Hallinnollisten avustajien tehtävänä on tukea ammattitaitoista henkilökuntaa, jotta he voivat hoitaa tehtävänsä tehokkaasti. Olipa julkishallinnossa, liike-elämässä tai voittoa tavoittelemattomassa organisaatiossa, ylläpitäjät pitävät toimistoa hämmentyneenä huolehtimalla olennaisista asioista, kuten paperityöstä ja tietokonetietueista. Ne suorittavat yleensä myös joitakin hallinnollisia tehtäviä, mutta erityiset tehtävät riippuvat työn ja toimiston tyypistä.
$config[code] not foundPäivittäinen vastuu
Hallinnolliset avustajat suorittavat tehtäviä, kuten kokousten järjestämistä, tapaamisten aikatauluttamista, toimiston kalenterin pitämistä, puhelimiin vastaamista ja kirjeenvaihtoa. He ylläpitävät toimistotiedostoja ja tietokantoja sekä luovat tietokoneiden laskentataulukoita ja esityksiä. Usein heidän vastuualueisiinsa kuuluvat myös tarvikkeiden hankinta ja toimitushuoneen hallinta.
Heidän asiakaspalvelutehtäväänsä kuuluvat vastaanottavien toimijoiden vastaanottaminen ja heidän saamansa avun saaminen.
Muita tehtäviä
Hallinnollisten avustajien toinen työ riippuu usein tietystä toimialasta. Oikeudellisissa toimistoissa ylläpitäjät auttavat laatimaan oikeudellisia asiakirjoja, kun taas lääketieteellisissä toimistoissa he laskuttavat vakuutusyhtiöitä. Koulukonttoreissa opiskelijatietojen säilyttäminen ja yhteydenpito vanhempien kanssa kuuluvat heidän tehtäviinsä.
Taso ja työnimike määrittelevät, kuinka paljon vastuusta kuuluu hallinnolliselle avustajalle. Pääsyverkon ylläpitäjät keskittyvät toimistoihin ja tietokoneen perustoimintoihin, mutta vanhemmat ylläpitäjät, joilla on edistykselliset tietotekniset taidot, ottavat yleensä hallinnollisia tehtäviä, kuten esimieshenkilöstön valvontaa ja uusien palkkaajien koulutusta. Hallintoavustajat johtajille voivat myös tehdä tutkimuksia, kirjoittaa raportteja, ottaa pöytäkirjoja kokouksissa, valvoa muita ylläpitäjiä ja tehdä matkajärjestelyjä.
Tieto ja taidot
Organisaatiokyky on välttämätöntä koska järjestelmänvalvojan ensisijainen tehtävä on ylläpitää toimistotietoja ja seurata kokouksia ja tapaamisia. Adminien on myös kyettävä kommunikoimaan hyvin englannin kielellä suullisesti ja kirjallisesti ja suorittamaan Internet-tutkimusta. Työ vaatii toimistolaitteiden taitoa, mukaan lukien tietokoneet, kopiokoneet, puhelinjärjestelmät, faksit ja videoneuvottelulaitteet.
Riippuen asemasta ja teollisuudesta ylläpitäjät tarvitsevat taitoa eri tietokoneohjelmien, kuten sähköpostin, kirjanpidon, tietokannan, laskentataulukon ja tekstinkäsittelyohjelmiston, kanssa.
Kelpoisuus työhön
Hallinnolliset avustajat tarvitsevat vähintään korkeakoulututkinnon, joka sisältää luokat toimistokäytäntöihin ja tietokoneohjelmistoihin. Englannin kielen ja tietoteknisten taitojen lisäkoulutus on hyödyllistä, ja monet ylläpitäjät ovat ottaneet joitakin teknisiä koulu- tai korkeakoulutunteja tai suorittaneet tutkinnon. Työnantajat kouluttavat tavallisesti myös uusia palkka- ja toimistoprosesseja ja tietyn liiketoiminnan sanastoa - esimerkiksi oikeudellista sanastoa.
Järjestelmänvalvojat voivat saavuttaa vapaaehtoisen sertifioinnin kansainvälisestä hallintoalan ammattilaisten järjestöstä. Sertifiointi vaatii kahdesta neljään vuoden kokemusta, riippuen ylläpitäjän koulutuksesta, ja hakijoiden on myös läpäistävä tentti.
