Toimiston avustajat työskentelevät monilla eri toimialoilla eri toimialoilla. Varsinainen työ vaihtelee riippuen siitä, missä henkilö työskentelee, ja tehtävistä, joita vaaditaan kyseisessä toimistossa. Toimiston avustajalla on tukeva rooli sen varmistamisessa, että toimiston päivittäinen toiminta sujuu sujuvasti. Tähän kuuluu monipuolisten tehtävien hallinta koko päivän ajan ja esimiehen aikataulun valvonta. Työministeriön tilastokeskuksen mukaan toimistoavustajan keskipalkka oli 35 330 dollaria vuonna 2012.
$config[code] not foundDaily Juggling Act
Toimiston avustajan päivittäinen työ sisältää keskitytään monenlaisiin tehtäviin koko päivän ajan. Tähän sisältyy muiden puhelimessa tai henkilökohtaisesti tervehdyttäminen, sähköpostiviestinnän tai muistioiden tarkistaminen ja sisäisten tietokantojen hallinta. Koska toimiston avustaja tervehtii soittajia, hän voi ottaa viestejä saataville henkilökunnalle. Kuten toiset luovat asiakirjoja, toimiston avustaja lukee ne, jotta ne ovat ammattitaitoisia ja tarkkoja. Sisäisiin tietokantoihin, kuten asiakkaan yhteystietoihin, tehtävät muutokset välitetään toimiston avustajalle, joka sitten päivittää tietokannan. Toimitusvarastojen laskun myötä toimistoavustaja toimittaa lisävarusteita. Kun toimistotarvikkeet on korjattava tai huollettava, hän ottaa yhteyttä korjaamoon. Joskus hänen velvollisuutensa vievät hänet toimiston ulkopuolelle suorittamaan työhön liittyviä tehtäviä, kuten lähetyspaketteja tai kokousten virvokkeita.
Bossin johtaja
Monissa toimistoissa toimistoavustaja toimii tietyllä johtajalla ja toimii yhteyshenkilönä työntekijöiden ja kyseisen henkilön välillä. Kollegat ottavat suoraan yhteyttä toimiston avustajaan, kun he tarvitsevat tietoa kyseiseltä johtajalta. Monissa tapauksissa hän voi vastata näihin pyyntöihin keskeyttämättä johtajaansa. Toimiston avustaja ylläpitää johtajansa aikataulua, muistuttaa tulevista tapaamisista ja aikatauluista, kun konflikteja syntyy.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingOminaisuudet menestykseen
Toimiston avustajat käyttävät roolissaan erilaisia taitoja. He työskentelevät monien ihmisten ja henkilöiden kanssa, joten he tarvitsevat erinomaisia ihmissuhdetaitoja. Kirjalliset ja suulliset viestintätaidot mahdollistavat väärinkäsitysten poistamisen siitä, puhuvatko he toisten kanssa tai lähettävät sähköpostia tai muistioita. Organisaation taidot sekä kyky priorisoida toimisto avustavat hallitsemaan päivittäin erilaisia tehtäviä. Lisäksi joustavuus mahdollistaa toimiston avustajan sopeutumisen muuttuviin painopisteisiin.
Koulutus ja tausta
Toimiston avustajan vähimmäiskoulutus on lukion tutkintotodistus. Osakkuusyrityksen liiketoimintaa lisäävä kilpailuetu on kuitenkin työmarkkinoilla. Useimmat yritykset vaativat, että toimistohenkilökunnat tarvitsevat tietoteknisiä taitoja, kuten Microsoft Office -ohjelmien taitoa, sähköpostiohjelmistojen tuntemusta ja kokemusta tietokantaohjelmista. Näitä taitoja voi oppia yhteisön korkeakoulun koulutusohjelmilla tai kokemuksella ohjelmistosta.
2016 Palkkatiedot sihteereille ja hallinnollisille avustajille
Sihteerit ja hallinnolliset avustajat ansaitsivat keskimäärin 38 730 dollarin palkka vuonna 2016 Yhdysvaltojen työministeriön toimiston mukaan. Pienellä tasolla sihteerit ja hallinnolliset avustajat ansaitsivat 25 prosentin palkkion 30 500 dollaria, mikä tarkoittaa, että 75 prosenttia ansaitsi enemmän kuin tämä määrä. 75. prosenttipalkka on 48 680 dollaria eli 25 prosenttia ansaitsee enemmän. Vuonna 2016 Yhdysvalloissa työskenteli sihteerinä ja hallinnollisena avustajana 3 990 400 henkilöä.
