Hyvin järjestetty toimisto säästää aikaa ja tekee onnellisemmaksi - ja onnellisemmiksi työtovereiksi.
Ottaa pyyhkiä papereita, jumbled laatikoita, sotkeutuneita johtoja ja laatikoita, jotka istuvat ympäri, eivät ehkä näytä suurelta, mutta se on todellinen fyysinen taakka, kun ajattelet metsästykseen kuluvaa aikaa, joka olisi helppo löytää. mutta eivät. Järjestämättömät sähköiset tiedostot ja sekaannus ovat yhtä suuria ongelmia.
$config[code] not foundSitten on henkinen taakka. Riippumatta siitä, että ymmärrät sen tietoisesti tai ei, sotku saattaa korostaa kaikkia.
Tässä on 21 tapaa järjestää fyysisiä ja sähköisiä työtiloja.
Ota se pois lattiasta
Siirry pystysuoraan kirjahyllyjen ja hyllyjen kanssa. Usein loppuu työpöydän tilaa tai lattiatilaa. Pystysuora tallennus lisää tilaa tehokkaammin ja lisää silmien tasoa.
Luo ”Toimintakeskukset”
Laita kaikki mitä tarvitset aktiviteetin suorittamiseksi yhdellä alueella, varsinkin jos teet toimintaa säännöllisesti. Vältät aikaa etsimään ja koottamaan mitä tarvitset. Esimerkiksi pakkaus- ja toimitustarvikkeiden ja -työkalujen tulisi olla yhdessä paikassa. Tai luo hylly sellaisille kohteille, jotka otat mukanasi, kun matkustat, kuten matka-salkku, neopreeniholkit ja kannettavat laturit.
Tiedosto, skannaa se, silputa se
Älä käytä työpöytäsi postilaatikkona, koska kriittinen paperi (kuten tarkistukset!) Voi kadota. Allekirjoitetut sopimukset ja muut kohteet, jotka haluat säilyttää paperimuodossa, on jätettävä viipymättä. Skannaa jotain muuta digitaaliseen muotoon. Leikkaa paperi irti ja hävitä se.
Kaikki kansio
Pidä kansio kaikille paperiasiakirjoille. Pendaflex-ripustuskansiot sekä manila-sisäkansiot ovat edullinen ratkaisu. Merkitse molemmat. Pendaflex-kansiot ovat paikanvaraaja arkistokaapissa, ja ne olisi jätettävä siellä aina. Sisäinen manila-kansio on se, jonka voit vetää tarvittaessa. Sitten on helppo purkaa manila-kansio pendaflexiin, kun se on tehty.
Kierrä tietokoneen johdot
Onko tietokoneesi kaapelit ja sähköjohdot sotkuisessa sotkussa? Et ole ainoa. Onneksi erityiset kierretapit ja johdon kannet voivat pitää asiat siistinä. Merkitse johdot, jotta voit löytää oikean, kun joudut irrottamaan tai siirtämään jotain.
Käytä Corkboardsia "Top of Mind" -kohtien säilyttämiseksi edessäsi
Jos sinun täytyy viitata tarkistuslistaan tehtävää varten tai jonkinlainen muistutus, kiinnitä se corkboardiin aivan työpöydän lähellä. Tämä on hyvä jokaiselle uudelle prosessille, kunnes siitä tulee innostunut tapa. Poista vain kohde, kun sinun ei tarvitse enää viitata siihen.
Säilytä kaikki käyttöoppaat yhdessä paikassa
Tarvitsetko koskaan tutustua tulostimen käyttöohjeeseen? Voit myös löytää pienen Bluetooth-kuulokkeen mukana toimitetun ohjekirjan? Jos asetat kaikki ohjekirjat omaan laatikkoon, muovilaatikkoon tai kansioon - sinun ei tarvitse metsästää niitä.
Luo jaetut laatikot
Jos laatikoillasi ei ole sisäänrakennettuja välilevyjä, osta edullisia metalli- tai puulevyjä - tai vielä parempaa, kierrätettyä muovia. Järjestä laitteen laturit; kynät; paperiliittimet; muistilaput ja muistilaput; sakset ja muut tavarat. Järjestäytynyt laatikko säästää aikaa, tuntuu vähemmän stressaantuneena, jos sinun ei tarvitse sukeltaa sekaisin sotkuihin useita kertoja päivässä.
Käytä Labeler-ohjelmaa hyllyjen järjestämiseksi
Se ei ole vain tiedostoja, jotka tarvitsevat tarroja. Hyllyt ja laatikot voivat hyödyntää niiden merkitsemistä. Näin toimistossa kaikki tietävät oikean paikan palauttaa asioita.
Pidä ”To Do” -luettelo
Psyykkinen sotku on sama asia kuin fyysinen sotku. Yksi Getting Things Done -järjestelmän tärkeimmistä kohdista on saada esineitä pään ja paperin päälle (tai sähköiseen luetteloon). Näin voit keskittyä käsiteltävään tehtävään. Pidä tehtäväluettelosi lyhyt ja selkeä.
Tee viikoittainen huolto ja puhdista
Jokaisen työviikon lopussa aseta viikon aikana käytetyt asiat takaisin paikoilleen. Hävitä tai tiedosto paperipino. Jos et anna sotkua kerääntyä liian kauan, on helpompi pysyä järjestäytyneenä.
Käytä keskeisiä pilvipaikan yritystiedostoja varten
Upea tapa säästää aikaa ja välttää jokaisen tarvetta perustaa oma "virtuaalinen arkistointi" -järjestelmä on käyttää yhtä keskeistä pilvipaikkaa yrityksen asiakirjoihin. Valinnat, kuten Google Drive tai OneDrive, mahdollistavat keskikansioiden määrittämisen aiheen tai asiakkaan mukaan jakamaan asiakirjoja.
Käytä Project Management- tai Task Manager -ohjelmistoa
Projektinhallintajärjestelmä pitää työntekijät tiiviisti mukana hankkeissa. Vielä tärkeämpää on se, että se poistaa paperista tehtävät luettelot ja sähköpostiohjeet sekä niiden aiheuttamat sekaannukset.
Skannaa kuitit ja tallenna pilvessä
Sitten voit hylätä paperin kuitit. Uudempien mobiilisovellusten avulla et tarvitse edes skanneria - otat vain kuvan. Kehittyneiden sovellusten avulla voit synkronoida kuitit kirjanpitotietojen tai luottokorttitietojen kanssa automaattisesti (välttämällä manuaalista avaamista).
Käytä selaimen kirjanmerkkejä pikavalintaan
Oletteko koskaan viettäneet aikaa metsästykseen linkeille toistuviin referenssikohteisiin tai kirjautumisnäyttöihin? Tai muista, mistä ne löytyvät? Merkitse ne kirjanmerkkeihin ja järjestä kirjanmerkkejä kansioihin, joten voit saada ne muutamalla napsautuksella.
Tallenna suosikkiluettelot toistuville tilauksille
Toinen ajastin on tallentaa suosikkiluettelot säännöllisesti käyttämissäsi verkkokauppiaissa. Näin sinun ei tarvitse etsiä samoja tarvikkeita aina, kun ostat. Staples.comin kaltaiset sivustot voit tallentaa suosikkilistoja ja se on erittäin kätevä.
Arkistoi vanhat tiedostot
Jos et ole käyttänyt viime vuonna tietokonetiedostoja (erityisesti sähköposteja!), Arkistoi ne. Sinulla on edelleen niitä, mutta sinun ei tarvitse heittää niitä läpi etsimään nykyisiä kohteita. Harkitse myös, että poistat arkistoituja tiedostoja tietyn ajan kuluttua.
Onko sinulla riittävä virustorjunta- ja haittaohjelmien torjuntaohjelmisto
Harvat asiat voivat aiheuttaa enemmän häiriöitä ja sekaannuksia kuin kadonneet tiedostot tai menetetty aika, joka johtuu tietokoneviruksista ja haittaohjelmien hyökkäyksistä. 'Tarpeeksi sanottu!
Käytä huomautusjärjestelyohjelmaa
Huomaa, että sovellukset, kuten Evernote, Microsoftin OneNote ja SimpleNote, voivat auttaa järjestämään ja tallentamaan Web-tutkimusta ja sähköisiä muistiinpanoja.
Todella "älykkäät" puhelimet ovat ajan säästöjä
Älypuhelimet käyttävät viisaasti aikaa ja voivat tehdä meistä onnellisempia. Voimme ehkä paeta toimistosta perhetapahtumaan ilman syyllisyyttä, koska olemme edelleen yhteydessä, jos mitään kriittistä tulee. Käytä tehokkaita älypuhelimia, joissa on tarpeeksi sisäistä muistia tarvittavien sovellusten suorittamiseen.
Automaattinen synkronointi kaikille laitteille
Puhuminen älypuhelimista, yritysten omistajista ja työntekijöistä käyttää useita laitteita - ehkä pöytätietokone, tabletti ja älypuhelin per henkilö, kaikki samana päivänä. Pilvitiedoston tallennus tai ainakin mahdollisuus automaattisesti synkronoida tiedostoja on välttämätöntä ajan säästämiseksi ja sekaannuksen välttämiseksi, koska sinulla ei ole viimeisintä tiedostoa.
Päivitä tietokoneet muistiin ja nopeuteen
Et ehkä edes ymmärrä, kuinka paljon aikaa hukkaan, kun kaikki, mitä teet, kestää kauemmin tai pahempaa, jäätyy tai kaatuu säännöllisesti. Riittävä muisti ja prosessorin nopeus eivät ehkä viime vuonna täytä tehtävää. Niinpä päivitä!
Nämä ovat minun 21 toimisto- ja organisaatiokonseptiani. Mitkä ovat parhaat vinkkisi toimiston organisoimiseksi ja häiriönpoiston ja sotkua petoavan tytön korjaamiseksi?
Office-kuva Shutterstockin kautta
10 Kommentit ▼
