Muistio tai muistio on dokumentti, jota käytetään viestintään organisaation sisällä. Tämäntyyppinen asiakirja kertoo yleensä ongelmista tai ilmoituksista organisaation jäsenille, vakuuttaa muita toimimaan tai pyytää palautetta. Muistiinpanot ovat välttämättä lyhyitä ja ytimekkäitä ja noudattavat tiettyä muotoa. Lähes jokainen ammattikenttä käyttää viestejä viestien avulla; Opetteleminen on usein tärkeää ammatillisen menestyksen kannalta.
$config[code] not foundKirjoita muistiinpanosi yleinen käsitys ja kohdeyleisösi ennen todellisen asiakirjan kirjoittamista. Yleisökysymys on erittäin tärkeää muistioita kirjoitettaessa. Jos esimerkiksi ongelmaan liittyy vain pieni joukko ihmisiä, älä lähetä muistio koko organisaatiolle. Harkitse yleisölle sopivaa kieltä. Saatat haluta välittää viestin eri tavalla kuin esimiehille.
Täytä otsikon osa. Kaikissa muistioissa tulisi olla samat osat. Ensinnäkin "To" -osiossa on vastaanottimien nimi. Esimerkiksi "To: John Smith" tai "To: Smith Co. Staff" toimisi "To:" -rivillä. Täytä ”Vastaanottaja:” -rivin kohdalla ”Lähettäjä” -rivi nimesi kanssa. Suoraan Alla: -viivan alapuolella on kohta ”Päiväys”, jossa on muistion kirjoituksen päivämäärä. Kuukausi on usein lyhennetty; Helmikuu tulee "helmikuu". Lopuksi sisällyttäkää "Aihe:" -rivi, jossa on tietty otsikko, josta käy ilmi, mitä muistio on.
Kirjoita viesti seuraavaksi; Tavoitteena on vain yksi sivu. Ensimmäisessä virkkeessä olisi ilmoitettava selvästi muistion tarkoitus ja asiayhteys. Seuraavaksi selitetään tarvittaessa muistion aiheen tausta, tilanne tai olosuhteet. Selitä seuraavaksi tarkasti, mitä haluat tai odotat muistion vastaanottajilta. Jos muistio on välttämättä pidempi kuin sivu, saatat haluta lisätä lyhyen yhteenvedon kappaleen viestin loppuun selkeyden vuoksi.
Sulje kohtelias loppu. Kiitos vastaanottajille aikaa muistion lukemisessa ja kutsua keskustelua tai kommentteja muistion sisällöstä.
Jos haluat liittää muistiinpanoon muita asiakirjoja, lisää sulkemisen jälkeen "Attached:" -rivi. Ilmoita lyhyesti tämän rivin liitetiedostojen nimi, kuten ”Liitteenä: Jatka”.
Tarkasta muistio, kun haluat leikata kaikki tarpeettomat tiedot ja yksinkertaistaa sanoja. Muistion tavoite on lyhyesti.
Tarkista muistio oikeinkirjoitus- ja kielioppi-asioista. Muistioita pidetään yleensä ammatillisina asiakirjoina. Huolimattomat virheet ja huomiotta jättäminen kieliopillisuuteen voisivat heijastua kirjoittajalle huonosti.
