Kun asiakas lähtee toimistoon, vastaanottovirkailija on ensimmäinen henkilö, jonka hän tapaa. Vastaanottovirkailijat ovat yhteys yleisön ja niiden yritysten välillä, joita he työskentelevät, ja siksi heidän pitäisi tuntea kaikki toimistopolitiikat ja -menettelyt. He eivät ehkä pysty vastaamaan kaikkiin asiakkaan kysymyksiin, mutta heidän pitäisi aina pystyä ohjaamaan asiakasta jollekin, joka voi.
Tervetuloa kävijöitä
Vastaanottovirkailijan ensisijaisena tehtävänä on tervehtiä kävijöitä ja ohjata ne asianmukaisiin toimistoihin tai ylläpitäjiin. Vastaanottovirkailija on minkä tahansa yrityksen julkinen kasvot, ja sen tulisi olla ystävällinen, avulias ja asiantunteva kaikista toimistomenettelyistä ja -käytännöistä. Nämä voivat vaihdella toimistosta toiseen. Esimerkiksi lääketieteellisen vastaanottovirkailijan on tiedettävä, miten saada kullekin potilaalle vakuutustiedot ja miten kerätään tarvittaessa yhteismaksuja. Vaikka heidän ei tarvitse vastata lääketieteellisiin kysymyksiin, heidän pitäisi tietää, kuka ohjaa potilaita, jos heillä on ongelmia. Asianajajan toimisto ei saa tarjota oikeudellista neuvontaa, mutta hänen on tiedettävä, kenellä on toimistossaan asiantuntemusta työskennellä asiakkaan kanssa ja ohjata hänet välittömästi kyseiseen henkilöön.
$config[code] not foundKäytä Office-käytäntöjä
Joissakin tapauksissa vastaanottovirkailijat ovat vastuussa toimistopolitiikan ja -menettelyjen täytäntöönpanosta. Erityiset toimistopolitiikat vaihtelevat toimistosta toiseen, mutta ne on yleensä suunniteltu suojelemaan toimiston työntekijöiden ja asiakkaiden turvallisuutta ja hyvinvointia. Toimistokäytännöt voivat sisältää tupakointikieltoja, alkoholijuomien juomista ja seksuaalista tai sanallista häirintää toimistossa tai vastaanottoalueella. Monissa toimistoissa on myös perusvaatteet ja vaadittava, että kaikki toimistoon tulevat kengät ja asianmukaiset vaatteet. Muut perustoimintaperiaatteet kattavat käyttötunnit, laskutuksen ja miten asiakkaille tiedotetaan palveluiden tai maksujen muutoksista. Kuten kaikki työntekijät, vastaanottovirkailijan tulisi olla tietoinen toimistopolitiikoista ja heillä on oltava aina työntekijöiden käsikirja.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingYksityisyyden suoja ja luottamuksellisuus
Monissa toimistoissa vastaanottovirkailijat ovat vastuussa suurten tietomäärien toimittamisesta. Näihin voi sisältyä asiakkaiden työtietoja, oikeudellisia tai lääketieteellisiä historiaa, osoitteita ja yhteystietoja tai taloudellisia tietoja. Vaikka vastaanottovirkailijan työnantajalla voi olla täysi pääsy kyseisiin tietoihin, vastaanottovirkailija ei saa jakaa sitä kenenkään toimiston ulkopuolella tai toimiston tai työpaikan luvattomalla henkilöstöllä. Office-käytännöt antavat asiakkaille oikeuden yksityisyyden suojaan tiukat säännöt ja sisältävät usein rangaistuksia luvattomien tietojen luovuttamisesta. Koska vastaanottovirkailijoille annetaan erittäin henkilökohtaisia tietoja, heidän on oltava tietoisia näistä politiikoista ja noudatettava niitä aina. Vastaanottovirkailijoiden olisi myös voitava ilmoittaa asiakkailleen heidän yksityisyyttä koskevista oikeuksistaan ja vastata niihin mahdollisesti liittyviin kysymyksiin.
