Jos etsit toimistotyötä, saatat olla epävarma siitä, mitä työnantajat tarkoittavat, kun he pyytävät yleisiä toimistotehtäviä. Vaikka jokainen työpaikka on ainutlaatuinen, on yleisiä tehtäviä, joita yleisen toimiston avun odotetaan toteutuvan. Mitä enemmän taitoja voit tarjota mahdolliselle työnantajalle, sitä paremmat mahdollisuudet saada haluamasi työ. Onko työnimike yleinen toimistoapulainen, virkailijan virkailija tai yleinen toimistotyöntekijä, tässä on joitakin taitoja, joita työnantajat etsivät useimmiten toimistotehtävien suorittamisessa:
$config[code] not foundkonekirjoitus
Työnantajat odottavat yleensä, että kirjoitat vähintään 60 sanaa minuutissa. Jos olet tottunut viestittämään ystäviäsi peukaloilla ja älypuhelimella, ajatus käyttää kaikkia 10 sormea ja täysikokoinen näppäimistö saattaa tuntua pelottavalta. Jos opit kirjoittamaan kouluun, voit rakentaa nopeutesi käytännössä. Avaa lehden artikkeli tai kirja ja kopioi lukemaasi. Lähetä sähköpostiviestejä perheelle ja ystäville harjoittaaksesi täydellisiä lauseita ja oikolukemalla teoksesi. Pikakuvakkeet ja lyhenteet, joita käytät kommunikoinnin yhteydessä kavereiden kanssa, eivät ole hyväksyttäviä yritystoiminnalle.
Vaikka et olisi koskaan oppinut kirjoittamaan, voit opettaa itseäsi yhden ilmaisen opetusohjelman avulla, joka on saatavilla verkossa. Kun olet oppinut, mistä sormet asennetaan, on kyse siitä, että saat mahdollisimman paljon käytäntöä nopeuden ja tarkkuuden parantamiseksi.
Tiedon syöttö
Ajattele tietojen syöttämistä numeronäppäimistön kirjoittamiseen. Näppäimistö, jota kutsutaan myös numeronäppäimeksi, numpadiksi tai 10-näppäimeksi, on osa tavallista tietokoneen näppäimistöä. Yleensä se on aakkosnumeeristen näppäinten oikealla puolella, se näyttää laskimelta. Kun käytät numeronäppäimistöä, numeroiden kirjoittaminen on paljon nopeampaa ja tehokkaampaa kuin aakkosten yläpuolella oleva näppäinrivi.
Aloittaaksesi, tutustu online-ilmaisiin opetusohjelmiin. Tarkkuus on erittäin tärkeää, koska numerot ja numeeriset sekvenssit ovat ainutlaatuisia. Ei ole oikeinkirjoituksen tarkistusta tai automaattista korjausta, joten sinun täytyy olla varma, että syötät tietoja oikein aina.
Päivän video
Syöttää sinulle Saplingarkistointi
Arkistointi on enemmän kuin vain ABC: iden tunteminen.Useimmat ihmiset voivat helposti tunnistaa alkukirjaimen tiedostonimessä ja nähdä, että "hevonen" menee ennen "igluota". Se voi olla hieman hankalampaa, kun on tarkasteltava toista tai kolmatta kirjainta, kun alkukirjaimet ovat samat. Esimerkiksi "hevonen" tulee "kätevän" jälkeen, koska "o" tulee "a: n" jälkeen. Koska sekä "hevosella" että "talolla" on sama ensimmäinen ja toinen kirjain, sinun on tarkasteltava kolmatta kirjainta. "Hevonen" tulee ennen "taloa", koska "r" tulee ennen "u".
Ennen kuin tekniikka oli tavallista toimistoasetuksissa, arkistointi merkitsi paperiasiakirjojen hallintaa. Nyt arkistointi voi sisältää myös digitaalisten asiakirjojen tallennuksen ja haun.
Puhelin
Haluatko laittaa hymyn kasvoillesi puhuaksesi puhelimessa oleville asiakkaille? Vastaus on kyllä, koska hymynne tulee äänesi kautta puhuessasi. Vaikka on tärkeää tietää, miten puhelut siirretään ja puheluita pidetään kiinni, puhelimen taitojen tärkein osa on kyky olla miellyttävä ja pysyä rauhallisena, vaikka soittaja olisi turhautunut, kärsimätön tai vain tavallinen. Puhelimen vastauksena saatat olla asiakkaan ensimmäinen yhteys yritykseen. Ensimmäinen vaikutelma, jonka teet, on se, jonka avulla asiakkaat tulevat takaisin.
Microsoft Office
Microsoft Office on joukko ohjelmistoja, jotka on suunniteltu erilaisille tietohallinnoille. Kolme yleisimpiä ovat Word, Excel ja Outlook. Word on tekstinkäsittelyohjelma, jota käytetään sellaisten asiakirjojen luomiseen, kuten kirjeitä, esitteitä, esitteitä, muistioita ja muita kirjallisia materiaaleja. Excel on taulukkolaskentaohjelma useille eri sovelluksille, kuten varastonhallinnalle, työntekijöiden työaikatauluille ja seurantakustannuksille. Outlookia käytetään sähköpostiviesteihin, yksittäisten ja ryhmäkalenterien ylläpitoon, tehtävien hallintaan ja muutamiin muihin organisatorisiin toimintoihin. Kuten kirjoittamisessa ja tietojen syöttämisessä, on monia opetusohjelmia, jotka auttavat sinua oppimaan ohjelmiston. Jos haluat mennä syvemmälle, monet yhteisön korkeakoulut ja laajennusohjelmat tarjoavat Microsoft Officeille muita kuin luottokursseja, jotka voit suorittaa muutaman iltana.
Toimistokoneet
Toimistokoneisiin kuuluvat tietokoneet, kopiokoneet, moniriviset puhelimet, faksilaitteet, silppurit ja postimittarit. Kunkin konetyypin perustoiminnot voivat vaihdella koneen brändin ja mallin mukaan. Sinun ei odoteta suorittavan suuria korjauksia, mutta yleiset toimistotyöntekijät ovat usein vastuussa rutiinihuollosta, kuten paperin ja musteen vaihtamisesta koneissa, joissa niitä käytetään.
Pehmeitä taitoja
Pehmeitä taitoja voi olla vaikea kvantifioida, mutta ne ovat välttämättömiä liike-elämässä. Harkitse seuraavia taitoja ja sitä, miten he voisivat olla työnantajan varoja:
- sopeutumiskyky
- yhteistyö
- johto
- johto
- moniajo
- priorisointi
- Ongelmanratkaisu
- ryhmätyö
- Ajanhallinta
Kansainvälisen henkilöstöyhtiön Robert Halfin mukaan pehmeiden taitojen todisteet voivat tuoda tasapainon hyväksi, kun taidot ja kokemukset ovat vertailukelpoisia muiden ehdokkaiden kanssa. Jotkut palkkaamista johtajat sanovat pehmeitä taitoja ovat vieläkin tärkeämpiä. Teknisiä taitoja opetetaan helposti. On paljon vaikeampaa opettaa ihmissuhde- ja päätöksentekokykyä. Kun kirjoitat ansioluettelosi tai puhut itsestäsi työhaastattelussa, korosta pehmeät taidot käyttämällä näitä lauseita:
- "Juggled onnistuneesti useita projekteja ja määräaikoja"
- "Led 3 henkilön tiimi, joka yksinkertaisti hakuprosessia ja siihen liittyvän paperityön hallintaa"
- "Ensisijaisesti priorisoitiin useita projekteja nopeassa ympäristössä"
- "Suorita projektit aina ajoissa tai ennen määräaikaa"
- "Seurataan johdonmukaisesti työn sitoumuksia, jotka johtavat edistämiseen ja suurempaan vastuuseen"
- "Toteutettu uusi järjestelmä arkistoinnin lyhentämiseksi 20 prosenttia"
Koulutusvaatimukset
Ei ole olemassa virallisia koulutusvaatimuksia yleiseen toimistoon. Monet ihmiset tulevat kenttään lukion tutkintotodistuksella. Työnantajalta riippuen voi tarvita jonkin verran korkeakoulua tai jopa tutkintoa. Työnantajat haluavat tietää, että voit tehdä työn. Useimmat hallinnolliset taidot ja pätevyydet ovat tärkeämpiä kuin tietty aste. Jokaisella organisaatiolla on omat tavoitteensa ja menettelyt. Perustaitosi lisäksi opit, mitä sinun tarvitsee tietää, kun olet töissä.
Työympäristö
Yleiset toimistotyöntekijät löytyvät erilaisista asetuksista, pienistä yrityksistä suuriin yrityksiin. Yleinen toimistotuki tarvitaan lähes kaikilla toimialoilla, joihin voit ajatella, mukaan lukien akateemiset laitokset, terveydenhuollon laitokset, valtion virastot, voittoa tavoittelemattomat yritykset ja voittoa tavoittelemattomat organisaatiot. Valtaosa toimistotyöntekijöistä on naisia. Noin neljäsosa työskentelee osa-aikaisesti.
Palkat ja työennusteet
Yleisen toimistotyöntekijän mediaani maksaa 15,14 dollaria tunnissa tai 31 500 dollaria vuodessa. Keskipalkka on luku, jossa puolet ammatista ansaitsee enemmän ja puolet ansaitsee vähemmän. Palkat vaihtelevat suuresti työnantajan, maantieteellisen sijainnin, vuosien kokemuksen ja koulutuksen sekä taitojen mukaan. USA: n työtilastotoimisto ennustaa, että toimistotyöntekijöiden työllisyys kasvaa vähän tai ei lainkaan vuoteen 2026 mennessä. Tämä ei tarkoita sitä, että et löydä työtä. Se tarkoittaa vain sitä, että paljon uusia työpaikkoja ei luoda. Teknologia on lisännyt toimistotyöntekijöiden tehokkuutta, joten niin monta ihmistä ei tarvita kuin aiemmilla sukupolvilla. Uusia toimistotyöntekijöitä tarvitaan kuitenkin niille, jotka jäävät eläkkeelle tai poistuvat työstään muista syistä.
Office-työn hankkiminen vähän tai ei lainkaan työkokemusta
Yleinen toimistotyöntekijä on usein aloitusasema. Se on hyvä paikka aloittaa, jos olet tulossa työvoimaan ensimmäistä kertaa tai pitkään poissaolon jälkeen. Se on myös hyvä paikka aloittaa, jos muutat kenttiä ja sinulla ei ole sellaista kokemusta, joka koskee suoraan muita työpaikkoja. Jopa pienellä tai ei lainkaan kokemuksella, mahdolliset työnantajat haluavat tietää, että voit käsitellä toimiston virkailijan tehtäviä ja velvollisuuksia, joita työ vaatii.
Hanki mahdollisen työnantajan huomion ansioluettelosta, jossa korostetaan taitojasi. Verkossa on runsaasti hyviä esimerkkejä. Sisällytä lukion saavutukset, jos olet viime aikoina. Jos palvelit harjoittelupaikkana tai teit jotain mielekästä vapaaehtoistyötä, sisällytä se. Luettelo kursseista, jotka on suoritettu, ja todistukset, jotka on saatu, jos ne liittyvät suoraan haettavaan työhön. Muussa tapauksessa älä lisää ansioluettelosi tarpeettomiin tietoihin yrittääksesi täyttää sivun. Luokka "Johdatus tietokoneisiin" on merkityksellinen lähes kaikkiin yleisiin toimistoihin. Luokka "Peruskoirallisuus" ei paranna ansioluettelosi, ellet hae työtä eläinlääkintätoimistossa tai eläinlääkintälaitoksessa. Jos olet sertifioitu ensiapuun tai kardiopulmonaaliseen elvytykseen (CPR), voit luetella ne. Nämä taidot ovat hyödyksi työnantajalle riippumatta liiketoiminnasta tai toimialasta.
Katsokaa työnantajan työnhakua huolellisesti ja yritä sovittaa jokainen vaatimus osaksi tietämystäsi tai taitojasi. Käytä sellaisia lauseita kuin "Kirjoita tarkasti nopeudella 60 wpm" tai "Ansaittu varmenne Microsoft Wordissa osoitteesta ABC Community College."
Naulaus työhaastattelussa
Palautteen tavoitteena ei ole saada sinut töihin. Sinun on tehtävä työhaastattelu. Palautus saa potentiaalisen työnantajan huomion. Kun puhut tämän henkilön kanssa kasvokkain, sinulla on mahdollisuus korostaa pätevyyttäsi. Se on myös tilaisuutesi esittää kysymyksiä yrityksestä ja yrityksestä. Koska työnantaja määrittää, olitko oikeassa työhön, sinun pitäisi selvittää, onko työ oikea sinulle.
Pue siististi ja konservatiivisesti haastatteluun. Haluat, että mahdollinen työnantaja keskittyy taitoihisi ja pätevyyteenne, ei ulkonäköön, joka soveltuu paremmin illalla tai illalla suosikkiklubissasi. Haastattelun hyväksyttävä vaatetus voi vaihdella maantieteellisen sijainnin ja työnantajan mukaan. Jos työskentelet työvoimatoimiston tai -neuvonantajan kanssa, tarkista heiltä, mikä on asianmukaista. Yleensä yksinkertaisia, vaatimattomia tyylejä neutraaleissa väreissä, kuten laivasto ja harmaa, ovat paras.
Varmista ennen haastattelua, että vaatteet ovat puhtaita ja painettuja ja että niissä ei ole puuttuvia painikkeita tai jaettuja saumoja. Tarkista myös kengät varmistaaksesi, että kengät ovat puhtaita ja liiketoiminnan kannalta asianmukaisia. Haastattelun päiväsi, hiuksesi pitäisi olla puhtaita ja tyylistä pois kasvoistasi. Pidä koruja mahdollisimman vähän. Kun saat työn, luultavasti sinulla on jonkin verran joustavuutta yrityksen pukeutumiskoodissa, jotta voit näyttää tyylisi. Työhaastattelussa haluat kuitenkin keskittyä kykyihisi, ei vaatteisiin
Katse kohti tulevaisuutta
Työ virkailijana voi johtaa muihin tehtäviin ja korkeampaan palkkaan. Kokemuksen mukaan sinua voidaan edistää yrityksen sisällä. Saatat huomata, että olet pätevä olemaan johtaja, jolla on valvontatehtäviä yhden tai useamman yleisen toimistotyöntekijän suhteen. Vaikka tekniikka on muuttanut toimistotyön luonnetta, monet organisaatiot luottavat edelleen päteviin yleisiin toimihenkilöihin varmistaakseen liiketoiminnan sujuvuuden. Toimistotyöntekijät ovat välttämättömiä tukihenkilöitä, jotka mahdollistavat muiden työntekijöiden työnsä.
