Jos olisi olemassa yksi sana kuvata, miten pienet ja keskisuuret yritykset ovat muuttuneet viime vuosikymmenen aikana, tämä sana olisi luultavasti "teknologia".
Suhteellisen lyhyessä ajassa teknologia on antanut pienemmille yrityksille mahdollisuuden:
- Mene lähinnä paikallisilta yrityksiltä, jotta voit hyödyntää globaaleja markkinoita.
- Käytä kauko-ohjattuja ja hajautettuja työntekijöitä, mikä vähentää toimistokuluja.
- Suorita enemmän automaatiota.
- Palvele asiakkaita paremmin teknologian avulla.
- Tasaa pelikentät kilpailevien suurempien kokonaisuuksien kanssa.
- Palauta työpöydän omistajat ja henkilökunta, integroi työ ja elämä paremmin.
Miten yrityksesi pyörii nykypäivän 21. vuosisadan pienyrityksiä vastaan? Katsokaa tämän päivän pienyrityksiä ja parhaita käytäntöjään, miten voit verrata. Nykyiset pienyritykset noudattavat näitä viittä parasta käytäntöä:
Paras käytäntö 1: Jaa tiedostoja pilvessä
Ennen tärkeimpien tiedostojen, asiakirjojen tai videoiden tallentamista ei tarvitse tallentaa kiintolevylle tai palvelimelle paikan päällä. Tai (kauhu) paperin arkistoissa.
Otetaan vain yksi skenaario. Kuvittele asiakkaan esittely. Aiemmin sinun olisi pitänyt ladata esitys ja ottaa se mukaasi. Jos unohdit tai tarvitsit viime hetken muutoksia, avustaja joutui lähettämään tiedoston teille tiellä. Aiemmin olen hukannut enemmän aikaa vain yrittäen koordinoida esityksiä matkalla kuin muistan.
Tänään se on niin paljon helpompaa. Kyse on vain tiedostojen vetämisestä pilvestä, olitpa sitten konferenssissa tai asiakkaan pääkonttorissa kaukana olevassa kaupungissa.
Tiedostojen jakaminen pilvessä on kuitenkin enemmän kuin mukavuus matkalla. Nykyiset pienyritykset käyttävät virtuaalitoimistoja käyttäen pilvipalveluita, jotta ne voivat tehdä yhteistyötä kumppaneiden ja työntekijöiden kanssa eri puolilla maata ja kaikkialla maailmassa.
Ja sinun ei tarvitse koskaan huolehtia laitteistovirheestä, joka aiheuttaa katastrofin, jos olet tallentanut kaikki tiedostot ja tiedot pilviin. Olin siellä, tehnyt sen - ja viettää tuntikausia yrittäessään palauttaa kadonneita tiedostoja ei ole koskaan ihanaa.
Tänään on monia apuvälineitä. Microsoft OneDrive mahdollistaa esimerkiksi tiedostojen synkronoinnin ja tallentamisen, jotta ne voidaan käyttää mistä tahansa selaimesta tai mobiililaitteesta. Vielä parempi, voit määrittää tietokoneet tallentamaan kaiken OneDriveen oletusarvoisesti, joten sinun ja henkilökunnan ei tarvitse koskaan siirtää mitään pilvelle.
Tämä tarkoittaa, että voit jakaa ja tehdä yhteistyötä missä tahansa. Office 365: n avulla voit rakentaa jopa 300 käyttäjän virtuaalisia verkostoja, jotka voivat jakaa tiedostoja Outlookin, Wordin, Excelin ja PowerPoint -versioiden web-versioiden kautta.
Jos yrityksesi tarvitsee kasvaa nopeasti, voit skaalata edullista kautta SharePoint Microsoft Azure -palvelussa.
Paras käytäntö 2: Vahvista tiimityöskentelyn voimaa yhteistyön avulla
Teknologia on myös mahdollistanut työntekijöiden yhteistyön missä tahansa. On syntynyt todella virtuaalitoimisto, jonka työntekijöiden ei tarvitse enää olla samassa kaupungissa tai edes samassa mantereella.
On olemassa monia teknisiä työkaluja, joiden avulla voit, esimerkiksi kumppanisi ja työntekijäsi, osallistua esimerkiksi Word-, PowerPoint- ja OneNote-ohjelmiin.
Skype for Business -palvelun avulla voit saada tulo- ja pidätystapaamisia pikaviestien, näytön jakamisen, keskustelu- tai videochatin kautta. Tässä Small Business Trendsissä koko tiimi luottaa Skypen yhteistyöhön. Esimerkiksi pidämme johtoryhmän kokouksia Skypen kautta, kun katsomme kokousraportteja jaetuista pilviasiakirjoista. Lisäksi käytämme Skypeä pitämään yhteyttä freelancereihin ja kumppaneisiin, koska se on niin laajalti lähes kaikki, joita kohtaamme, on Skype-tunnus.
Onko sinulla asiakirjoja, joilla on joitakin tietoja, joita haluat jakaa, ja tietoja, joita et halua jakaa? Microsoft GigJam tarjoaa läpimurton tavan jakaa oikeat tiedot oikeille ihmisille reaaliajassa.
Paras käytäntö 3: Tee tietoturvan ydin toiminnoille
Internetin aikakaudella tietoturva on yhtä tärkeä kuin toimistojen fyysinen turvallisuus.
On olemassa erilaisia työkaluja, joiden avulla yrityksesi tiedot voidaan pitää turvassa haittaohjelmien, tietojenkalastelun, isäntätiedostojen uudelleenohjausjärjestelmien ja muiden maailmassa. Tärkeintä, että nykyaikainen pienyritys yhdistää turvallisuuden niin syvästi päivittäiseen toimintaan, että te ja työntekijät eivät käsittele sitä erityisenä tapahtumana. Tietotekniikan turvallisuus on aina olemassa kaikilla tasoilla, koko ajan.
Tietosuoja on sisäänrakennettu Enterprise Data Protectionin ja Office 365 Mobile Device Managementin kanssa kaikille laitteille - jopa omien laitteiden tuomisessa tilanteissa.
Voit käyttää sisältöä turvallisesti missä tahansa monitekijätodennuksella, kun olet poissa yritysverkosta. Office 365: n tietoturvapäivitykset toimitetaan kuukausittain varmistaaksesi, että voit pitää tiedot turvallisina.
Älä unohda vapaata Windows Defenderin virustorjuntaohjelmaa, joka on integroitu Windows 10 -käyttöjärjestelmään, ja Windows Hello -työkalutunnistussuojaus jokaiselle työntekijälle.
Paras käytäntö 4: Käytä AI: n tehoa
Teknologia on liittynyt yritysmaailmaan enemmän kuin työkalu. Nykyään tekoälyn muodossa oleva teknologia toimii lähes ihmisen työntekijänä.
Virtuaalinen apu voidaan aktivoida työpöydältä tai mobiililaitteelta ja antaa elintärkeää tietoa siitä ajasta, joka saattaa kestää tutkimuksen tekemiseen itse tai siirtää se henkilöstön jäsenelle.
Esimerkiksi Cortana voi hallita kalenteriasi ja antaa sinulle muistutuksia, seurata paketteja, joukkueita, etuja ja lentoja. Cortana voi lähettää sähköpostia ja tekstejä, luoda ja hallita luetteloita ja avata minkä tahansa sovelluksen järjestelmässäsi.
Toinen älykkään teknologian iterointi - botit - voi vastata asiakkaiden yksinkertaisiin kysymyksiin ja antaa tärkeitä tietoja parempaan asiakaspalveluun.
Microsoft Bot Frameworkin avulla voit rakentaa omat botit vuorovaikutuksessa järjestelmän käyttäjien ja asiakkaiden kanssa tekstiviestien, Skypen, sivustosi tai Office 365 -postisi välityksellä.
Paras käytäntö 5: Työskentely liikkeellä tai etänä
Etätyöskentely tuo paljon etuja.
On vähemmän aikaa hukkaan työmatkalla ja vähemmän stressiä. Lisäksi kotona työskentelevät työntekijät ovat usein onnellisempia, paremmin yhteydessä työhönsä ja tuottavampia, kun heille annetaan valinta.
Tekniikan ansiosta on helppo pysyä yhteydessä.
Esimerkiksi koko yritys toimii käytännössä. Jokainen Small Business Trendsissä toimii kotitoimistosta. Ilman jaettuja tiedostoja, yhteistyövälineitä ja erilaisia mobiililaitteita emme pystyisi toimimaan.
Myös liiketoiminnalle on vaikeaa hyötyä. Teknologian hyödyntäminen käytännöllisesti katsoen yritykseni on pystynyt maksimoimaan kannattavuuden ja rahoittamaan kasvumme, koska yleiskustannukset ovat alhaiset.
Lisäksi työntekijämme tekevät työpaikkoja sopivaksi elämäämme - ei päinvastoin. Emme ole sidottu työpöytäsi. Jos tarvitsemme pääsyn tiedostoon, voimme kutsua sen mobiililaitteillemme missä tahansa. Meillä on vapaus matkustaa tai yksinkertaisesti ajaa tehtäviä pitääkseen kehon ja sielun yhdessä.
Toivottavasti olen antanut sinulle makua modernille SMB: lle, mukaan lukien viisi parasta käytäntöä. On tärkeää ymmärtää, että Microsoft voi olla kumppani yrityksesi muuttamiseksi nykyaikaiseksi SMB: ksi ja hyväksymällä nämä parhaat käytännöt. Siksi olen iloinen voidessani olla Microsoftin pienyritysten suurlähettiläs, koska olen käyttänyt teknologiaa voidakseni ajaa liiketoimintaani nykymaailmassa kustannustehokkaasti ja tehokkaasti. Ja Microsoft on ollut ydin sen mahdollistamisessa.
Tämän kirjoituksen aikana Anita Campbell osallistuu Microsoft Small Business Ambassador -ohjelmaan.
Moderni yrityskuva Shutterstockin kautta
Lisää: Sponsored 1
