Hallinnolliset avustajat ja muut toimistotyöntekijät tarvitsevat tiettyjä perusasiantuntemuksia onnistuneen uran ylläpitämiseksi. Jotkut työnantajat tarjoavat työpaikkakoulutusta, mutta useimmat toimistotyöhön liittyvät tehtävät edellyttävät aiempaa kokemusta toimistotehtävien suorittamisesta. Korkeakoulut, tekniset koulut, ammatilliset koulut ja etäopiskeluohjelmat tarjoavat perusopetusta.
$config[code] not foundpuhelinvaihde
Toimiston perusopetuksessa olisi otettava huomioon peruslinjan puhelinjärjestelmän käyttö. Harjoittelijoiden on ymmärrettävä, miten vastata puheluihin miellyttävästi ja ammattimaisesti, miten sijoittaa asiakkaat pidätettynä, miten siirtää puhelut muihin toimipisteisiin, miten helpottaa neuvottelupuheluita ja miten puheviestejä käytetään yrityksen viesteihin.
Tietokonetaidot
Tietokoneen käyttö on yksi tärkeimmistä toimisto-osaamisista. Koulutuksen tulisi sisältää, miten tietokone kytketään päälle ja pois, miten hiirtä käytetään, miten maksimoidaan ja minimoidaan näytöt, sekä miten tietokoneen asetuksia voidaan käyttää ja muuttaa. Harjoittelijoiden tulisi saada oppia siitä, miten perusdokumentti luodaan ja lähettää se tulostimeen. Heidän pitäisi myös oppia näppäimistön perusosaamista ja harjoittaa kirjoittamisen nopeutta. Jotkut yritykset käyttävät tietokoneita tärkeiden asiakirjojen skannaamiseen ja faksaamiseen. toimistokoulutettavien tulisi oppia, miten se tehdään, sekä miten vianmääritys ja korjaukset voivat aiheuttaa yksinkertaisia tietokoneeseen liittyviä ongelmia.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingInternet ja tietokoneohjelmat
Tietäen, miten Internetiä ja muita yleisiä tietokoneohjelmia käytetään, ovat korvaamattomat toimistotaidot. Koulutukseen olisi kuuluttava, miten etsitään Internet-tietokantoja, kuten Google ja Yahoo, ja miten pääset käsiksi ja käyttämään sähköpostia. Jotkut nykypäivän yritykset käyttävät sosiaalisen verkostoitumisen sivustoja kirjeenvaihtoon, mainontaan ja markkinointiin. perusopetusta koskevaan koulutukseen olisi sisällytettävä opetusohjelma esimerkiksi Facebookissa ja Twitterissä. Koulutukseen tulisi sisältyä myös Windows-käyttöjärjestelmien opetuksia sekä asiakirjojen luomisen taitoja Microsoft Wordin kautta, taulukkolaskenta ja ylläpito Microsoft Excelin kautta, toimistojen välinen kirjeenvaihto Microsoft Outlookin kanssa, ohjeet perustietojen esittämisestä Power Pointin kanssa sekä peruslaskenta ja kirjanpidon pitäminen Quickbooks-ohjelmien kanssa.
Kymmenen avainlaitteen lisääminen
Perustoiminnot sisältävät yleensä pienen määrän kirjanpitoa. Harjoittelijoiden tulisi saada ohjeita kymmenen näppäimen lisälaitteen käyttämisestä laskutukseen ja yrityksen tietojen ja lukujen laskemiseen.
arkistointi
Organisaatio on keskeinen toimistoosaaminen. Toimistotyöntekijät tarvitsevat koulutusta toimistoasiakirjojen luokittelusta ja aakkosjärjestyksestä sekä siitä, miten järjestys voidaan palauttaa vanhentuneille arkistointijärjestelmille.
