vaiheet” esityslistan viimeisenä aiheena. Kohdista 10–15 minuuttia, jotta kaikki löysät päät päätyisivät. Yhteenveto ongelmien ratkaisemisesta. Ilmoita kaikki kohteet, joita ei ole ratkaistu - ja määrittele, kuka on vastuussa niiden käsittelystä. Näin julkisesti ja ei offline-tilassa vahvistetaan vastuullisuutta. Lisäksi suunnitellaan pöytäkirjojen jakamista tai yleistä yhteenvetoa keskustelusta ja sen tuloksista. Joissakin tapauksissa seuraaviin vaiheisiin kuuluu toisen kokouksen ajoitus. Tarkista, että jatkokehitystyötä suorittavat kollegat ovat vastuussa jatkotoimista, jotta varmistetaan jatkuva edistyminen.
