Toimihenkilö on vastuussa viraston sujuvuudesta. Tyypillinen toimihenkilön työntekijä on monissa hatuissa ja osakkeissa erilaisissa tehtävissä, jotka vaihtelevat toimistotehtävistä asiakaspalveluun. Tämä monipuolinen ura vaatii vahvoja organisatorisia taitoja ja huomiota yksityiskohtiin. Jos rakastat järjestää kaiken ja jokainen ympärillänne, rakastat toimistotyötä. Jos tämä kuulostaa sinusta, täällä on kaikki mitä sinun tarvitsee tietää toimistotehtävistä ja vastuista.
$config[code] not foundTehtävän kuvaus
Toimistotyöntekijät suorittavat yrityksen hallinnollisia ja toimistotehtäviä. Ajattele tätä roolia henkilönä, joka pitää toimiston organisoituna ja sujuvana. Mitä toimistotyöntekijä tekee päivittäin? Toimihenkilöt ovat yleensä vastuussa puhelimiin vastaamisesta, arkistointijärjestelmien ylläpitämisestä, aikataulujen käsittelystä, toimitusten käsittelystä ja tietojen syöttämisestä muun muassa. Tehtäviin liittyvien tehtävien moninaisuuden vuoksi sinun pitäisi olla hyvin organisoitu ja yksityiskohtainen, jos valitset tämän ammatin.
Toinen tärkeä osa toimistotyötä on asiakaspalvelu. Toimihenkilö on yleensä henkilö, joka vastaa puhelimiin ja vastaanottaa ihmisiä toimiston ovella. Olet ensimmäinen yhteyspiste asiakkaille, asiakkaille ja sijoittajille. Asiakaslähtöisessä roolissa on oltava vahvat asiakaspalveluosaamiset, jotka kykenevät menestymään toimihenkilönä.
Toimihenkilöiden tehtävät
Vaadittavat toimistotyöt vaihtelevat päivän ja työnantajan mukaan. On kuitenkin olemassa muutamia tärkeimpiä kohtia, joita on ymmärrettävä, jos etsit työtä tällä alalla:
- Puhelimeen vastaaminen: Useimpien toimihenkilöiden odotetaan auttavan toimistopuhelinjärjestelmässä. Tähän tehtävään kuuluu kysymyksiä, puhelujen siirtäminen, soittajien pitäminen kiinni, viestien ja tilausten ottaminen, soittajien lähettäminen vastaajaan ja useiden saapuvien puhelujen käsittely kerralla. Loppujen lopuksi puhelinvastaaja vaatii organisaatiota, kärsivällisyyttä ja vahvoja asiakaspalvelutaitoja.
- Tulostus ja faksaus: Toimihenkilöt vastaavat yleensä lomakkeiden tulostamisesta ja faksaamisesta. Ihannetapauksessa sinun pitäisi tuntea kopioiden tekeminen, faksilaitteen käyttö ja tulostuskasettien vaihtaminen.
- arkistointi: Toimistotyöntekijät ovat usein vastuussa toimiston arkistointijärjestelmän ylläpidosta ja järjestämisestä. Yleensä tiedostot asetetaan aakkosjärjestykseen. Tiedostoihin voi sisältyä tulolomakkeet, laskut, tilaukset ja valitukset.
- Tietokoneet ja tietojen syöttö: Toimistotyöntekijän on voitava käyttää tietokonetta perusasiassa. On mahdollista käsitellä sähköpostin, tietojen syöttö-, kalenteri- ja ajoitussovelluksia, tulostus- ja tekstinkäsittelysovelluksia, kuten Microsoft Word. Olet todennäköisesti vastuussa ainakin tietystä tietueesta. Jokaisella yrityksellä on oma järjestelmä tietojen keräämiseksi ja ylläpitämiseksi sekä koulutusta järjestelmän käytöstä. Jos esimerkiksi työskentelet rekrytointitoimistossa, voisit olla vastuussa uuden lahjakkuuden tietojen syöttämisestä toimistojen tietojenkäsittelyjärjestelmään.
- Postitus- ja vastaanottopaketit: Tavallisesti toimistotyöntekijät ovat yrityksen pääsy. Saat ja lähetät paketteja, ja ne voivat käsitellä sähköpostin lajittelua ja toimittamista työtoverisi työpöydille.
- Kalenteri ja aikataulu: Joissakin tapauksissa toimistotyöntekijä on vastuussa toimistokalenterin aikataulusta ja ylläpidosta. Toimistosi koosta riippuen voit myös varata vanhempien työntekijöiden matkoja.
Työpalkka- ja koulutusvaatimukset
PayScalen tiedot osoittavat, että toimihenkilö saa keskimäärin 33 000 dollarin palkkaa, jonka keskimääräinen tuntipalkka on 13,33 dollaria. Sinun ei tarvitse tutkintoa, jotta voisit tulla toimihenkilöksi. Vaikka jotkut toimistotyöntekijät, kuten johtajan avustaja, voivat vaatia korkeakoulututkintoa, monet eivät. Osoittaessasi, että sinulla on oikeat taidot, voit hankkia toimistotyön ilman koulutusta. Useimmissa tapauksissa on kuitenkin tarpeen saada korkeakoulututkinto.
