Jokaisessa yrityksessä on arkipäiväistä toimintaa. Nämä ovat tehtäviä, jotka vievät aikaa ja energiaa, mutta joku muu käsittelee sitä suoraan, jotta voit keskittyä yrityksen ydinliiketoimintaan.
Mutta mistä voit löytää jonkun käsittelemään näitä tehtäviä? Anna virtuaaliassistentti!
”Virtuaaliassistentti voi ottaa päivittäisiä asioita, jotka aiheuttavat stressiä, mutta eivät oikeastaan ole niin vaikeat, ja saada ne tehdä kulissien takana, jotta voit jatkaa työskentelyä suurempien asioiden parissa,” kertoo Jess Ostroff, Calm-johtaja Don't Panic Managementissa, virtuaalisen avunantoyrityksessä, joka on erikoistunut yrityksiin tarkoitettuihin Facebook-palveluihin.
$config[code] not foundOttaen huomioon niiden tärkeän roolin on tärkeää valita viisaasti, kun otat virtuaalisen avustajan. Alla on joitakin salaisuuksia oikean virtuaalisen avustajan palkkaamiseen.
Kun käytät virtuaalisia avustajia, varmista, että ne…
Säilytä selkeä tiedonsiirto
Keskeinen ero kokopäiväisen työntekijän ja virtuaalisen avustajan palkkaamisessa on fyysinen läsnäolo. Toisin kuin tavallinen työntekijä, virtuaalinen avustaja ei voi astua matkustamastasi saadaksesi vastauksia. Tämä tekee viestinnästä erittäin tärkeän. Siksi sinun pitäisi etsiä virtuaalista avustajaa, joka ylläpitää täydellistä avoimuutta koko ajan.
Onko Teillä kokemusta teollisuudesta
Oletetaan, että omistat pienen B2B-liiketoiminnan ja kohderyhmäsi on vakavampi ja kehittyneempi ryhmä ihmisiä ja päättäjiä. Haluaisitko palkata aloittelijaa, jolla ei ole alan kokemusta? Luultavasti ei. Sen sijaan sinun pitäisi etsiä joku, jolla on tarpeeksi tietoa toimialastanne. Henkilö, jolla on vahva kokemus teollisuudesta, pystyy ymmärtämään, mitä yleisö todella haluaa.
Ota omistusoikeus virheisiin
Ammattimainen virtuaaliassistentti ei koskaan pelkää ottaa työhön kohdistuneita virheitä. Tämä laatu helpottaa työskentelyä heidän kanssaan. Kuten Ostroff sanoo: ”He arvostavat työstään ja heidän panoksestaan menestykseen, ja omaksuvat virheitä tai väärinkäsityksiä, jotta he voivat tehdä paremmin tulevaisuudessa.” Virheiden omaksuminen osoittaa myös henkilön vastuullisuuden, joka on hyvä laatu virtuaalinen avustaja.
Onko sinulla todennettavissa olevat viittaukset
Yksinkertainen mutta tehokas tapa arvioida mahdollisia virtuaalisen avustajan taitoja ja ominaisuuksia on etsiä viittauksia ja suosituksia aiemmista työnantajista. Varmista, että kiinnität erityistä huomiota siihen, mitä heidän aiemmilla työnantajillaan on sanottavaa heidän työstään, persoonallisuudestaan ja taidoistaan. Kertomusten perusteella voit löytää oikean henkilön työhön.
Ymmärtää, miten sosiaalinen media toimii
Jos vuokraat jonkun, esimerkiksi hallitsemaan Facebook-tiliäsi, on tärkeää, että he ymmärtävät täysin, miten sivusto toimii. Facebookin toimintojen kattavan ymmärtämisen lisäksi on tärkeää tietää selvästi, mitä se voi tehdä yrityksille. Hyviä tuloksia on hyödyllistä auttaa sinua tarkastelemaan mahdollisia virtuaaliassistentin valmiuksia suorittaessaan kyseistä työtä.
Jaa ehdotuksia
Ammattimaiset virtuaaliset avustajat luottavat tarpeisiinsa ja kokemuksiinsa jakamaan ehdotuksia, jotka voivat auttaa heidän työstään ja hyödyttää yritystäsi. ”He voivat myös tehdä ehdotuksia prosesseista ja tehokkuudesta omien kokemustensa perusteella, jotka auttavat sinua saamaan yrityksesi sujuvammin”, mainitsee Ostroff. Hyödyllisiä syötteitä ja ehdotuksia voi lopulta auttaa sinua saavuttamaan yrityksesi tavoitteet.
Kysy kysymyksiä työstä ja velvollisuuksista
Kun mahdollinen virtuaaliassistentti esittää kysymyksiä työtehtävästä ja -vastuista, se osoittaa kiinnostuksensa odotustenne täyttämiseen. Voimassa olevat kysymykset ovat hyödyllisiä myös auttamaan sinua selvittämään selkeästi määritellyt työtehtävät. ”On tärkeää katsoa syvälle itseesi ja yrityksellesi selvittääksesi, mitä sinun täytyy todella tehdä ja mitä joku muu voisi tehdä. Sitten sinun täytyy selvittää, mitkä asiat, joita muut voivat tehdä, olisi siirrettävä VA: lle, Ostroff sanoo.
Suorita hyvin Trial Run
Etkö ole varma siitä, miten suhde virtuaaliassistenttiin tulee? Kokeile kokeiluhanketta vesien testaamiseksi. ”On tärkeää aloittaa pienistä ja erityisistä tehtävistä tai projekteista, jotta voit aloittaa luottamuksen rakentamisen, mutta ei vaarantamatta mitään suurta vikaa, jos avustaja ei ole oikein sopiva”, Ostroff kertoo. Jos pieni projekti menee hyvin, voit luottaa avustajaan suuremmilla tehtävillä.
Excel kellonajanhallinnassa
Ostroffin mukaan hyvä virtuaaliassistentti on heidän kykynsä "ottaa päivittäisiä esineitä, jotka aiheuttavat stressiä, mutta eivät itse asiassa ole niin vaikeaa.". Toisin sanoen heidän pitäisi tietää, miten eri työpaikat ja monitehtävät priorisoidaan ilman määräaikaa. Niiden pitäisi myös arvostaa aikaa ja varmistaa, että sinulla on sopimus aikatauluista.
Mesh persoonallisuutesi kanssa
Ottaen huomioon, kuinka tiiviisti sinun täytyy työskennellä virtuaalisen avustajan kanssa, on aivan ratkaisevan tärkeää löytää joku, jonka persoonallisuus on yhteensopiva sinun. Esimerkiksi, olisitko mukava työskennellä etänä yhdessä jonkun kanssa, joka ei puhu lainkaan? Sinulla on oltava selkeä käsitys henkilökohtaisista ominaisuuksista, joita etsit sellaisessa henkilössä, jota et tapaa kasvokkain joka päivä.
Ymmärrä kohdeyleisösi
Kun yrität muodostaa yhteyden yleisöönne sosiaalisen median tai jonkin muun tunnuksen kautta, sinun pitäisi luottaa joku, joka tuntee yleisösi tai ainakin haluaa parantaa tietämystään. Sano, että kohdeyleisö on keskimääräinen amerikkalainen teini, joka asuu pienessä kaupungissa. Hyödynnät virtuaalisen avustajan palkkaamisen, joka tuntee tällaisen yleisön pulssin.
Jäljelle jäävät
Yhteyden muodostaminen on keskeinen, kun työskentelet virtuaalisen avustajan kanssa. Internetin ansiosta on useita tapoja liittyä ihmisille, jotka ovat matkalla mailin päässä. Mutta on myös tärkeää löytää joku, joka on mukava työaikasi kanssa. Jos esimerkiksi istutte Yhdysvalloissa, auttaisiko se palkkaamaan virtuaalisen avustajan Malesiassa, kun sinun täytyy olla yhteydessä päivittäin?
Hallitse erityisiä taitoja
Henkilön, jolla on toivottavia ihmissuhdetaitoja, on lisäksi oltava erityisiä ominaisuuksia saadakseen työn. Ostroffilla on neuvoja: "On tärkeää määrittää ainutlaatuinen taitosjoukonne, keskittyä siihen ja siirtää loput." Ajatuksena on löytää oikea tasapaino työpaikkojen jakamisessa ja että sinun on valittava henkilö, jolla on oikea taitosjoukko.
Ole kiinnostunut ymmärtämään yrityksesi
Ostroffin mukaan: ”Useimmat virtuaaliset avustajat eivät löydä syytä sijoittaa liiketoimintaan. Ja saat mitä maksat. ”Oikea virtuaalinen avustaja osallistuu enemmän. Hän tietää, että sinun on ymmärrettävä, mitä yrityksesi on kyse. Tämä ymmärrys auttaa heitä oppimaan strategiastasi ja osallistumaan tehokkaimpaan tapaan.
Näytä aikomus oppia
Sinun ei välttämättä tarvitse palkata virtuaalista avustajaa, jolla on monen vuoden kokemus. Verrattain vähemmän kokenut henkilö voi myös tehdä hyvää työtä, kunhan hänellä on päättäväisyyttä oppia. Saatat joutua hemmottelemaan tätä henkilöä ensin, mutta maksut ovat suurempia, kun otat huomioon niiden huomattavan alhaiset kustannukset.
Hae palautetta
Virtuaalinen avustaja, joka suhtautuu vakavasti hänen työhönsä, on ennakoivampi etsimään palautetta löytääkseen parannettavia alueita. Miellyttävä palaute on selkeä osoitus avustajan vakavuudesta työn suhteen. Ostroff lisää: "On myös tärkeää antaa jatkuvaa palautetta, sekä hyvää että huonoa, jotta avustajasi voi oppia ja kasvaa."
Pidän sinut ajantasalla
On vaikeaa pitää silmällä, mitä virtuaalinen avustaja on, koska et ole fyysisesti lähellä toisiaan. Hyvä virtuaaliassistentti ymmärtää tämän, ja siksi hän pitää sinut ajan tasalla. Hyvä virtuaalinen vakiomerkki jakaa päivityksiä, joiden avulla voit pitää sinut ajan tasalla edistymisestä ja auttaa poistamaan väärinkäytökset.
Toimita yksityiskohtainen projektiraportti
Ammattimaiset virtuaaliassistentit saavat silmän yksityiskohtiin. He tunnustavat yksityiskohtaisen raportin roolin hankkeen tilan, edistymisen ja parannettavien alueiden seurannassa. Yksityiskohtainen projektiraportti auttaa sinua myös tiedottamaan, mistä olet sitoutunut työhön, mikä on hyödyllistä investointien tuoton seurannassa.
Odota tarpeitasi
Ammattimainen virtuaaliassistentti vie aikaa ymmärtää yrityksesi ja sen tarpeet. Ajan myötä virtuaalinen avustaja alkaa ennakoida yrityksesi vaatimuksia ja voi tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. Kuten Ostroff sanoo: ”Paras virtuaalinen avustaja on se, joka jonkin aikaa voi ennakoida tarpeitasi ja päästä heille ennen kuin edes täytyy miettiä niitä.”
Avustuskuva Shutterstockin kautta
Lisää: Asiat, joita et tiennyt 8 Kommentit ▼
