Tehtävät, kuten kirjoitus-, arkistointi- ja puhelinvastaajapuhelimet, siirrettiin kerran sihteereille, johtajille ja hallinnollisille työntekijöille. Mutta enemmän työpaikkoja, jotka edellyttävät teknologista osaamista, ei ole harvinaista odottaa ammattilaisille (mukaan lukien lakimiehet, lääkärit, opettajat jne.) Käyttää apuvälineitä päivittäisten tehtäviensä suorittamiseksi. Koska monet työntekijät käyttävät tietokoneita, toimistotyöstä on tullut olennainen osa käytännöllisesti katsoen jokaista työtä ja ammattia. GoodTemps-avustaja Carissa Doshi käsittelee, miksi nämä kuusi kirjoitustaitoa ovat elintärkeitä toimistotyöntekijöille: kirjoittaminen, arkistointi, tietojen syöttö, puhelimen käyttö ja Microsoft Wordin ja Excelin taito.
$config[code] not foundTyypilliset Office-taidot
Riippumatta siitä, oletteko hakeneesi toimeenpanevaksi avustajaksi tai henkilöstöasiamieheksi, sinun pitäisi olla jonkin verran papereita. Tehtävästänne riippuen et ehkä viittaa näihin taitoihin niin tiukasti kirjoitusasiakirjoina - niiden kuvaaminen toimistokykyyn voi olla tarkempi.Esimerkiksi hallinnollinen avustaja viettää luonnollisesti enemmistön työpäivänsä tehtävistä. Sitä vastoin asianajajat, sairaanhoitajat ja muut ammattilaiset luottavat kirjoitustyöhön ja siihen liittyviin teknologiaosaamisiin asiakaskirjojen laatimisessa, lääketieteellisten toimistojen vierailuyhteenvetojen laatimisessa, oikeudellisten alushousujen kirjoittamisessa tai kannettavan muistiinpanoissa oikeudenkäynnin aikana. Hallinnollinen avustaja voi viitata hänen "kirjoitusosaamiseensa", kun hän kuvailee hänen pätevyyttään, kun taas henkilöstöasiamies voi yksinkertaisesti käyttää termiä "toimistokyky" selittääkseen, että hän tuntee tiensä näppäimistön ympärille. Maksatte paperi-, kannettavien tietokoneiden, tablettien ja älypuhelimien laajaa ja monitahoista käyttöä.
Paranna kykyäsi kirjoittaessasi, Microsoft Wordissa ja Excelissä
Ymmärtäminen kirjaimien sijoittaminen näppäimistöön ja kirjaimet, joilla lepotat sormiasi, on avain (ei tarkoitusta) nopeaan ja tarkkaan kirjoittamiseen. Ennen kuin lähetät hakemuksesi työhön, jossa pyydetään kirjoittamaan vaadittu pätevyys, ota online-tyyppitesti kuten LiveChat-ohjelmassa. Online-kirjoitustesti mittaa nopeutesi (sanat minuutissa tai WPM) ja tarkkuuden. Monet työnantajat arvostavat nopeutta. Jos esimerkiksi kirjoitat 100 sanaa minuutissa ja tarkkuus on vain 60 prosenttia, käytät aikaa virheiden korjaamiseen. Saatat myös yrittää kirjoittaa 50 WPM 100 prosentin tarkkuudella. On olemassa paljon online-opetusohjelmia, joiden avulla voit parantaa kirjoittamistaitojasi.
Toimistotietoisuus on nykyään yleensä synonyymi kykyyn käyttää tuottavuutta koskevia sovelluksia, kuten Microsoft Word, Excel ja usein PowerPoint ja Access - tietokoneessa. Microsoft Word-, Excel- ja muiden ohjelmistosovellusten osaaminen riippuu osittain kirjoittamisen taidoistasi. Sama koskee tietojen syöttämistä. Kun kirjoitat kirjeenvaihtoa, raportteja tai muita kirjoitettuja materiaaleja narratiivisessa muodossa, käytät todennäköisesti Microsoft Wordia. Luodut laskentataulukot edellyttävät tietojen syöttötaitoja ja tietoa Microsoft Excelistä - molemmat vaativat tarkkuutta ja joissakin tapauksissa nopeutta riippuen siitä, kuinka nopeasti sinun on tuotettava työsi. Termi "tietojen syöttö" viittaa tavallisesti näppäimistötaitoon (ts. Kirjoittamiseen), joihin liittyy numeroita, sekä mukavuustaso näppäimistön oikealla puolella, joka on samanlainen kuin 10-näppäimen lisälaite.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingPuhelin- ja toimistoviestintä
Sihteerit, hallinnolliset avustajat ja vastaanottovirkailijat ovat yleensä velvollisia vastaamaan toimistopuhelimiin, jotka voivat vaihdella yhdestä puhelinlinjasta monilinjaiseen puhelinpuhelimeen tai puhelinvaihteen kaltaiseen Voice Over Internet Protocol (VOIP) -järjestelmään.
Riippumatta siitä, kuinka monta puhelinlinjaa sinun on vastattava, oikea puhelinetiketti on tärkeä toimistotyö. Toimistotyöntekijän tavanomaisissa puhelintehtävissä on vastattava selkeästi ja ammattitaitoisesti soittajille sekä tietäen, miten puhelut ohjataan ja ohjataan oikein. Vaikka et ole vastaanottovirkailija, sinun pitäisi tietää oikea tapa vastata soittajiin siinä tapauksessa, että vastaanotat väärän suunnan. Jos haet ei-hallinnollista asemaa, älä ota puhelimen taitoja uudelleen käyttöön - viittaa vain kirjallisiin ja suullisiin viestintätaitoihin, koska se on epätodennäköistä, että osoitat puhelimen tehtävän. Toisaalta, jos olet kiinnostunut ei-hallinnollisesta asemasta ja olette vastaanottovirkailijan varmuuskopio, tai jos hallitset toimihenkilöitä, ilmoittakaa tietosi monimutkaisista puhelin- tai kytkentäjärjestelmistä niin, että olet selvää, että olet perehtynyt laitteeseen.
Kirjoittajien kykyjen kuvaaminen
Miten kuvailet toimistosi taitojasi ja taitojasi voivat olla riippuvaisia siitä, mihin olet hakenut. Jos työpaikkailmoituksessa todetaan nimenomaan, että toimistotyö on osa työtä, sinun on kaikin keinoin sisällytettävä ansioluettelosi ja sovelluksen osio "Clerical Skills". Tässä osassa on ilmoitettava ohjelmistosovellukset, jotka ovat käyttökelpoisia; jos olet edistynyt käyttäjä, lisää se omaan kuvaukseen. Jos sinulla on koulutusta tai sertifiointia näissä sovelluksissa, voit myös sisällyttää sen taitosi kuvaukseen tai toiseen osaasi jatkokoulutukseen ja sertifiointiin. Lisäksi jos sinulla on huomattava määrä vuosien kokemusta tietyistä sovelluksista, listaa se myös.
Esimerkiksi ansioluettelosi voi ilmoittaa: "Microsoft Word - 10 vuoden kokemus, mukaan lukien vahva taito luoda monimutkaisia raportteja, kirjeenvaihdon luominen ja postin yhdistämistoimintojen hyödyntäminen massapostitusten tehokkaaseen käsittelyyn. Microsoft Excel - 8 vuoden kokemus, mukaan lukien 3 vuotta käyttämällä esimerkiksi referenssikaavojen, pivot-taulukoiden ja VLOOKUPin luomista. "
Jos haet työtä, jossa et ole osa hallintoryhmää, tai jos et hae toimistotyötä, harkitse teknisten taitojesi kuvaamista tavalla, joka ei näytä olevan tilintarkastaja, joka etsii sihteeristöä asentoon. Esimerkiksi, jos työpaikkailmoitus on tarkoitettu kirjanpitäjälle, jolla on tietoa ohjelmistosta ja tuottavuuden sovelluksista, älä lueta "Clerical Skills" -vaihtoehtoa ansioluettelossasi. Sisällytä lyhyt kuvaus taitoksestasi tietyissä sovelluksissa, kuten Microsoft Excelissä, Accessissa ja PowerPointissa - nämä ovat usein sovelluksia, joita työntekijät ammattitaitoisissa tehtävissä käyttävät. Jos olet edistynyt Excel-käyttäjä tai olet saanut koulutuksen tai sertifioinnin sovelluksessa, jota kirjanpitäjät käyttävät, sisällyttäkää se myös ansioluettelosi. Voit käyttää otsikkoa "Tuottavuusohjelmat" tai jotain vastaavaa, jotta se ei näytä siltä, että keskityisit enemmän haluamiesi töiden kirjallisiin näkökohtiin eikä korkeammalle tasolle asettamaasi pätevyyteen..
Hallinnollisen avun työpaikat, jotka edellyttävät klerikologisia taitoja
Hallinnollisten avustajien roolit vaativat kirjoitustaitoja, vaikka työn lähettäminen ei välttämättä tarkoita "Tässä on kirjalli- nen taito, jota sinun täytyy toimia tässä roolissa." Mainitut työtehtävät ovat esimerkkejä tehtävistä, jotka edellyttävät toimistotyötä. Tässä on esimerkkityöpaikka, jossa ilmoitetaan hallinnollisen avustajan asemalle, joka vaatii toimisto- ja toimistotyötä:
ABC: n kansanterveysinstituutti hakee kansanterveyslaboratorion johtajaa tukevaa hallintoavustajaa ja avustaa kansanterveyslaboratorioiden päivittäisessä toiminnassa. Tämä hallintoavustaja toimii instituutin seitsemännessä kerroksessa vierailijoiden, opiskelijoiden, tiedekunnan ja henkilökunnan tervehdyttämiseksi. Asiakaspalvelun korkeimman tason tarjoamisen lisäksi tämä henkilö antaa yleisen toimiston tukea laboratorioihin perustuvalle tiedekunnalle ja henkilöstölle samalla kun avustaa kansanterveyslaboratorion johtajaa ja kansanterveyslaitoksen johtajaa erilaisilla hallinnollisilla toimilla ja niihin liittyvillä tehtävillä.
Hallintoavustaja avustaa: Tervetuloa, suuntaa ja vie kävijöitä; suorat puhelut, viestit ja vastaukset kansanterveyslaitosta ja kansanterveyslaboratorioita koskeviin kysymyksiin; avustaa toimisto-, laboratorio- ja opetustarvikkeiden tilaamisessa, vastaanottamisessa, varastoinnissa ja jakelussa; avustaa muiden asiaan liittyvien toimistotehtävien, kuten valokopioinnin, faksauksen ja arkistoinnin, avulla; seurata ja päivittää toimistotarvikkeita päivittäin, mukaan lukien kopiokoneiden ja tulostimien paperit ja väriaineet; seurata kokoustiloja säännöllisesti varmistaakseen, että ne ovat riittävän varusteltuja toimistotarvikkeilla ja esitysmateriaaleilla; ylläpitää työympäristön puhtautta ja turvallisuutta keskusviraston sviitissä ja muissa julkisissa tiloissa koko seitsemännen kerroksen sijainnin; noudattaa työntekijöiden turvallisuusmenettelyjä ja vaaditaan vierailijoiden turvallisuusmenettelyjen noudattamista koko toimistotiloissa; tehdä tilauksia interoffice-ostoprosessin avulla ja ylläpitää tilausten kirjanpitoa ja tarjonnan käyttöä koko seitsemännessä kerroksessa; varata seitsemännen kerroksen konferenssitilat kansanterveyslaitokselle; toimii laboratorion tiedekunnan ja henkilöstön pääyhteyspisteinä; toimittaa toimistotarvikkeiden ja kalusteiden kunnossapitopyynnöt; koordinoida yön yli- ja pikapostipalvelujen (esim. FedEx, UPS) nouto ja toimitus; ja toimii ensisijaisena yhteyspisteenä tiedekunnalle, vierailijoille ja opiskelijoille.
Henkilökunnan kirjanpitäjän (ei-hallinnolliset) työpaikat, jotka edellyttävät toimittajia
Samoin on muitakin tehtäviä, jotka eivät ole hallinnollisia avustaja-rooleja, mutta jotka vaativat samankaltaisia kirjoitustaitoja, kuten henkilöstön kirjanpitäjä. Henkilöstökirjanpitäjälle tehtävässä näytteenottotyössä on useita tehtäviä, jotka edellyttävät kirjoitus- taitoja. Niitä ei kuitenkaan ole nimenomaisesti lueteltu toimisto- tai toimistotyönä. Esimerkiksi:
XYZ Industriesin henkilöstöpitäjä vastaa päiväkirjamerkintöjen, kuukausittaisten ja vuodenvaihteen sulkemisten, pankkien sovittelun, käyttöomaisuuden ylläpidon ja pääkirjan yhteensovittamisen valmistelusta. Lisäksi voit osallistua sääntöjen noudattamiseen, tarkistaa raportointiprosessien aikatauluja ja työskennellä yhdessä ulkoisten tilintarkastajien kanssa neljännesvuosittaisten katsausten ja vuositarkastusten suorittamiseksi. Tärkeimmät velvollisuudet - valmistella päiväkirjamerkintöjä ja tilien sovitteluja, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, käteinen, ennakkomaksut ja palkanlaskenta; suorita kuukausittaiset tiedot, päiväkirjamerkinnät ilman valvontaa; ylläpitää kiinteän pääoman kirjaa, poistoja ja sovittelua; analysoida tuloslaskelmia ja taseita sekä välittää havaintoja johdolle; osallistua osastollisiin aloitteisiin; avustaa kuukausittaisten, neljännesvuosittaisten ja vuoden lopun sulkemisprosessien yhteydessä, mukaan lukien kuukausittainen taloudellinen tiivis työkirjan valmistelu; toteuttaa, ylläpitää ja noudattaa sisäistä valvontaa SOX- ja kirjanpitomenettelyissä, joilla varmistetaan GAAP: n noudattaminen; raportoi taloudellisista tiedoista ja toimittaa ne hyödyllisesti ja ymmärrettävästi; hallita pääomavuokrasopimuksia ja kuukausimaksuja.
Työvaatimuksia ovat: todistetut analyyttiset taidot, kuten ongelmien tunnistaminen, asiaankuuluvien tietojen kerääminen, pätevien johtopäätösten tekeminen sekä parannus- ja korjaustoimenpiteiden suositteleminen; kokemus laskutuksesta ja tilin sovinnon tuntemuksesta; Myyntisaamisten kokemus on ensisijainen, sekä Microsoft Excelin taito; perustiedot tietokannan merkinnöistä ja maksullisista kokemuksista; organisatoriset, kirjalliset ja suulliset viestintätaidot; ja kyky työskennellä taulukkolaskennoissa ja tietokannoissa; omistautumista ja tarvittavia taitoja kriittisten liiketoiminta-aikojen saavuttamiseksi.
Älä koskaan aliarvioi toimistokokemuksen merkitystä
Olipa hakemus hallintoavustajaksi tai riita-asiamieheksi, älä aliarvioi kirjailijataitojen tai toimistokokemuksen merkitystä. Tietäen toimistotoiminnasta ja toimistotehtävistä on hyödyllinen pätevyys missä tahansa työssä. Toimintaprosessien tuntemus ja niiden hallinta on tietysti välttämätöntä hallinnollisessa roolissa. Jos haet roolia, jossa sinun odotetaan valvovan toimihenkilökuntaa, tarvitset johtamistaitoja, mutta myös toimistosiitojen merkityksen ymmärtäminen on arvokasta, koska se tarkoittaa, että voit koordinoida työtaakkaa ja hallita muiden, jotka raportoivat teille, odotuksia.. Lisäksi hallinnollisessa tai ei-kleerisessa roolissa toimistotehtävissä ehdotetaan myös sitä, että pystyt ottamaan joukkueen jäseneksi, kun hallinnollinen avustaja tai sihteeri ei ole käytettävissä tai työskentelee muilla painopisteillä.
