Liiketoimintamaailma näyttää kiihtyvän kokousten akselille - mutta kaikki kokoukset eivät ole tuottavia. Investoi aikaa tuotannollisen istunnon suunnitteluun varmistaaksesi, että kokoukset saavat työn. Ajattele huolellisesti, mitä tarvitset ja ketä pitäisi osallistua.
Määritä tavoite ja yleisö
Aseta kokouksen tavoite ja tee se lyhyesti ja selkeästi. Voit esimerkiksi luoda lyhyen luettelon täsmällisistä tavoitteista. Kokouksen tavoite voi olla tärkeiden tietojen välittäminen, päätösten tekeminen, ongelmien ratkaiseminen tai toimintojen määrittäminen. Tiivis ja täsmällinen tavoite auttaa kokouksen järjestäjää määrittämään, kenen tulisi osallistua kokoukseen. Luo kutsutut luettelot kohdentamalla jokainen tavoite tiimin jäseniin, joiden läsnäolo mahdollistaa sen, että tavoite todella saavutetaan.
$config[code] not foundAseta esityslista
Aseta kokouksen esityslista tavoitteen jokaisen tavoitteen perusteella. Jos tavoitteena on viestiä hankkeen alusta, aseta esityslista, joka määrittää, kuka esittää nämä tiedot ja miten tiedot jaetaan, esimerkiksi PowerPoint-esityksen avulla. Jos tavoitteena on määrittää toimintoja, aseta esityslista, jossa kuvataan, miten tehtävät tehdään. Jokaisella tavoitteella pitäisi olla yksi tai useampi asialistalla oleva kohta.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingValitse päivämäärä ja aika
Valitse kokouspäivämäärä ja -aika perustuen kokousjohtajan ja kriittisimpien kutsuneiden saatavuuteen. Mitä suurempi kutsujen luettelo on, sitä vaikeampaa on löytää päivä ja aika, jolloin kaikki ovat käytettävissä. Hyväksy aika, joka sopii mahdollisimman moniin aikatauluihin. Ennen kuin asetat ajan, mieti aikavyöhykkeitä. Jos jotkut kutsutut osallistuvat puhelimeen tai Internetiin, harkitse heidän työaikansa ja omasi. Klo 13.00. kokous Itä-normaaliajassa on lounas tunnin kokous Keski-normaaliajassa. Sama kokous järjestetään Tokiossa 2.
Valitse sijainti
Etsi kokoushuone, joka mahdollistaa kaikkien esityslistan kohteiden saavuttamisen. Valitse huone, joka on riittävän suuri tai pieni, jotta se mahtuu mukavasti niiden henkilöiden lukumäärään, joiden odotetaan osallistuvan. Huone, jossa on 40 paikkaa, on huono valinta kokoukseen 10 hengen kanssa. Samoin et halua, että väkijoukko puristuu niin tiukasti, että on tarpeen tuoda ylimääräisiä tuoleja.
Järjestä materiaalit ja onnettomuudet
Jos esityksiä odotetaan, varmista, että huoneessa on projektori. Jos näin ei ole, tee järjestelyjä projektorin tuomiseksi mukanasi. Varmista myös, että sinulla on jotain projektoitavaa, kuten näyttö tai valkoinen seinä. Älä unohda ottaa huomioon muiden satunnaisvarusteiden, kuten valkoisten levyjen, joissa on kuiva pyyhkiminen, flip charts ja kaiutinpuhelimet, saatavuus. Monen tunnin kokouksissa järjestetään ruokaa ja juomia, jotta osallistujilla olisi keskittyminen pikemminkin aiheeseen kuin vatsaansa.
Ilmoita kutsutuille
Ilmoita kutsutut kokouksen tavoitteet, päivämäärä, aika ja sijainti riittävän hyvin etukäteen, jotta he voivat valmistautua oikein. Useimmissa tapauksissa vähintään viikon varoitus on parempi. Käytä työpaikan kalenteriohjelmistoa lähettämään kokouksen tapaaminen kaikille kutsutuille. Monet ohjelmat ilmoittavat kutsutuille muutaman minuutin tai muutaman päivän ennen kokousta tai muokkaavat hälytykset tarpeisiisi.
