Yhdistyksen tai organisaation kokouksen pöytäkirjat ovat virallisia tietoja ryhmän johtokunnan toteuttamista toimista, mutta niiden ei pidä olla kattava transkriptio. Liian yksityiskohtainen tieto voi olla hämmentävä kuva siitä, mitä kokouksessa on saavutettu, ja kehottaa tulkitsemaan väärin. Avain asianmukaisten kokouspöytäkirjojen kirjoittamiseen on olla tiivis ja tarkka ja noudattaa tavanomaisia käytäntöjä.
$config[code] not foundAloita pöytäkirja organisaation nimen kanssa ja tallenna kokouksen päivämäärä ja sijainti. Pöytäkirjoissa on otettava huomioon kaikki hallituksen jäsenet, läsnäolo, päätösvaltaisuus ja kokouskutsu. Sihteerin olisi myös kirjattava aika, jolloin hallituksen jäsenet saapuvat myöhään tai lähtevät aikaisin, jotta heillä olisi selvät tiedot siitä, kuka oli läsnä äänestyksessä.
Noudata esityslistalla olevia esineitä, kuten edellisen kokouksen pöytäkirjojen korjauksia ja lisäyksiä, rahastonhoitajan raportin hyväksymistä tai valiokunnan raporttien esittämistä, jotka eivät edellytä lisätoimia. Kirjallisten raporttien, kuten rahastonhoitajan päivityksen mukaan, liitä raportti vain minuutteihin. Suullisten raporttien yhteenveto lyhyesti.
Merkitse, mihin toimiin hallitus ryhtyy, mutta ei juoksevaa keskustelua hallituksen jäsenten välillä. Kun esitys on tehty, tallenna, kuka on tehnyt ehdotuksen ja kuka on lähettänyt, ja äänestyksen lopputuloksen. Muista kokouksessa, jota ei äänestetä, on ryhdytty toimiin, kuten hallituksen puheenjohtaja määrittelemään tulevan yhdistyksen tapahtuman tehtävät, hallituksen jäsenet vapaaehtoistyöhön valiokunnan jäseneksi ja keskustelut tulevasta toiminnasta. Pöytäkirjoissa on oltava tiivis yhteenveto kaikista muista keskusteluista.
Yhteenveto kysymyksistä, jotka on esitetty esityslistan kohdassa "Uusi liiketoiminta". Vaikka uusi liiketoiminta voisi olla mikä tahansa, pöytäkirjoissa olisi lähinnä esitettävä esille tullut aihe, joka nosti sen esiin, ja mikä tahansa presidentin tai hallituksen direktiivi ongelman ratkaisemiseksi tai "katso siihen."
Lopeta minuutit seuraavan kokouksen päivämäärän, ajan ja paikan kanssa. Laita pöytäkirja hallituksen puheenjohtajan tai presidentin ohjeiden mukaisesti, kuten verkossa tai nimettyyn tiedostoon.
