Toimihenkilöllä on keskeinen rooli kaikissa yrityksissä. Henkilöstön jäsenet ovat niitä, jotka suorittavat tavanomaisen toimiston päivittäiset tehtävät, ja heitä pyydetään usein suorittamaan useita muita toimintoja myös yritykselle. Toimihenkilöiden velvollisuudet ja odotukset eivät kuitenkaan ole aina selkeitä hakijoille, ja yrityksen olisi määriteltävä ne ennen vuokrausta.
Puhelinsoitot
Toimihenkilöiden tehtävänä on vastata, ohjata ja soittaa puheluita. Heidän on suoritettava nämä puhelut ammattimaisesti ja voitava siirtää puhelut ja reitittää soittajat oikeaan puhepostilaatikkoon, jos henkilö ei ole siellä tai on toisessa puhelussa. Heidän on myös perehdyttävä jokaisen työntekijän rooleihin, jotta puhelut voidaan siirtää oikein. Heidän on myös perehdyttävä siirtämiseen tarvittaviin puheluihin, ja mitä puheluja, kuten telemarkkereita, pidetään vähemmän tärkeinä.
$config[code] not foundposti
Toimiston henkilökunta vastaa sekä saapuvasta että lähtevästä postista. Saapuvan postin on oltava lajiteltu ja toimitettava suunnitelluille vastaanottajille tai toimihenkilön on avattava, jotta voidaan määrittää postin luonne, kuten asiakasvalitus, ja lähettää se oikeaan paikkaan. Lähtevän postin on oltava järjestetty, osoitettu ja leimattu. Lisäksi toimihenkilöt koordinoivat pakettien toimitus- ja noutopalveluita, kuten Federal Express.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingAsiakirjan hallinta
Vastuu sisäisten asiakirjojen hallinnoinnista kuuluu myös päällikön henkilöstölle. Toimihenkilöstön jäsenet ovat vastuussa kaikkien sisäisten asiakirjojen kirjoittamisesta, kopioinnista, jakamisesta ja arkistosta tai tuhoamisesta. He ylläpitävät arkistointijärjestelmää asianmukaisessa aakkosjärjestyksessä ja seuravat arkaluonteisia asiakirjoja, jotka on hävitettävä tietyn ajan kuluttua. Lisäksi suuri määrä kopiointia siirretään työntekijälle.
Tapahtumien koordinointi
Toimihenkilöiden odotetaan usein koordinoivan yrityksen tapahtumia. Ne järjestävät ruoan toimittamisen oikeaan aikaan. Ne auttavat myös suunnittelemaan mahdollisesti esitettäviä PowerPoint-esityksiä tai muita multimediaelementtejä ja varmistamaan, että kokoustila on kunnossa ennen tapahtuman alkua.
Toimitusjärjestys ja Petty Cash
Toimihenkilöstön jäsenet vastaavat usein toimistotarvikkeiden tilaamisesta ja jakavat pieniä käteisiä muille toimiston jäsenille tarpeisiin, kuten ohjaamoon tai kiireellisiin tarvikkeisiin. Toimihenkilöt suorittavat yleensä toimitusjärjestyksen kerran viikossa ja muut tilaukset tulevat esiin.
