Johtajana haluat tuottava tiimi, joten on järkevää vahvistaa ajantasaisuutta ja auttaa tiimin jäseniä välttämään huonoja työtapoja, kuten viivyttelyä.
Viivästyminen syö pois viivyttävän henkilön tuottavuudesta. Enemmän kuin se lisää stressiä stressiä vauhdittajalle sekä muulle tiimille, joiden on vaikea taistella jääneiden määräaikojen takia.
$config[code] not foundSe johtaa myös negatiivisiin tunteisiin, jotka heikentävät tiimityötä. Procrastinator kuljettaa syyllisyyskuormaa, koska se ei ole oikea-aikainen, ja muut joukkueessa olevat tuntevat pahaa, että heidän täytyy korvata joku muu, joka pudottaa pallon.
Puhumattakaan tietenkin siitä, että se voi vahingoittaa yrityksen alariviä. Viivyttely voi johtaa tyytymättömiin asiakkaisiin, viivästyksiin ja menetyksen menettämiseen.
Ohjelmisto tarjoaa helpon ratkaisun, jonka avulla tiimi voi rikkoa viivyttelykäytön. Seuraavassa on viisi yksinkertaista tapaa käyttää ohjelmistoa irtautumaan viivyttelystä ja tehostaa sinua ja tiimiäsi.
Käytä kalentereita niiden suurimpaan potentiaaliin
Digitaaliset kalenterit ovat täydellisiä rikkoa viivytyksen kierrosta - jos käytät niitä oikeaan suuntaan. Kannustakaa tiimiäsi kokeilemaan näitä kalenteritekniikoita (ja käyttämään niitä itse esimerkin johdosta):
- Estä tietyn ajanjakso, jotta kalenterisi voi tehdä tärkeän projektin tai tehtävän. Jos kalenterissasi on tunnin tai kaksi varattua, se on yksi askel lähempänä kuin yksinkertaisesti asettaa tehtävän tehtäväluetteloon.
- Kun asetat kalenterimerkinnän ylös, lisää linkkejä mihin tahansa tehtävään tarvittaviin asiakirjoihin heti kalenterimerkinnässä. Näin et menetä aikaa etsiä asiakirjoja aloittaaksesi - tai hämmentyä.
- Käytä jaettuja kalentereita organisaatioihisi, jotta et mene edestakaisin tarkistamaan saatavuutta. Jaettujen kalentereiden avulla voit nähdä, kuka on vapaa. Voit myös oppia kalenteriohjelmasi ominaisuuksia löytämään pieniä hakuja, jotka helpottavat ajoitusta. Esimerkiksi Outlook-kalentereissa on jotain, jota kutsutaan ajoitusavustajaksi, joka voi tehdä kokousten kokoonpanon nopeammin.
Huuhtele ja toista: Mallit, mallit, mallit
Mikään ei edistä viivyttelyä, kuten katsomalla tyhjää näyttöä miettimään, mistä aloittaa seuraavasta projektista. Malli saa sinut pois lohkosta nopeammin tehtävissä, kuten raportin kirjoittamisessa, esityksen luomisessa tai kokouksen esityslistan rakentamisessa.
On olemassa kahdenlaisia malleja. Yksi on yleisiä malleja, joita voit löytää verkossa tai jopa käyttämässäsi Office-ohjelmistopaketissa. Esimerkiksi Office 365: ssä on paljon vapaita malleja eri moduuleissa, kuten laskentataulukot ja esitykset.
Toinen malli on ne, jotka on räätälöity nimenomaan yrityksellesi. Ajan myötä voit luoda malleja myyntiesityksiä, raportteja ja paljon muuta. Avain on varmistaa, että kaikki voivat löytää ne, kun he tarvitsevat niitä. Luo keskitetty mallikirjasto ja kannustaa kaikkia käyttämään sitä. Jaettujen kansioiden ja pilvitiedostojen tallennuksen avulla on helppo asentaa tämä.
Tick Tock: Käytä Time Management Timers -toimintoa
Joskus viivyttelyä autetaan ja tukahdutetaan viettämällä liikaa aikaa merkityksettömiin tehtäviin. Auta ryhmääsi ymmärtämään, miten jaetaan aikaa paremmin, käyttää sitä kiireellisimpiin ja tärkeimpiin tehtäviin.
Tässä voi auttaa jotakin yhtä yksinkertaista kuin ajastin. Jos joku tiimissänne on taipuvainen käyttämään liian kauan lukemattomien sähköpostiviestien lukemista tai sallii kokousten kulumisen, ajastin voi auttaa säästämään minuutteja, jotka vievät tunnin kuluessa.
Olen huomannut, että enemmän tietoisuutta ajasta on hämmästyttäviä vaikutuksia. Ennen kuin aloitin seurannan, en tajunnut, kuinka paljon ajastani hukutettiin matalan merkityksen tehtäviin.
Windows 10: ssä on sisäänrakennettu ilmainen ajastinsovellus. Voit myös löytää ajastinsovelluksia Webissä tai käyttää älypuhelimen ajastinta ja hälytystä.
Välitön muutos: Tee yhteistyötä yli jaettujen asiakirjojen kanssa
Oletetaan, että sinulla on lehdistötiedote, jonka haluat, että osa tiimistäsi tarkastelee, ennen kuin se menee ulos internetistä. Yritetään saada jokainen, joka tarvitsee antaa panoksensa sen tarkistamiseen ja reagointiin, vie aikaa - etenkin tiimisi keskuudessa.
Täällä pilvi tulee pelastamaan jaetun pilviasiakirjojen muodossa.
Tiesitkö, että voit tehdä yhteistyötä Wordissa käyttämällä ominaisuutta, jonka avulla voit olla mukana yhdessä kirjoittajan kanssa reaaliajassa? Voit muokata merkkejä luonnostaan, kun joku muu työskentelee asiakirjassa. Näin voit saada kaikki puheluun yhdessä ja kerätä kaikki panokset nopeasti reaaliajassa - välttäen, että jotkut haluavat viivästyä.
Microsoft Office 365 tarjoaa myös monipuolisia HD-video- ja äänialustoja, jotta ryhmäsi voivat keskustella eri paikkojen numeroista, kampanjoista ja projekteista. Jos sinulla on asiakas, joka haluaa yhdistää ideoita uusimpaan kampanjaansa, tämä asettaa kaikki samaan online-sivulle.
Planner on rakennettu erityisesti Office 365: lle. Se toimii kaikissa laitteissa. Voit lisätä tiedostoja, tehtäviä ja jopa puhua tiimin kanssa riippumatta siitä, missä ne ovat. Sähköpostiviestien avulla on helppo antaa tiimin jäsenille tietää, milloin heille on annettu uusi tehtävä. Suunnittelija ottaa mukaan kaikki ja pitää ne ajan tasalla kaikista kehityksistä.
Office 365 Video on toinen vaihtoehto viivästymisen välttämiseksi. Videon sisällön lataaminen ja jakaminen yrityksesi kautta tuo kasvot ja live-toiminnot kirjallisiin muistiinpanoihin ja direktiiveihin.
Käytä virtuaalista avustajaa kuten Cortana
Tässä on vielä yksi viivytyksen välttäminen: käytä virtuaalista avustajaa muistiinpanojen tekemiseen ja tutkimukseen seuraavaa projektia varten. Voit esimerkiksi käyttää Cortanaa sanelemaan suullisesti muutamia muistiinpanoja kyseisestä suuresta raportista ja tallentamaan ne OneNoteen. Joskus on paljon helpompaa aloittaa, jos aloitat vauvan vaiheet, esimerkiksi sanomalla muutamia muistiinpanoja, jotka sisältyvät raporttiin.
Voit käyttää Cortanaa myös keskustelemaan web-tutkimuksesta projektissa. Se tekee siitä vähemmän työlästä työtä ja enemmän kuin yksinkertainen keskustelu, jos käytät jotain Cortanan kaltaista, jos haluat katsoa asioita.
Kuten nämä esimerkit ovat osoittaneet, on olemassa monia tapoja käyttää tekniikkaa aloittaa ja välttää viivyttely. Joten, mitä sinä odotat? Käynnistä joitakin näistä työkaluista!
Tämän kirjoituksen aikana Anita Campbell osallistuu Microsoft Small Business Ambassador -ohjelmaan.
Mies kannettavan kuvan kautta Shutterstock
Lisätietoja: Microsoft, Sponsoroitu 1
