Paperiton työpaikan luominen ei ainoastaan auta yrityksiä säästämään rahaa ja kuluttamaan vähemmän, vaan myös asettaa ne ympäristöystävällisemmiksi. Jos ajattelet vaihtaa tiedostojen kaappeja, joissa on asiakirjojen vuoria, paperitonta järjestelmää varten, mutta et ole varma, mistä aloittaa, katso seuraavat 10 vaihetta paperittomiksi.
Paperittomat töissä
Jaa tiedostoja digitaalisesti
Sen sijaan, että luottaisit tulostimella tulostamaan asiakirjoja, jaa tiedostoja kollegoiden kanssa digitaalisten menetelmien, kuten Google-dokumenttien, avulla. Koska tämä ilmainen palvelu Gmailin kautta säästää jatkuvasti, työtiedostoja ei koskaan kadota, toisin kuin kopiokoneella!
$config[code] not foundProgresslyn perustaja ja toimitusjohtaja Nick Candito kertoi Small Business Trendsille joitakin keskeisiä tapoja, joilla paperittomuus auttaa yrityksiä. Candito sanoi, että "noudattaminen" ja miten digitalisointi parantaa työmenetelmiä:
”Ei ole epäilystäkään siitä, että digitalisointi parantaa yhteistyötä. Kun jokainen pääsee käyttämään olennaisia asiakirjoja ja kerää jatkuvasti oikeat tiedot oikeaan henkilöön, kun se on tarpeen, voit voittaa yrityksen sisäisen viestinnän moottorin pyörät. "
Tallenna tiedostot pilviin
Kaikenkokoiset yritykset tukeutuvat paperityöhön, joka pian kiinnittyy muuttuviin varastointivaatimuksiin. Sen sijaan, että täytät tärkeät paperityöt arkistokaappeihin, säilytä ne kätevästi pilvipohjaisiin järjestelmiin, kuten Dropboxiin. Nämä paperittomat digitaaliset järjestelmät säästävät uskomattoman paljon tilaa toimistossa, puhumattakaan auttaa pitämään tärkeät asiakirjat turvallisina.
Skannaa ja faksi ei enää
Asiakirjojen skannaus ja faksaaminen edellyttää paperin käyttöä. Auta yritystäsi olemaan paperittomia käyttämällä skanneriohjelmistoa skannaamaan asiakirjoja. Tallennetut asiakirjat voidaan sitten muuntaa PDF-tiedostoiksi ja jakaa kollegoille sähköpostitse.
Kannusta digitaalista viestintää
Kannusta työvoimaa ottamaan käyttöön digitaalisen viestinnän kulttuuri, jossa entiset paperipohjaiset viestintämenetelmät, kuten postilaskut ja maksutavat, korvataan digitaalisilla menetelmillä, kuten sähköpostiviesteillä ja pikaviesteillä.
Luottaa digitaaliseen viestintään paperipohjaisten viestien sijaan auttaa säästämään työaikasi. Candito toteaa, että digitaalisen käyttö paperin työnkulun sijaan antaa johdolle mahdollisuuden seurata yrityksesi ja avainyhteistyötäsi reaaliajassa ja analysoida pullonkauloja niiden parantamiseksi ja siten parantaa tuloksia.
Vaihda paperilaskut ja -ilmoitukset digitaalisia laitteita varten
Kaikki yritykset tuottavat laskut ja selvitykset riippumatta siitä, ovatko ne energialaskut, pankkilaskut tai urakoitsijan laskut. Jos laskusi luodaan edelleen paperimuodossa, pyydä, että ne lähetetään digitaalisesti. Yleisesti ottaen pankkien ja muiden organisaatioiden haluavat lähettää digitaalisia lausuntoja ja postia, koska se säästää tulostus- ja postikuluja.
Luo digitaalisia käyntikortteja
Käyntikortit ovat välttämättömiä, mutta vaativat huomattavia määriä puunsuojaavaa paperia. Sen sijaan, että lompakkotisi lompakonsa käyntikortilla, digitoi käyntikorttisi. Saatavilla on runsaasti ohjelmistoja ja sovelluksia, kuten Pearl Scan ja CamCard, jotka skannaa käyntikortteja ja muuntaa ne digitaaliseksi asiakirjaksi.
Käytä sähköisiä allekirjoituksia
Myös allekirjoituksemme voidaan allekirjoittaa sähköisesti. Sen sijaan, että tarvitsisit tulostaa asiakirjan, allekirjoittaisi sen fyysisesti kynällä ja lähettää sen vastaanottajalle, allekirjoitukset voidaan allekirjoittaa sähköisesti, mikä tarkoittaa, että ei tarvita aikaa vievää ja kallista paperityötä. Abode Readeria voidaan käyttää allekirjoittamaan asiakirjoja tulostamatta mitään.
Tällaiset digitaaliset menetelmät voivat auttaa parantamaan yrityksen turvallisuutta. Candito sanoo: ”Digitaalisten prosessien avulla voidaan varmistaa, että hallinto ja pääsynvalvonta varmistavat vain oikeiden ihmisten pääsyn tiettyihin asiakirjoihin ja järjestelmiin.”
Siirrä ja lajittele nykyiset paperityöt
Voit luoda paperittoman toimiston onnistuneesti, joten sinun on ”laihdutettava” joitakin olemassa olevia paperitöitä, jotka ovat olleet toimistossa viimeisten 20 tai jopa 30 vuoden ajan. Kiinnitä aamulla tai pidempään seulominen vanhojen paperityökalujen läpi ja sen määrittäminen, mitä voidaan sijoittaa kattilaan. Tarpeettoman paperityön poistaminen toimistosta luo lisää tilaa ja uskomattoman tyydyttävää!
Tee kokouksia paperittomiksi
Sen sijaan, että olisit antanut paperikokoelmia kokouksissa, käytä projektorit ja tekniikat, jotka välittävät haluamasi tiedot yhdestä visuaalisesta lähteestä.
Juna-henkilökunta on digitaalisempi
Paperiton liiketoiminta vaatii jonkin verran digitaalista osaamista. Tehtävistä, kuten asiakirjojen lähettämisestä sähköpostitse käyttäen pilvipohjaisia tiedostoja tiedostojen tallentamiseen, jos työvoimallasi ei ole digitaalista valtavuutta, investoimalla aikaa ja rahaa koulutukseen, osoittautuu todennäköisesti palkitsevaksi ja korvaamattomaksi pitkän aikavälin sijoitukseksi.
Candito sanoo, että paperi on vapaana ja se auttaa optimoimaan suorituskyvyn ja yrityksen alarivin:
”Loppujen lopuksi paperiton kuvaaminen on parannettu asiakaskokemus ja näin ollen myös alempi rivi.
Paperin heittäminen valokuva Shutterstockin kautta
2 Kommentit ▼
