Pöytäkirjan pitäminen kokouksessa on tehokas ja hyödyllinen tapa huomata toimintapisteet, päätökset ja kyselyt, jotka on ratkaistava kokouksessa, jossa ihmiset voivat olla liian mukana keskustelussa muistiinpanojen tekemiseksi. Normaalisti on nimetty minuuttimies, jonka tehtävänä on tehdä muistiinpanoja kokouksen aikana, järjestää ne luettavassa muodossa ja antaa ne osallistujille kokouksen päättymisen jälkeen. Virallisissa kokouksissa edellisen kokouksen pöytäkirjat on sovittava ja hyväksyttävä kokouksen pöytäkirjaan kokouksen osanottajilla.
$config[code] not foundPöytäkirjojen hyväksyminen
Selvitä, onko nykyisessä kokouksessa päätösvaltainen. Päätösvaltaisuus määritellään jäsenten vähimmäismääräksi, joka on tarpeen liikkeen hyväksymiseksi ja lopullisten päätösten tekemiseksi yhdistyksen tai ryhmän sääntöjen mukaisesti. Ilman päätösvaltaisuutta ei voida järjestää virallista kokousta.
Lue tai lue yhdistyksen, hallituksen tai ryhmän sihteeri, lue pöytäkirjat ääneen edellisestä kokouksesta ja huomaa ne, jotka ovat läsnä, ja kaikki toimet, jotka ilmenivät.
Keskustele edellisen kokouksen pöytäkirjoista ja tee korjauksia ennen hyväksyntää. Keskustelun tulisi olla tosiasiallista ja ystävällistä, eikä se saa avata vanhoja keskusteluja tai konflikteja.
Pyydä liikkeelle lattiasta. Hallituksen, ryhmän tai kokouksen puheenjohtaja tai puheenjohtaja pyytää, että se hyväksyisi edellisen kokouksen pöytäkirjat sellaisena kuin se on lukenut tai keskusteltu muutoksista kuten on todettu. Liikkeen voi tehdä jokainen äänestyshallituksen jäsen ja jonkun toisen on lähetettävä se. Edelliset minuutit on hyväksyttävä ennen kuin nykyinen kokous voi jatkua.
Pyydä kaikkia osallistujia äänestämään hyväksymällä minuutit. Tämä tapahtuu kättä, äänellä tai puheenjohtajan pyytämällä kutakin osallistujaa erikseen. Tee muistiinpanot tämän kokouksen pöytäkirjaan, että edellinen on hyväksytty.
Otetaan pöytäkirja
Hanki kopio kokouksen esityslistasta ja selvitä, mitä on tarkoitus keskustella. Tämä kuvailee virtauksen, jonka minuutit otetaan. Robertin työjärjestyksen mukaan edellinen kokouksen pöytäkirja on luettava ja hyväksyttävä ennen kokouksen alkamista.
Istu istunnon viereen istunnon edetessä kokouksen puheenjohtajaksi. Käytä nauhuria tallentamaan menettelyjä ja tarkista muistiinpanot kokouksen päätyttyä.
Kirjoita pöytäkirjan otsikko, merkitse kokouksen päivämäärä, aika ja paikka sekä kunkin kokouksen osanottajan nimet.
Ota muistiinpanoja kokouksen jatkuessa, muistuttamalla jokaisesta keskusteltavasta esityslistan kohdasta. Merkitse ehdotusten esittäjien nimet sekä onko ne hyväksyttyjä tai hylättyjä. Kirjoita muistiin, miten tämä päätös tehtiin, joko kättä tai muuta menetelmää käyttäen.
Siirtää kokouksen muistiinpanot mahdollisimman pian kokouksen päättymisen jälkeen, kun keskustelut ovat vielä tuoreita.
Kirjoita aiempien kokousten malli nykyisten minuuttien kirjoittamiseen. Jos aikaisempia minuutteja ei ole, luo malli, jossa ilmoitetaan selkeästi kokouksen nimi, päivämäärä ja osanottajat.
Ilmeisesti näyttää kaikki tehdyt päätöslauselmat ja yksityiskohtaiset tiedot siitä, mitä päätöslauselma on.
Liitä kokouksen aikana esitetyt lisäasiakirjat liitteenä pöytäkirjaan.
Kärki
Kirjoita ilman puolueellisuutta ilmoittamalla vain käydyt keskustelut tarkasti.
Selvitä mahdolliset epäselvät kohdat kokouksen johtajan kanssa ennen pöytäkirjan levittämistä.
