Tapahtuman suunnittelu on prosessi, joka voi olla sekä haastavaa että aikaa vievää, mutta se on yrityksille erittäin tehokas tapa mainostaa tavaroita ja palveluja. Joitakin haasteita ovat paikan valitseminen, kutsujen hallinta, vastausten järjestäminen ja maksujen seuranta.
Katsokaa seuraavia vinkkejä, joiden avulla voit voittaa nämä haasteet ja muokata tapahtuman visioasi poikkeukselliseksi todellisuudeksi:
Suunnitelma menestykseen
Harkitse yleisöäsi tapahtuman ajoituksessa. "Milloin" ja "missä" ovat tärkeitä näkökohtia osallistumisen maksimoimiseksi. Jokaisen tapahtuman osalta sinun pitäisi asettaa kaksi tavoitetta: mitä toivot saavuttaa, ja mitä toivotte osallistujienne saavuttavan. Nämä suunnitteluvihjeet auttavat keskittymään ponnisteluihin, kommunikoimaan tehokkaasti ja tarjoamaan mielekästä kokemusta kaikille osapuolille.
Kutsut - Tee se henkilökohtaiseksi
On erittäin hyvä mahdollisuus, että asiakkaan ensimmäinen vaikutelma tapahtumastasi johtuu sähköpostiviestistäsi, joten kutsun on oltava mukana. Kutsusi pitäisi näyttää ammattimaiselta ja välittää tapahtumastasi perustiedot. Seuraavassa on muutamia vinkkejä suurten online-kutsujen lähettämiseen:
- On tärkeää luokitella luettelo. Haluat kutsua kiinnostuneimmat ihmiset.
- Mukauta se (sisältää kutsutut nimet).
- Merkitse kutsu yrityksen logolla ja väreillä. Asiakkaasi pitäisi tietää, että se tulee sinulta ilman, että näet yhden sanan.
- Sisällytä tapahtuman käyttötarkoitus ja edut.
- Anna selkeät yksityiskohdat tapahtumaan liittyvistä, milloin ja kustannuksista sekä yhteystiedot.
- Lisää kartta, jos mahdollista, ja ajo-ohjeet.
Edistää aktiivisesti
Kutsut eivät ehkä riitä takaamaan pakattua taloa. On olemassa muutamia ylimääräisiä vaiheita, jotka voivat auttaa lisäämään tietoisuutta, kannustamaan osallistumista ja täyttämään paikat tapahtumassasi. Ehdotuksia ovat:
- Tapahtumakohtainen sivusto. Tämä on loistava paikka luetella kaikki tapahtuman yksityiskohdat: yleinen kuvaus, tarkoitus, palkkiot, aktiviteetit, linkit muihin verkkosivustoihin, erityiset vieraat ja lisäresurssit.
- Varmista alkuperäisen kutsun tavoin, että kaikki tarjoukset sisältävät tuotemerkin, yrityksen logon ja värit.
- Jos tapahtuma on avoinna yleisölle, harkitse tapahtuman mainostamista sosiaalisen verkostoitumisen sivustoissa. Kokemukseni on, että sosiaalinen verkostoituminen täydentää mainosvälineitä, kuten sähköpostikutsuja. Huomaan, että voin lisätä osallistumista vähintään 10% tai enemmän sisällyttämällä sosiaaliseen verkostoitumiseen sekaan.
- Muista lähettää muistutus tapahtumaan johtavina päivinä.
- Lisää tapahtumakalenteri tulevien tapahtumien edistämiseksi.
- Voit tallentaa enemmän kuin tavallisia tietoja käytettäväksi tulevissa markkinointitoimissa.
- Jos tapahtumastasi on maksuja, kerää nämä rekisteröinnin aikana. Maksujen kerääminen sähköisesti estää luottokorttien numeroiden hallinnan ja tallentamisen tietoturvaan liittyvistä riskeistä. Jos voit saada rekisteröijiä maksamaan ilmoittautumisajankohtana, saat henkilöiltä vahvan sitoumuksen osallistua tapahtumaan.
- Jos keräät maksuja, sinun on aina sisällytettävä palautuspolitiikka.
Hyödynnä oikeat työkalut
Pienyritysten olisi arvostettava brändiään ja pyrittävä ammattimaisuuteen kommunikoimalla asiakkaidensa ja näkymiensä kanssa. Ammattikäyttöön suunniteltu työkalu on paras ratkaisu näihin vaatimuksiin. Kuten sähköpostimarkkinoinnissa ja online-kyselyssä, on käytettävissä online-työkaluja, joiden avulla voit suunnitella, seurata ja hallita tapahtumaa.
Tee se laskemaan
Tapahtuman jälkeen on aina mahdollista parantaa tapahtumaa. Tapahtuman jälkeiset toiminnot voivat paljastaa hyödyllistä tietoa siitä, mitä toimi ja miten voit parantaa seuraavaa tapahtumaa.
- Seuraa niitä, jotka osallistuivat vs. ne, jotka eivät.
- Lähetä oikea-aikainen viestintä, jossa on mukana tapahtuman, kuvien ja yleisen yhteenvedon kohokohdat.
- Suorita tapahtuman jälkeinen osallistujien kysely, jotta he voivat kerätä heidän kokemuksensa tapahtumassa.
- Kysy seuraavista tapahtumista parannettavaa aluetta.
Onnistuneesta tapahtumasta on hyötyä oikean online-ratkaisun käyttämisestä ennen tapahtuman suunnittelua tapahtuman jälkeiseen analyysiin. Noudattamalla näitä ehdotuksia, voit olla tuottavampi lyhyessä ajassa, näyttää ammattimaiselta ja antaa tyydyttävän tapahtumakokemuksen osallistujillesi.
15 Kommentit ▼
