Vuoden 1964 kansalaisoikeuslaki edellyttää, että työllistämishakemukset säilytetään vähintään vuoden ajan. Jos tiedät, että hakija on yli 40-vuotias, hänen hakemuksensa on pidettävä kahden vuoden ajan ikään perustuvan syrjinnän vastaisen työlain mukaan. Valtion lait voivat vaatia jopa pidemmän ajan pitämään työnhakijatietoja. Valtion ja liittovaltion säännösten vuoksi työnhakijoiden tarkka kirjanpito- ja arkistointijärjestelmä on tärkeä osa liiketoimintaa. Saatat joutua tarkistamaan takaisin näiden hakijoiden kanssa, jos palkattu työntekijä ei toimi.
$config[code] not foundLuo ja tallenna työhakemuksia käyttämällä sähköistä hallintaohjelmaa. Useat online-ohjelmat mahdollistavat käyttäjien luoda tällaisia sähköisiä lomakkeita työhakemuksina. Nämä työlomakkeet lähetetään ja tallennetaan sähköisesti, ja ne mahdollistavat paperittoman tallennuksen. Koska useimmat sovellukset saapuvat sähköpostitse, tämä on helppo tapa tallentaa materiaalia tiedostoihin, jotka eivät ota mitään fyysistä tilaa. Yrityksen asiakirjahallintajärjestelmään tallennetun sähköisen työnkulun käyttäminen vaatii turvallisuutta, joten luvattomien henkilöiden ei hae tai näe työllisyystiedostoja. Aseta tietokone lähettämään automaattisesti hälytykset muistuttamaan, kun tiedostot on poistettava tai tarkistettava.
Aseta työhakemuksen henkilöstötiedostot paperikansioihin. Suunnittele tehokas arkistointijärjestelmä käyttämällä värikoodattuja kansioita, joita säilytetään laatikoissa, hyllyissä tai arkistokaapissa. Tulosta sähköpostitse vastaanotetut jatko- ja työhakemukset ja lähetä ne henkilökohtaisesti täytettyihin tai postitse lähetettyihin sovelluksiin. Hakijat voidaan jättää nimen tai sosiaaliturvatunnuksen mukaan osiin, jotka määräytyvät työn tyypin mukaan. Esimerkiksi myyntityöpaikat näkyvät kansiossa, jonka otsikko on ”Myynti”, ja hakijat asetetaan järjestyksessä sukunimen tai numeroiden mukaan tunnistenumeroilla. Kiinnitä tiedostot lukittuun kaappiin tai huoneeseen.
Pidä kirjaa vähintään neljä vuotta, jos työnhakija haastaa sinut syrjinnän palkkaamisesta. Equal Employment Opportunity Commission vaatii yleensä, että pyydetyt sovellukset pidetään vähintään vuoden ajan, mutta jos sinulla on oikeudellisia toimia, EEOC suosittelee, että työhakemukset säilytetään vähintään neljä vuotta. Jos et tallenna sovelluksiasi kunnolla, EEOC voisi veloittaa teiltä syrjiviä palkkauskäytäntöjä tai tietosuojarikkomuksia.
Hävitä työhakemukset sen jälkeen, kun ne on lakkautettu. Luo järjestelmä, jossa on muistutuksia. Ota yhteyttä tietotekniikkaosastoon, jos haluat poistaa sähköiset tiedostosi asianmukaisesti, ja murskaa paperitöitä koskevat sovellukset. Tämä on tärkeää, koska työnhakutiedostot sisältävät henkilökohtaisia tietoja, kuten sosiaaliturvanumeroita ja työtietoja, jotka on säilytettävä tiukasti luottamuksellisina.
