Hallinnollisten avustajien päivät ovat täynnä useita tehtäviä, mukaan lukien aikataulutus, sähköpostiviestien lähettäminen ja projektien hallinta. Lisäksi on joskus tarpeen ottaa viesti pomollesi, kun hän ei ole käytettävissä. Epäselvä, huonosti kirjoitettu viesti voi vaarantaa pomosi. Jos haluat saada vaikutuksen hänestä, anna yksityiskohtainen viesti, jossa esitetään yhteenveto puhelun luonteesta ja pyydetyistä vastauksista. Vaikka et ole hallinnollinen avustaja, saatat joskus joutua ottamaan viestejä pomolle, joka ei ole käytettävissä.
$config[code] not foundKun olet puhelimessa
Kysy soittajalta, jos hän haluaa jättää viestin. Jos vastaus on "ei", ota hetki rohkaista viestiä. Kerro hänelle, että pomosi tulee kokouksiin koko päivän, joten kutsuminen takaisin ei ehkä ole paras vaihtoehto.
Pyydä soittajaa antamaan yksityiskohtainen viesti. Jotkut soittajat vastaavat, "Vain hänen kutsuvan takaisin." Valitettavasti pomosi ei ehkä ole tyytyväinen tällaiseen epämääräiseen viestiin. Vastaa tässä tapauksessa: "Varmista, mitä voin kertoa hänelle, että tämä koskee?"
Pyydä soittajalta täydellinen nimi. Etunimet voivat aiheuttaa hämmennystä pomosi. Kysy vain: "Voinko saada koko nimesi?" kun viesti poistetaan.
Kysy soittajan puhelinnumero. Vaikka tämä saattaa tuntua ilmeiseltä, numero on helppo unohtaa, kun keskitytään muihin puhelun näkökohtiin. Jos soittaja haluaa ottaa yhteyttä sähköpostitse, kirjoita tämä myös.
Kirjoita kaikki nämä tiedot romupaperille, kun esität kysymyksiä. Kirjoita muistiin myös puhelun päivämäärä ja kellonaika.
Viestin välittäminen
Järjestä muistiinpanosi puheluun pienellä paperilipulla. Jokaisen viestin pitäisi täyttää vain yksi paperi. Vältä kirjoittamasta useampaa kuin yhtä viestiä kullekin lipsahdukselle.
Kirjoita muistiin puhelun päivämäärä ja kellonaika, jonka jälkeen soittajan etu- ja sukunimi on paperin yläosassa. Jos hän on myös antanut asemansa tai suhteensa pomoosi, kuten kirjanpitäjän tai toimittajan, kirjoita tämä myös täällä.
Yhteenveto puhelun tarkoituksesta yhdellä lyhyellä lauseella. Kirjoita tämä soittajan nimen alle. Ole lyhyt ja täsmällinen, joten pomosi ei tarvitse miettiä, mistä kyse on.
Kirjoita soittajan puhelinnumero viestin alaosaan.
Kirjoita "URGENT" suurilla kirjaimilla merkinnän oikeassa yläkulmassa, jos puhelu oli erittäin tärkeä. Useimmat puhelinviestit eivät kuulu tähän luokkaan. Kiireelliset viestit viittaavat perheen hätätilanteisiin tai liiketoiminnan ongelmiin, joilla voi olla suuri haitallinen vaikutus yhtiöön.
Välitä viestit pomollesi heti, kun hän on käytettävissä. Kun annat hänelle jokaisen viestin, lue se ääneen. Tällä tavoin hänellä ei ole mahdollisuutta jäädä tärkeästä viestistä.
Kärki
Tiedä milloin puhua. Jos viesti on todella hätätilanne, varsinkin pomon perheen kanssa, keskeytä hänet ja kerro hänelle soittajalle välittömästi. Jotkut asiat elämässä ovat tärkeämpiä kuin liike-elämän kokous.
