Liiketoiminnassa rutiinitapahtumat ovat osa keskeistä viestintäkäytäntöä yritysten, asiakkaiden ja toimittajien keskuudessa. Liikekirjettä käytetään keinona antaa tärkeitä tietoja vastaanottajalle kaikista muutoksista, päivityksistä tai uutisista, joita organisaation on jaettava. Liikekirjeet ovat virallisia asiakirjoja, ja ne on kirjoitettava ammattimaisesti. Muotoilustandardeja sovelletaan myös sen varmistamiseksi, että liikekirjeillä on yhdenmukaisuus ja ammattimainen ulkonäkö.
$config[code] not foundAvaa kirjoitussovellus tietokoneellesi. Rutiininomaiset liikekirjeet on kirjoitettava, ei käsin kirjoitettuja. Luo tyhjä asiakirja ja tallenna se tietokoneen tiedostoihin.
Aseta sivulle noin kuusi välilyöntiä. Haluat jättää tilaa kirjeenne yläosassa yrityksesi kirjelomakkeelle, joka on se, mitä kirje on painettu. Kirjoita päivämäärä sivun vasemmalla puolella. Kirjoita päivämäärä pois, kuten "16. syyskuuta 2011" eikä "9/16/11".
Siirrä alas kaksi välilyöntiä päivämäärästä. Kirjoita vastaanottajan nimi ja hänen ammattinimensä. Jos esimerkiksi osoitat kirjeen yrityksen toimitusjohtajalle, kirjoittaisit "John Smith, toimitusjohtaja." Ohita rivi ja kirjoita vastaanottajan organisaation nimi. Ohita toinen rivi ja lisää täydellinen osoite, johon kirje lähetetään.
Kirjoita tervehdyssi kaksi välilyöntiä sisäosoitteesta. Rutiininomaisen liikekirjan kohdalla asianmukainen tervehdys on "Dear Mr. Smith", jota seuraa kaksoispiste.Sinun on aina sisällytettävä henkilökohtainen otsikko, kuten "Dr.", "Ms." ja "Mr.", ellet tiedä vastaanottajan sukupuolta. Jos olet epävarma vastaanottajan sukupuolesta, pidä se neutraalina poistamalla henkilökohtainen otsikko ja käyttämällä täydellistä nimeä tervehdyksessä, joten se menee "Hyvä Chris Smith."
Ohita yksi rivi ja aloita kirjeen keho. Alusta runko vasemmalla tavalla, estä asetus, jotta kappaleesi näyttävät siistiltä. Kirjoita kirjeesi runko tiiviisti ja ammattimaisesti. Sinun tärkein kohta olisi ilmoitettava alussa. Saatat kirjoittaa, "Tämä kirje on vastaus sulautumiseen …" Vältä lisäämästä fluffia ja täyteaineita kirjeenne runkoon. Vastaanottajat haluavat lukea vain mitä he tarvitsevat tietää.
Jätä kappaleiden väliin yksi tyhjä rivi, jos kirjeen runko on pidempi kuin yksi kappale.
Sulje liikekirje sanomalla "Kiitos", "Kovasti" tai "Vilpittömästi". Sulkemisen pitäisi mennä yksi tila kehon viimeisen rivin jälkeen. Ohita neljä riviä ja kirjoita nimesi. Tyhjää tilaa käytetään märkäsi allekirjoitukseen, kun kirjain on tulostettu.
Luettele kaikki liitännät, joihin liität. Ohita rivi kirjoittamasi nimen jälkeen ja kirjoita kotelot, jota seuraa kaksoispiste ja sitten sen asiakirjan nimi, jota lähetät kirjaimen mukana.
