Konferenssin koordinaattorit tai kokoussuunnittelijat osallistuvat yleensä konferenssin kaikkiin osiin saamasta alkuperäiset sopimukset siivoukseen tapahtuman viimeisenä päivänä. Välillä on monia tehtäviä, joita voit odottaa kohtaavan. Vuodesta 2014 lähtien alalla on ollut merkittäviä mahdollisuuksia, joiden odotetaan kestävän vähintään 2024, sillä työstatuksen työvaliokunta ennustaa konferenssien koordinaattoreiden työllisyyden nousun noin 10 prosentilla.
$config[code] not foundEsisuunnittelu
Koordinaattorina sinun on varmistettava, että kaikki asiakkaan tarvitsemat tiedot ovat kirjallisesti sopimuksessa, ennen kuin aloitat konferenssin valmistelun. Tapaat organisaation johtajuuden konferenssissa selvittääksesi yksityiskohtia, kuten kuinka monta odotetaan osallistuvan, mitä aterioita ja välipaloja tarvitaan, kuka kohderyhmä koostuu, mitä konferenssin tarkoitus on ja millaista budjettia rajoituksia. Lisäksi sinun on neuvoteltava myyjien, tilojen ja muiden palveluntarjoajien kanssa ja kirjattava tapahtuman kokonaiskustannukset. Sinulla on yleensä budjetti, jonka sinun täytyy työskennellä.
Järjestä tapahtuma
Kun olet viimeistellyt kaikki tapahtumat, joissa tapahtuma järjestetään, ja kuka huolehtii palveluista, olet sitten vastuussa näiden tietojen järjestämisestä sujuvaksi toiminnaksi. Sinun täytyy selvittää, mitkä huoneet eri kaiuttimet käyttävät riippuen siitä, kuinka suosittu työpaja on ennustettu ja kuinka monta vierasta odotetaan ostavan juhlalippuja. Asiakkaan kanssa olet vastuussa valikosta, pöytäjärjestelyistä ja viihteestä sekä mikrofonien ja kaiuttimien audiovisuaalisten tarpeiden järjestämisestä. Jos osallistujat oleskelevat muualla kuin konferenssissa, saatat joutua järjestämään kuljetuksia heille. Tapahtuman mennessä sinun olisi pitänyt luoda yksityiskohtainen aikataulu ja luettelo kaikista palveluista.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingMonitor Event
Konferenssin aikana odotetaan, että olet pyytänyt huolta viime hetken pyynnöistä ja varmistamaan, että myyjät ovat siellä, missä niiden pitäisi olla. Ensimmäisen päivän alussa teet kiertue paikan päällä varmistaaksesi, että näyttelykeskukset on perustettu asianmukaisesti, että hotelli on valmis vieraille saapumaan ja että merkit ovat riittäviä. Voit kuljettaa radiopuhelinta tai olla valmiina matkapuhelimeesi reagoimaan välittömästi asiakkaiden pyyntöihin. Sen lisäksi, että tarkkailee konferenssin etenemistä samalla kun se on meneillään, sinun ensisijaisena tehtävänäsi on ongelmien vianmääritys ja ongelmien ratkaiseminen.
Seuranta
Tehokas konferenssin koordinaattori tarjoaa asiakkaiden seurannan selvittääkseen, onko tapahtuma onnistunut. Sinun on myös kerättävä maksu välittömästi tapahtuman jälkeen ja maksettava toimittajille. Luo osallistujille kysely, jonka haluat täyttää ennen tapahtuman jättämistä ja jakaa tulokset asiakkaasi kanssa. Tapaa konferenssin johtaneiden johtajien kanssa palautetta. Koska monet konferenssikoordinaattorit ovat mukana myös myymässä palveluitaan, saatat vaatia, että kysytte seuraavan kokouksen tai konferenssin koordinointia, kun teet tämän seurannan.
