Liiketapaamisista audio- ja videoneuvotteluista on tullut olennainen osa kaikkia organisaatioita. Menneet ovat ne päivät, jolloin vain tietotekniikan jättiläiset ostivat online-yhteistyöohjelmistoja, jotta he voisivat tehdä kokouksia Internetissä.
Nykyään jopa pienet yritykset ymmärtävät web-neuvottelujen yhteistyövälineiden hyödyt.
Tuloksena on kasvojen välisten tapaamisten hidas kuolema, jota näimme jo noin neljä vuotta sitten.
$config[code] not found- Cisco Systems peruutti myyntikoulutuksensa vuonna 2009.
- Apple veti ulos tulevista Macworldsistaan.
- Monet yritykset ovat jopa vähentäneet joukkueensa vahvuutta tapahtuma- ja kokousosastolla, minkä jälkeen virtuaalikokoukset nousivat jyrkästi.
Online-kokoustyökalujen ja ohjelmistojen käyttöönoton avulla voit säästää 50–80 prosenttia kustannuksista, joita muutoin käytetään hotellihuoneisiin, vuokraus-, kuljetus-, pakkaus- ja markkinointinäyttöihin. Virtuaalitapahtumien isännöinti voi maksaa sinulle jopa 10 dollaria päivässä eikä 200 dollaria ja 1000 dollaria investoimalla fyysiseen tapahtumaan.
Tämä tarkoittaa, että saat saman vähemmän.
Kuitenkin vain Web-neuvottelutyökalu ei takaa menestystä online-kokousten järjestämisessä.
Voit tarkastella sitä kahdella tavalla.
- Ensinnäkin online-kokoustyökalu on siunattava kaikilla kiehtovilla ja tarvittavilla ominaisuuksilla, jotka mahdollistavat äänen ja videoneuvottelun sujuvuuden.
- Toiseksi, esityksen sisällön on oltava tarpeeksi sitoutunut interaktiivisen istunnon jatkamiseen.
Sinulla on oltava oikea alusta, jolla voit järjestää online-kokouksia kaikkien todennäköisten yhteistyöominaisuuksien kanssa sekä hyväksyä hyvin jäsenneltyjen sisällön esitysstrategioiden, joilla ihmiset pidetään pidempään.
Ellei molempia näkökohtia hoideta hyvin, virtuaalikokouksia ei voi onnistua. Seuraavassa on luettelo Web-konferenssivinkkeistä, joita saatat löytää myös hyödyllisinä.
Molempien vaatimusten hallinta
Yritysten voittaminen online-kokouksissa on kyse siitä, miten viestintä helpottuu ja tasaisempi asiakkaiden ja ikäisensä välillä.
Auta heitä tekemään saumattomasti yhteistyötä kaikessa, mitä he haluavat ehdottaa, keskustella, tarkastella tai saavuttaa omassa toimistossaan tai jopa kotona. Ja olet kotona.
Ottaen huomioon, että verkko-kokousten aikana tapahtumien ja vuorovaikutusten luonne riippuu kokonaan esitysstrategioista, yritysten odotuksista ja sisällön keskittämisestä osallistuvien henkilöiden keskuudessa, on niiden tehtävä päättää, miten he voivat hyödyntää parhaiten käytettävissä olevia työkaluja ja resursseja.
Mitä konkreettisempi, yhteenvetoisempi ja toimintaan perustuva sisältö, jonka esität kokouksessa, sitä korkeampi voit saavuttaa kaikkien liiketoimintatavoitteet ja sulkea nopeat tarjoukset.
Nyt tulee ensisijainen vaatimus, joka on oikea työkalu. Et voi kompromissi millä tahansa premium-ominaisuuksilla, joita johtavat myyjät voivat tarjota sinulle. Itse asiassa markkinoilla ei ole pulaa hyvistä web-neuvotteluvälineistä.
Seuraava tärkeä asia tarkistuslistallasi on, kuinka paljon paremmin arvioisit online-kokoustyökalun ja poimia sopivan yrityksen. Vaikka monet meistä ovat tietoisia tapaamisista, jotka johtuvat kokouksista VoIP: n ja puhelimen välillä, on parempia tapoja optimoida niiden käyttö.
Tässä artikkelissa tarkastelemme kaikkia näitä 5 vaihtoehtoa.
Tee yhteistyötä yksinkertaisemmaksi, saavutettavammaksi ja kiinnostavammaksi milloin tahansa, kaikkialla
Sinun online-kokousohjelmiston pitäisi olla ne kaikki:
- Täysi yhteensopivuus kaikkien suosittujen selaimien, kuten Chrome, Firefox ja Safari, kanssa, joita osallistujat käyttävät, niin että kukaan ei tunne eristettyä
- Tuki interaktiivisten esitysten, tuoteselostusten ja tuotearvioiden ylläpitoon tai jopa sopimusten tarkistamiseen yhdessä… kaikki asiakkaan mukavuudella
- Kyky tallentaa, arkistoida ja käyttää uudelleen kokousten tuloksia sisäisesti ryhmien ja organisaatioiden välillä asiakkaiden vaatimusten ja palautteen analysoimiseksi paremmin
- Älykkäämpi tapa ladata omia mediasi tai lisätä kuvia Flickrin taululle, jotta voit jakaa multimediaviestejä nopeasti osallistujien kanssa viitteinä, vaikka kokous onkin
- Tuki kaikenlaisten vuorovaikutusten hallitsemiselle (läsnäolo, jakaminen, keskustelu, muokkaaminen ja aivoriihi) reaaliaikaisesti ja luonnollisesti sekä joustavuus, jotta taulun analyysi voidaan myöhemmin tarkistaa yksityiskohtaisemmin.
Tee kokoushuoneesta upea ja kallis
Kyllä, näyttää ja tuntuu paljon.
Mitä enemmän teet kokoushuoneesi ja odotustilansi mielenkiintoiseksi ja kiinnostavaksi asiakkaille, sitä parempi on vaikutelmasi tuotemerkillesi.
Yrityksen logon lisääminen käyttämällä brändin värejä ja houkuttelevia julisteita ilmoituksille voi tehdä asiakkaasi ajattelemasta, että olet soveltanut mukautettua suunnittelua käsittelemään kokousta erityisenä ja vakavana.
Se on kokonaan tuotemerkkikokemus, jonka asiakkaat vievät seuraaviin kokouksiinsa.
Tämä voi ehkä hyvällä palautteella auttaa ratkaisemaan ratkaisevan sopimuksen.
Brändimallien avulla voit luoda ainutlaatuisia kokousteemoja jokaiselle osastolle tai ryhmälle organisaation sisä- ja ulkopuolella ja siten säilyttää brändinsi henkilöllisyyden.
Ota Desktop Sharing ja Remote Screen Control käyttöön
Yksi helpoimmista ja tehokkaimmista tavoista lisätä yleisön sitoutumista on jakaa osallistujia.
Kauko-ohjain tarjoaa vapautta työntekijöille, asiakkaille, vierailijoille ja vierailijoille, miten he haluavat mennä eteenpäin omilla kentillä ja esityksillä.
Työpöydän jakamisvaihtoehtojen avulla ryhmät voivat tehdä yhteistyötä live-ohjelmissa, kuten tuotteen esittelyvideoissa, asiakirjojen tarkastelussa, yrityksen Power Point -esityksissä, taulukkolaskelmissa tai käynnissä olevissa projekteissa. He saavat parempaa valvontaa yksittäisistä istunnoistaan sekä pitävät keskustelut avoinna 360 asteen näkökulmasta.
Sijainti, aikavyöhyke, osallistujien lukumäärä… mikään ei voi olla esteenä viestisi kuulemiselle muiden toimesta ja toimimasta.
Ota yksityinen ja valvottu chat-istunto käyttöön
Online-kokousten pitäisi olla toisinaan luonnollisia, vuorovaikutteisia ja luottamuksellisia.
Yksityiset keskustelut käynnissä olevan Web-kokouksen aikana auttavat selventämään monia kysymyksiä, joita ei muuten ratkaista.
$config[code] not foundRyhmäkokouksessa on ilmeistä, että jokainen jäsen ei ymmärrä kaikkia keskusteluaiheita samaan tahtiin. Monta kertaa osallistujille jää valvomaton kysymys, joka johtaa sekaannuksiin ja suuriin ongelmiin.
Väärinkäsitykset ja lyhyemmät kyselyt voivat johtaa erimielisyyteen yhteisestä liiketoimintatavasta. Tällaiset aukot tarvitsevat nopeaa vastausta kokouksen aikana, tai muuten on vaikea päästä yksimielisyyteen. Ja se on minkä tahansa ryhmäkokouksen lopullinen tavoite.
Yksityinen chat-vaihtoehto varmistaa, että osallistuja saa reaaliaikaisen palautteen ja reaktiot tietystä esityslistasta tai toiminnasta toisesta osallistujasta häiritsemättä muita kokoushuoneessa. Tämä auttaa osallistujia ymmärtämään toistensa kommentteja ja toimia yksityisesti ja paremmin. Tämä tekee verkkoyhteistyön suuremmaksi.
Nopea pikaviestit-keskustelu tekee keskustelut luottamuksellisiksi, jotta ongelmat ratkaistaan aikaisemmin ja hiljaa keskeyttämättä yhteistä istuntoa.
Käytä kielenkääntämistä globaaleille keskusteluille
Liiketoiminnan näkymät, kumppanit ja ikäisensä voivat olla mistä tahansa maailmasta. Siksi maailmanlaajuinen liikeviestintä voi olla millä tahansa kielellä.
Näin ollen kielipreferenssi ei saisi olla esteenä online-neuvotteluissa, varsinkin silloin, kun osallistujat ovat äidinkielenään puhuvia.
Tarvitset tällaisen online-kokousalustan, jonka avulla jäsenet voivat valita jopa 50 eri kielestä, jotka he haluavat kääntää, kaikki reaaliajassa. Tämä poistaa viestintäesteet ja sallii keskustelun puhujan äidinkielellä.
Verkkokokouksen isäntänä on varmistettava, että jokainen jäsen voi soveltaa kieliasetusta yksinkertaisella hiirellä napsauttamalla Käännä-painiketta.
Monikielinen chat-keskustelu voi olla hyödyllinen myös asiakaskoulutuksessa ja tukiryhmissä. Pikaviestipalvelun avulla asiakkaat voivat esittää kysymyksiä, kohtalaisia sovelluksia ja tehdä enemmän tuotteen esittelyn aikana äidinkielellään. Tämä lisää mahdollisuuksiasi sulkea lisää liiketoimintatarjouksia ja säilyttää onnellisia asiakkaita.
Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, online-kokousalustasi pitäisi toimia riippumatta maantieteellisestä sijainnista, käyttöjärjestelmästä ja aikavyöhykkeestä.
Jos nykyinen online-kokousalusta ei ole vielä sisällytetty kaikkiin näihin olennaisiin ominaisuuksiin, on oikea aika etsiä vaihtoehto. Hyvät online-yhteistyövälineet paitsi parantavat tiimin tuottavuutta myös luovat vaikutelman brändistäsi muille.
Kokouskuva Shutterstockin kautta
3 Kommentit ▼
