Edessäsi on kirjoittamisprojekti… ja tyhjä paperi. Kylmässä hikissä alkaa ajatella, että on helpompaa palkata kirjoittaja (loppujen lopuksi, et mennyt kirjailijaksi). Mieti uudelleen. Viiden suoran askeleen ja käytännön avulla voit olla oma copywriter ja sijoittaa rahat, jotka olisit käyttäneet ulkoiseen apuun yrityksellesi.
Miksi Business Writing on tärkeää
Syynä kirjoitukseen tai mihin tahansa liike-elämän viestintään on tärkeä syy, miksi me harjoittaa liiketoimintaa: luoda positiivisia liiketoimintatuloksia. Tehokas yritystoiminta voi edistää positiivisia yritystuloksia monin tavoin, mukaan lukien:
- Arvon luominen sidosryhmille
- Auttaa sovittamaan sidosryhmät yrityksen strategioihin ja tavoitteisiin
- Kirjailija voi osallistua jatkuvaan oppimiseen
Alla olevat kirjoitusehdotukset parantavat tapaa, jolla kirjoitat missä tahansa pituudessa - epävirallisesta sähköpostista täydelliseen liiketoimintaehdotukseen. (Ainoa asia, joka vaihtelee, on jokaiselle kirjoitustyölle vietetty aika.)
Vaihe 1: Tunne yleisösi.
Oletko yhteydessä ylös, alas tai sivusuunnassa? Onko yleisösi sisäinen tai ulkoinen organisaatiosi? Nämä ovat yleisölle tärkeimmät kysymykset. Jos lopetat tässä tutkimuksessa, sinulla ei todennäköisesti ole tarpeeksi tietoa, jotta voit mennä eteenpäin kirjallisesti.
Tutustu lukijaasi millä tahansa tavalla. Jos kyseessä on yksi henkilö, onko heillä avustaja, joka voi antaa sinulle jonkinlaisen käsityksen? Ehkä henkilön suorat raportit voivat antaa sinulle viitteitä? Onko henkilö, joka auttaa sinua määrittämään heidän etunsa ja viestintätavan? Jos myyt tai viestit komentoketjua, vastaukset näihin kysymyksiin voivat olla ratkaiseva tekijä siitä, lukeeko yleisösi kirjoituksesi.
Harkitse hetki lukijasi ensisijaista viestintätapaa. Ajattele, miten he kommunikoivat kanssasi ja muiden kanssa. Haluavatko sinä, että pääset pisteeseen, tai kysyvätkö he, kuinka perheesi tekee? Amerikan kirjallisessa viestinnässä vallitseva viisaus on päästä suoraan pisteeseen; kuitenkin; monet liike-elämän ammattilaiset haluavat rakentaa suhdetta ensin, eivätkä he tule lukemaan sähköpostisi, jos he tuntevat devalvoituneena liiketoimintaa hyppäävän viestinnän avulla. Yleisösi tunteminen tarkoittaa tietäen, mihin pääpisteesi sijoitetaan: alussa tai lopussa.
Tärkeintä on muistaa, kun otat huomioon yleisönne on tietää mitä he välittävät. Ei ole mitään vikaa kysymyksessä, "Mitä siinä on minulle?" Jos et kysy sitä lukijanne puolesta, viestisi saattaa jäädä huomiotta.
Vaihe 2: Päätä viestintäkanavasta.
Kun tunnet yleisön, voit tehdä tietoon perustuvan päätöksen siitä, mitä kanavaa käytetään. Kanavat tai viestintämuodot voidaan jakaa sisäisiin tai ulkoisiin, virallisiin tai epävirallisiin. Tämä on jälleen ensimmäinen askel. Mieti, lukeeko lukija tietosi. Jos on, kenelle hän kulkee sen läpi? Nämä kysymykset auttavat sinua päättämään, tarvitsetko esitteen, kirjeen, muistion, sähköpostin tai muun liiketoiminnan kirjoittamisen.
Esimerkki: Kirjoitamme esimiehellemme, jotta voimme vakuuttaa hänelle, että uusi politiikka on otettava käyttöön maksullisen vapaa-ajan pyytämisessä. Koska kyseessä on muodollinen, sisäinen pyyntö, käytämme muistio-muotoa. Muistio kirjoitetaan siten, että esimies voi viedä sen HR-johtajan keskusteluun.
Vaihe 3: Korjaa haluttu toiminto.
Liiketoiminnan kirjoittamisen työpajojen aikana osallistujat ymmärtävät usein yleisön ja viestintäkanavan, mutta siinä vaiheessa, jossa heidän on määriteltävä niiden yleinen tavoite, he ajattelevat: ”Haluan, että he lukevat sen.” Tämä tavoite ei täytä liiketoiminnan tarkoitusta kirjoittaminen - muuttaa käyttäytymistä. Verbalisoimalla, mitä haluat lukijalta, kannustetaan tiettyyn toimintaan. Haluatko, että lukija seuraa uutta politiikkaa? Haluatko, että he vaativat näyttämistä tai kokeiluversiota? Oletko ehdottanut muutosta tai pyyntöä, joka vaatii välittömiä toimia?
Jos olet epäselvä siitä, mikä on ihanteellinen tulos, lukijasi on myös epäselvä - ja vähemmän todennäköisesti. Kun olet selkeästi käsittänyt viestintänne tavoitteen, voit vakuuttaa lukijanne toimimaan, kun selvität selkeästi, mitä viestinnän tavoite on. Aika on liiketoiminnan kirjoittamisen ydin. Sinulla on vain hetki antaa yleisölle tietää, että mitä on sanottava, on arvokasta ja tarvitsee toimia.
Vaihe 4: Ajattele kuin toimittaja.
Vastaa reportterin tavoin "Viiden W: n" - kuka, missä, milloin, miksi (ja miten). Muista, että yrityksen kirjoittaminen on selkeämpää, kun se on. Älä anna historiaa ja "mielenkiintoisia" taustatietoja, ellei se suoraan liity siihen, mitä haluat lukijan tehdä.
Jos sinulla on lukija, joka haluaa paljon yksityiskohtia, harkitse seuraaviin kysymyksiin vastaamista:
- Miksi lukija huolehtii?
- Miten lukija hyötyy?
- Mitä lukijan pitäisi tehdä?
- Milloin lukija tekee sen?
- Mitä tapahtuu, jos lukija toimii?
- Mitä tapahtuu, jos lukija ei toimia?
- Kuka muu hyötyy? Miksi?
- Mistä lukija saa lisätietoja?
Vaihe 5: Sulje myynti.
Pyydä myyntiä yrityksesi viestinnän lopussa. Pyydä lukijalta odottamiasi toimia ja odottaessasi sitä. Tämä on "sulkeutumismenetelmä", joka on tehokkain yhdysvaltalaisille yleisöille. Jos kirjoitat kansainväliselle yleisölle, siihen liittyy erilaisia vaiheita; pakottavan lopputuloksen tarjoaminen vahvistaa viestintääsi.
Katsotaanpa esimerkkiä, joka käyttää kaikkia kirjoittamisprosessin viittä vaihetta.
Vastaanottaja: Evan Datta Lähettäjä: Soma Jurgensen, x555 Päivämäärä: 29. joulukuuta 2010
Re: Lisääntyneiden vapaa-ajan pyyntöjen tehostaminen Viime aikoina pidetyssä kokouksessa minua halusi parantaa prosessien tehokkuutta, jotta priorisoitaisiin aikamme ja löydettäisiin enemmän työn ja elämän tasapainoa organisaatiossa. Ajatellut ajatuksesi tuona päivänä innoittivat minua tarjoamaan oman ajatukseni. Huomioi tämä muistio pyyntöä muuttaa prosessia, joka maksaa yrityksellemme lukemattomia tunteja tehottomuudesta ja uudelleenkäsittelystä. Tämän muutospyynnön avulla voit lisätä toisen taktiikan, jotta voit puolustaa strategiaasi keskittyä ihmisiin virtaviivaistamalla prosesseja. Nykyinen käytäntö on, että työntekijät lähettävät sähköpostiosoitteensa PTO: lle. Valvoja tutkii sitten, kuinka monta päivää työntekijä täyttää ja täyttää lomakkeen, jonka työntekijä täyttää ja allekirjoittaa ennen pyynnön hyväksymistä. Koska yhtiömme on kasvattanut kullekin johtajalle raportointityöntekijöiden määrää viime vuoden uudelleenjärjestelyssä, johtajien kysyntä PTO-pyynnöissä on kasvanut eksponentiaalisesti. Vain yhdellä avustajalla HR-johtaja on haudattu pyyntöihin, jotka koskevat yksittäisten työntekijöiden PTO-suoriteperusteisia pyyntöjä. Tuloksena on huomattava aika, joka on käytetty pyyntöjen tutkimiseen ja tyydyttämiseen, mikä on johtanut lukuisiin virheisiin. Käyttämällä yrityksen Intranet jakelemalla lomakkeita ja räätälöimällä HRIS-järjestelmää työntekijöiden kirjautumisilla, työntekijät voivat itse tehdä suurimman osan tutkimuksesta ja lomakkeista. Uusi järjestelmä toimisi seuraavasti: Tämän menettelyllisen muutoksen hyväksyminen vapauttaa aikaa työntekijöille, johtajille ja henkilöstölle. Säästetty aika voidaan viettää henkilökohtaisessa yhteydessä työntekijöihin, joilla on enemmän kuin rutiinikysymyksiä, parantamalla HR: n tarjoamaa asiakaspalvelua. Nykyisen politiikan jatkaminen johtaa menetetyn ajan ja resurssien menettämiseen. Lisätietoa nykyisen politiikan aiheuttamista turhautumisista on HR-avustaja ja minä, jotka voivat tavata ensimmäisen vuoden jälkeen. Olemme valmiita toimittamaan yksityiskohtaisia tietoja, jotka tukevat tätä muutosta kokouksessa HR-johtajan kanssa. Tämä uusi prosessi voidaan toteuttaa kuuden kuukauden aikana, jolloin yritys voi hyötyä tästä kalenterivuodesta (2011) ja korostaa nopeasti strategiaa keskittyä ihmisiin tehostamalla politiikkaa. Otan sinuun yhteyttä viikon kuluessa ensimmäisestä vuodesta keskustellakseni tästä mahdollisuudesta. Jos sinulla on tällä hetkellä kysymyksiä, ota yhteyttä minuun laajennuksen yhteydessä muistion otsikkoon. Ystävällisin terveisin, XXXX
Loppuhuomautukset Muista tämä - jopa muutaman sekunnin pitäminen ajatusten järjestämiseen tämän viisivaiheisen prosessin avulla voi parantaa työtäsi sisällöstä riippumatta. Jokaisen molemminpuolisesti osallistuvan vaiheen jälkeen voit antaa yrityksesi kirjailijalle mahdollisuuden edistää vahvaa viestintää, jolla on positiivisia tuloksia yrityksellesi.
